Cuando el gobierno de Singapur lanzó una red de facturación electrónica a nivel nacional en 2019, la razón era simple: mejorar la eficiencia empresarial y reducir costos. Aunque mucho ha cambiado desde entonces, el objetivo no ha cambiado. Entre los cambios se encuentra que la red de facturación electrónica ha sido renombrada como InvoiceNow desde septiembre de 2020, y ahora hay un par de subvenciones disponibles para las empresas que se alineen con las iniciativas del gobierno de Singapur para utilizar la red Peppol para acelerar la adopción de facturas electrónicas. Antes de hablar de las subvenciones, hablemos de qué es la facturación electrónica, sus beneficios, Peppol y cómo puede beneficiar a su empresa.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica o factura electrónica es una factura que se entrega electrónicamente en un formato específico y estandarizado. Contiene una representación visual de los datos de la factura en forma estructurada. También se puede importar automáticamente al sistema contable de la empresa compradora.
Es importante tener en cuenta que Las facturas electrónicas no son:
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Imágenes de facturas en papel en formatos como .jpg o .tiff o enviadas por máquinas de fax.
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Facturas en papel escaneadas - a través del Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR).
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Datos de facturas no estructurados en formatos de Word o PDF.
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Facturas HTML desorganizadas en un correo electrónico o en una página web.
¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica o e-facturación ocurre cuando se intercambia una factura sin papel entre un comprador y un vendedor a través de un intercambio electrónico de datos predefinido.
En el mundo actual, la facturación electrónica se habilita a través de dos opciones principales. La primera es una conexión directa entre el vendedor y el comprador.
La segunda opción implica una red de múltiples vendedores y compradores.
Esto es lo que está en juego en Singapur. Con el esfuerzo de la IMDA (Autoridad de Desarrollo de Medios de Comunicación de la Información) , una junta estatutaria bajo el Ministerio de Comunicaciones e Información de Singapur, el gobierno de Singapur implementó la primera red de facturación electrónica a nivel nacional bajo la autoridad de Peppol fuera de Europa.
La Internacional Peppol La Red de Entrega Electrónica permite a las empresas realizar transacciones a nivel internacional con otras compañías vinculadas.
Y ahora, las empresas en Singapur pueden beneficiarse de la facturación electrónica en la red de Peppol con otras compañías en Singapur y en el extranjero, siempre que ambas partes se unan a la red.
Beneficios de la facturación electrónica
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Aumenta el flujo de efectivo
Debido a que las facturas electrónicas se entregan de inmediato a los lugares necesarios, el tiempo de pago se acorta, lo que mejora el flujo de efectivo empresarial.
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Reduce costos
Con la facturación en papel, las empresas destinan más recursos al almacenamiento y recuperación, lo que aumenta los costos empresariales. La facturación electrónica reduce este costo.
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Mejora la eficiencia empresarial
La facturación electrónica reduce en gran medida las posibilidades de error humano y retrasos en la presentación de facturas. Esto, a su vez, aumenta la precisión y la eficiencia empresarial.
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Permite un mayor cumplimiento
La facturación electrónica no es solo un medio para completar facturas digitales; es más que eso. La facturación electrónica permite a las empresas alcanzar un mayor nivel de cumplimiento sin problemas.
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Proporciona transparencia y visibilidad
La facturación electrónica proporciona una mejor transparencia porque rastrea las facturas y proporciona un seguimiento detallado de auditoría. También mejora la visibilidad de las facturas, contratos, órdenes de compra y documentación de respaldo.
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Aumenta la moral de los empleados
Con la facturación electrónica, la fuerza laboral tiene menos cosas de qué preocuparse, ya que la otra parte recibirá la factura rápidamente, y pueden ahorrar tiempo y concentrarse en otras tareas de alto valor.
¿Qué es la facturación electrónica Peppol en Singapur?
La facturación electrónica Peppol en Singapur es parte de la red global de facturación electrónica Peppol. Muchos países europeos, como Alemania, Gran Bretaña y Noruega, utilizan el marco de Peppol para facilitar el intercambio electrónico de documentos comerciales.
También permite a las empresas comunicarse electrónicamente con compradores públicos, incluido el intercambio de facturas electrónicas a través de la red Peppol.
Como autoridad Peppol en Singapur, IMDA aprueba y certifica los puntos de acceso Peppol y los proveedores de soluciones listos para Peppol.
En el momento de su lanzamiento, la red de facturación electrónica tenía 11 proveedores de puntos de acceso y solo unos pocos negocios que eran proveedores de soluciones listas para Peppol.
Hoy, debido a los beneficios que las empresas obtienen al cumplir, InvoiceNow, el nombre oficial de la red de facturación electrónica de Singapur, ahora cuenta con más de 150 proveedores de soluciones listas para Peppol, uno de los cuales es Port Cities Singapore .
Otras funciones de IMDA incluyen especificar las especificaciones de SG Peppol BIS , cumplimiento de la red y promoción de la adopción de la facturación electrónica.
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¿Cómo funciona la facturación electrónica en Singapur?
Antes de IMDA, las empresas emitían facturas después de extraer la información necesaria de sus sistemas ERP / contables y formatearlas en un formato legible para los humanos. Una vez hecho esto, envían las facturas por papel o correo electrónico.
Estarás de acuerdo en que no es el mejor enfoque, pero las empresas receptoras tampoco lo hacen mejor.
Las empresas receptoras ingresan manualmente la información o la escanean en sus sistemas, un enfoque propenso a errores, que consume tiempo y recursos.
InvoiceNow acelera el procesamiento de facturas al transmitir directamente las facturas electrónicas de un sistema contable a otro, lo que ayuda a realizar pagos más rápidos.
Lo hace a través del formato de documento XML conocido como BIS (Business Interoperability Specifications) Billing 3.0 UBL.
Este estándar permite a las empresas (tanto compradoras como vendedoras) utilizar su sistema ERP / contable elegido para fines de facturación electrónica sin que sus contrapartes utilicen el mismo sistema. Esto es posible una vez que los sistemas en ambos lados cumplen con los requisitos de IMDA.
Debido a su conveniencia, muchas empresas son usuarios verificados de Peppol. Puede encontrar una lista de empresas en el directorio Peppol de Singapur visitando https://www.peppoldirectory.sg/.
Diferencia entre proveedores listos para Peppol y proveedores de punto de acceso
Los proveedores de soluciones listas para Peppol son sistemas como un ERP o una solución de contabilidad capaces de enviar y recibir facturas electrónicas a través de la red Peppol.
Además de las capacidades de facturación electrónica, la solución también debe garantizar la corrección de las ID de Peppol de los socios comerciales. Puede encontrar información sobre cómo registrar el sistema como una solución lista para Peppol aquí.
Por otro lado, los proveedores de punto de acceso o de servicios crean y mantienen pasarelas de conectividad en la red de facturación electrónica.
Deben cumplir con los estándares de Peppol, registrar y actualizar los detalles de los usuarios en el Publicador de Metadatos de Servicio (SMP) de Singapur y enrutar las facturas electrónicas al destino correcto.
Puede encontrar más información sobre cómo ser un proveedor de punto de acceso en Singapur aquí .
Subvenciones actuales del gobierno de Singapur
El gobierno de Singapur está listo para acelerar la adopción de la red de facturación electrónica. A través de IMDA, han introducido las siguientes subvenciones:
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Bono por transacción de InvoiceNow (ITB)
El ITB es un bono de $200 disponible para todas las empresas una vez que envíen diez facturas en la red de InvoiceNow dentro de los primeros 12 meses de la primera factura.
Una vez que una empresa envía la primera factura, independientemente del monto, IMDA les paga $50. Se pagan $150 adicionales una vez que envían las nueve facturas restantes.
Para comenzar, debes registrarse en la red a través de un proveedor de soluciones certificado Peppol-ready como Port Cities. Después, puedes encontrar a tus clientes en el directorio Peppol de Singapur y obtener su información de identificación Peppol.
Una vez hecho esto, puedes usar tu sistema ERP/contable preferido para enviarles una factura, siempre y cuando esté registrado en la red con la ayuda de un proveedor de punto de acceso.
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LEAD Connect & Transact Grant
Esta subvención se divide en dos partes, la subvención LEAD Connect y la subvención LEAD Transact. Ambas son aplicables solo a grandes empresas.
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LEAD Connect Grant
Las organizaciones grandes con su solución ERP/financiera pueden acceder a una subvención de $30,000 a través de la subvención LEAD Connect.
Existen algunos requisitos de elegibilidad que cumplir:
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La empresa debe tener UENs comerciales activos y válidos.
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Deben completar la integración a InvoiceNow con su sistema financiero dentro de los 12 meses.
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El proceso de integración debe comenzar después del 1 de noviembre de 2022.
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Deben tener al menos 200 proveedores y clientes.
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LEAD Transact Grant
Las empresas elegibles para el subsidio LEAD Transact pueden obtener hasta $40,000. También pueden recibir incentivos tanto como emisores de facturas como compradores.
Criterios de elegibilidad:
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Grandes empresas que puedan cumplir con el mínimo de 25 UEN como compradores y/o 250 UEN como emisores de facturas.
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El período de financiamiento es un año después de la primera solicitud, y las fechas de inicio como emisor de facturas o comprador no tienen que ser las mismas.
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Los emisores de facturas que obtengan el subsidio LEAD Transact están exentos del Bono de Transacción de InvoiceNow.
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La tabla a continuación muestra los niveles de transacción en los que las empresas pueden caer y los pagos correspondientes.
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Puede encontrar más información sobre el registro y los términos y condiciones aquí.
La integración con una solución de ERP/contabilidad como Odoo es clave
Odoo es un ERP modular que comenzó en 2005 para ayudar a las empresas a mejorar sus procesos a través de la tecnología.
Hoy en día, Odoo es una de las principales soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP), con más de 7 millones de usuarios y cientos de aplicaciones y módulos.
Entre estos se encuentran Contabilidad, Inventario, CRM, Constructor de sitios web, Ventas y mucho más, todos los cuales comparten datos de manera perfecta una vez instalados.
A través de su aplicación de contabilidad , Odoo está ayudando a las empresas en Singapur a cumplir con los nuevos requisitos de facturación electrónica de IMDA.
Además de sus excelentes características de contabilidad y conectividad instantánea con otras aplicaciones de Odoo , Odoo Accounting se convierte en una excelente inversión para cualquier empresa en Singapur debido a las siguientes razones:
Cumple con los requisitos de IRAS
La toma de decisiones se vuelve fluida
Integración con otras aplicaciones de Odoo
Localización en otros países
Comience con la facturación electrónica
Los beneficios de la facturación electrónica no pueden ser enfatizados lo suficiente. Las empresas pueden operar de manera más transparente, ahorrar dinero y trabajar con un mayor flujo de efectivo.
Sin embargo, las empresas en Singapur tienen una ventaja adicional con InvoiceNow respaldado por Peppol.
Si bien unirse a la red no es obligatorio en el momento de escribir esto, es correcto que las empresas, independientemente de su tamaño e industria, adopten la facturación electrónica.
Podemos ayudarlo tanto si ha utilizado previamente un sistema de contabilidad y desea registrarse en InvoiceNow, como si está comenzando.
Port Cities Singapore cuenta con expertos que pueden ayudarlo a integrar Odoo Accounting con Peppol y responder preguntas adicionales sobre la facturación electrónica y la solicitud de subvenciones gubernamentales.
Déjanos un mensaje y un miembro del equipo se pondrá en contacto lo antes posible.
