Bienvenido al mundo digitalizado 4.0 de las transacciones comerciales, donde el cumplimiento de la facturación electrónica se ha convertido en un pilar fundamental para operaciones financieras eficientes.
Sin embargo, una estadística impactante del informe de Thomson Reuters revela que las organizaciones globales luchan con regulaciones complejas de facturación electrónica y control continuo de transacciones (CTC) , con muchas rezagadas en infraestructura tecnológica para mantener el ritmo.
¿Y a dónde lleva esto? Tiempos de conciliación aumentados, no sorprende considerando que los equipos financieros en todo el mundo necesitan pasar días extras conciliando datos en varios documentos de cumplimiento.
Entonces, ¿cómo está conectado esto con PEPPOL?
¿Qué es PEPPOL y por qué es importante?
Cabe mencionar que originalmente había diferentes estándares nacionales para facturas electrónicas como Svefaktura (Suecia), EHF (Noruega) o NemHandel (Dinamarca), pero no se podían aplicar a nivel mundial.
Así es como PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) nació. Como un Odoo EDI (Intercambio Electrónico de Datos) , también sirve como un protocolo para intercambiar de forma segura documentos electrónicos críticos para el negocio, incluyendo facturas.
Originalmente una idea de la UE, el alcance del formato unificador de PEPPOL se ha extendido globalmente, siendo adoptado por países como Canadá, Nueva Zelanda, Singapur y Estados Unidos.
Pero ¿cuál es el beneficio de usar específicamente Odoo?
A medida que profundizamos en la integración de Odoo con PEPPOL, exploraremos cómo la conexión promueve el cumplimiento, la seguridad, la excelencia operativa en la facturación electrónica y más.
Registro Peppol
Si estás convencido de que PEPPOL es adecuado para ti, tu siguiente paso es registrarte para unirte a la Red PEPPOL antes de adentrarte en el lado de Odoo. Es bastante sencillo:
- Selección del proveedor de punto de acceso: Las empresas deben elegir un proveedor de punto de acceso como Odoo. Odoo puede facilitar la creación de un ID PEPPOL, un identificador único para enviar y recibir facturas electrónicas.
- Verificación e información: Tu empresa debe proporcionar información comercial relevante al proveedor de punto de acceso elegido. El proveedor verifica esta información y asigna el ID PEPPOL.
- Pruebas y conexión: Después de obtener el ID PEPPOL, puedes configurar tu conexión al punto de acceso PEPPOL. Las pruebas garantizan una transición fluida y una vez conectado, las empresas pueden comenzar a intercambiar documentos. Pide ayuda a tu partner de Odoo para establecer la conexión adecuada.
A partir de la fecha, puedes registrarte en PEPPOL de forma gratuita, incluso en la versión Community.
Beneficios de Odoo como Punto de Acceso a la Red PEPPOL
Sabemos que Odoo es bastante útil para facturación y tu flujo contable general . Sin embargo, Odoo ofrece varios beneficios en comparación con otras pasarelas PEPPOL:
01. Integración sin problemas: Odoo como tu Punto de Acceso PEPPOL
Problema común: Muchos puntos de acceso de terceros introducen capas adicionales, lo que causa retrasos y complicaciones potenciales en la transmisión de facturas. Las capas adicionales podrían incluir:
- Redes de Valor Agregado (VANs) : Algunas pasarelas enrutan las facturas a través de VANs, que actúan como intermediarios. Los VANs pueden agregar tiempo de procesamiento, aumentar los costos e introducir posibles puntos de falla.
- Middleware Personalizado : Las pasarelas de terceros pueden usar middleware personalizado o APIs para conectarse a PEPPOL. Estos componentes adicionales pueden generar complejidad y una transmisión más lenta.
- Múltiples Centros de Distribución o Agregadores : En algunos casos, las facturas pasan por múltiples centros de distribución o agregadores antes de llegar a PEPPOL. En este caso, cada centro introduce latencia y posibles problemas.
Solución de Odoo: Odoo es un Punto de Acceso (AP) y Publicador de Metadatos de Servicio (SMP) para PEPPOL, lo que significa que los usuarios pueden enviar y recibir facturas electrónicas sin necesidad de formatear archivos manualmente o utilizar servicios de terceros. Esta integración simplifica el proceso y garantiza una comunicación fluida dentro de la red.
Se integra perfectamente con la aplicación de Contabilidad propia de Odoo. De esta manera, puedes formatear, generar y exportar archivos como facturas de clientes y notas de crédito que cumplan con PEPPOL, todo directamente desde Odoo.
02. Facturación Simplificada: La Ventaja de la Automatización
Problema Común: La mayoría de las pasarelas carecen de una integración sólida, lo que requiere verificaciones manuales y ajustes antes de transmitir facturas.
Solución de Odoo: Su motor de automatización orquesta todo el proceso de facturación. Rellena automáticamente los campos relevantes (como los detalles del remitente y del destinatario) y valida las facturas según los requisitos de PEPPOL. Asegura el cumplimiento del formato PEPPOL BIS Billing 3.0 con Odoo y transforma los datos de la factura en XML2 compatible con PEPPOL.
03. Reducción de Costos: Eficiencia en la Facturación de Odoo Liberada
Problema común: Otras pasarelas implican procesos manuales, lo que conlleva a mayores costos laborales y posibles errores.
Solución de Odoo: Al automatizar tareas como la creación, validación y entrega de facturas, las organizaciones reducen los costos laborales. Además, menos intervenciones manuales significan menos oportunidades de errores, evitando rectificaciones costosas. Con Odoo encargándose de tareas repetitivas, los equipos financieros pueden enfocarse en actividades estratégicas en lugar de entradas de datos.
También puedes ahorrar tiempo valioso en los procesos de facturación. Las facturas se mueven sin problemas desde la iniciación hasta la transmisión, desde los recordatorios y aprobaciones hasta las notificaciones. No hace falta decir que los procesos automatizados aceleran el procesamiento de facturas. Si tus clientes reciben facturas puntualmente, recibirás el pago más rápido. Mejora el flujo de efectivo, beneficiando la salud financiera de la organización.
La mejor noticia es que Odoo permite la activación gratuita del formato PEPPOL en la versión 17. Otras pasarelas pueden cobrar por funcionalidades similares, lo que hace de Odoo una opción económica.
04. Mayor trazabilidad y menos errores: Información en tiempo real
Problema común: Las discrepancias en las facturas presentadas pueden dar lugar a disputas y problemas de cumplimiento. Si no está utilizando la puerta de enlace oficial de PEPPOL como Odoo, no es imposible experimentar retrasos en los pagos, multas por incumplimiento, ineficiencias operativas, desafíos en el seguimiento de auditoría y riesgos de seguridad de datos.
Solución de Odoo: Durante la creación de la factura, Odoo activa reglas de validación. Estas reglas verifican discrepancias, información faltante o códigos de impuestos incorrectos. Por ejemplo, si los campos obligatorios están incompletos o las tasas de impuestos no se alinean con los estándares de PEPPOL, Odoo señala estos problemas temprano en el proceso. También puede validar la estructura, formato y contenido de la factura, lo que garantiza el cumplimiento de los requisitos de PEPPOL BIS (Especificaciones de Interoperabilidad Empresarial).
Ventaja adicional: El ERP también admite varios formatos de PEPPOL, incluidos UBL 2.1, e-fff (Bélgica), Factur-x/XRechnung (Francia/Alemania), NLCIUS 2.1 (Países Bajos) y EHF (Noruega), lo que lo convierte en una opción versátil para empresas que operan a nivel mundial.
05. Mejor cumplimiento y seguridad: Intercambio de datos fortificado
Problema común: La mayoría de las puertas de enlace no cumplen estrictamente con el formato PEPPOL EDI y carecen de consideraciones específicas locales, lo que afecta las transacciones transfronterizas. Las transacciones transfronterizas mal ejecutadas suelen provocar pérdidas financieras, riesgos legales, retrasos operativos, daños a la reputación y violaciones de seguridad de datos.
Solución de Odoo: Sus datos serán encriptados durante la transmisión utilizando AS2 para reemplazar las redes de valor agregado costosas utilizadas anteriormente para el intercambio de datos.
AS2 codifica archivos como "adjuntos" dentro de un mensaje S/MIME estandarizado (un mensaje AS2). El contenido real del archivo suele estar en un formato acordado por separado, como XML o EDIFACT. En Odoo, puede firmar y/o encriptar su mensaje.
Si se solicita, se envía un MDN (Notificación de Disposición de Mensajes) de vuelta al remitente original al recibir y procesar correctamente el mensaje AS2.
Para cumplir con las leyes locales en diferentes países, Odoo ofrece funciones localizadas para regiones específicas, como Australia. Estas funciones incluyen formatos de impuestos estandarizados, nuevas configuraciones de valoración de stock y cuentas de diferencia de cambio.
4 Características Clave de la Integración de Peppol de Odoo para el Cumplimiento de Facturación Electrónica
Ahora que conocemos los beneficios. No hay problema; tenemos cuatro características principales que despertarán tu interés.
01. Generación de Facturas Electrónicas
Odoo genera una factura en el formato Universal Business Language (UBL). Luego, la ampliará con extensiones específicas de PEPPOL e incluirá campos adicionales, como el identificador de participante de PEPPOL (ID de PEPPOL) y el tipo de documento. Para asegurarse de que cumple con la sintaxis y estructura de PEPPOL, la factura se transformará en un documento XML compatible con PEPPOL.
02. Verificación de Contacto
Para garantizar detalles precisos del destinatario para una comunicación fluida, Odoo desempeña el papel de un verificador meticuloso.
Primero, el sistema ERP de Odoo consulta el Registro de Participantes de PEPPOL para validar la información del destinatario: verifica el ID de PEPPOL del destinatario, asegurándose de que corresponda a la organización correcta. Luego, identifica el punto de acceso de PEPPOL (AP) del destinatario para asegurarse de que la factura electrónica llegue al AP del destinatario previsto para su procesamiento posterior.
03. Enviar Facturas
Como un mensajero confiable, el sistema ERP permite la transmisión directa de facturas electrónicas a través de la red PEPPOL. Así es como funciona:
Odoo establece una conexión AS2 (Declaración de Aplicabilidad 2) con el PEPPOL AP del destinatario. La factura XML compatible con PEPPOL se enviará al AP del destinatario y viajará a través de la red PEPPOL para llegar al sistema del destinatario. Al recibir la entrega exitosa, recibirás un acuse de recibo (por ejemplo, un Recibo PEPPOL).
04. Recibir facturas de proveedores
La suite empresarial todo en uno también maneja facturas entrantes de proveedores a través de PEPPOL.
Cuando un proveedor envía una factura electrónica a través de PEPPOL, el Punto de Acceso (AP) de Odoo la recibe a través de una conexión AS2. La factura XML de PEPPOL entrante se analizará para extraer información relevante y luego validar la factura según los estándares de PEPPOL.
Gracias a las funciones de automatización de Odoo, se activarán procesos adicionales, como la actualización de cuentas por pagar y registros de inventario.
Caso de uso de PEPPOL en facturación electrónica nacional
¿Aún necesitas convencerte de que PEPPOL podría resolver tus problemas de facturación más allá de la UE?
01. El origen del caso de uso de PEPPOL en Europa
Como grupo de países que trabajan estrechamente juntos, su objetivo principal es reducir los obstáculos derivados de diferentes requisitos legales y la falta de interoperabilidad en los intercambios transfronterizos.
La Norma Europea (EN 16931-1:2017) define el modelo semántico de una factura electrónica. Garantiza la interoperabilidad semántica y la certeza legal. Las sintaxis compatibles con esta norma incluyen UBL (Universal Business Language) y los mensajes de factura XML de UN/CEFACT Cross Industry.
Y así es como PEPPOL cumple con las directivas de la UE y la legislación nacional para la facturación electrónica.
02. Requisitos regulatorios en Singapur: PEPPOL e InvoiceNow
La Autoridad de Desarrollo de Infocomunicaciones y Medios (IMDA) de Singapur se convirtió en la primera Autoridad Nacional no europea en unirse a OpenPeppol en 2018, demostrando su compromiso con la transformación digital.
Sin detenerse ahí, Singapur lanzó una red de facturación electrónica basada en PEPPOL a nivel nacional en enero de 2019. La red tiene como objetivo mejorar la eficiencia, reducir costos, acelerar los pagos y promover la sostenibilidad. Al mismo tiempo, aborda el procesamiento manual y los gastos administrativos.
Desde principios de 2020, el Gobierno de Singapur ha agregado la facturación electrónica a través de la
Red Nacional de Facturación Electrónica
, convirtiéndola en el canal preferido para que los proveedores presenten facturas al gobierno.
Al adoptar PEPPOL, los países de la ASEAN pueden armonizar las prácticas de facturación electrónica entre fronteras. Esta consistencia simplifica el comercio transfronterizo, reduce la fricción y mejora la integración económica, todo como parte del
Acuerdo Marco de la Economía Digital
.
Sí, aunque PEPPOL está ampliamente disponible en Odoo 17, para versiones anteriores de Odoo, consideramos la integración de PEPPOL como una ventaja de localización de Odoo.
Abrazando el Futuro de la Facturación Electrónica con PEPPOL
La trayectoria de PEPPOL se dirige en una dirección global.
Esto no es sorprendente ya que garantiza el cumplimiento normativo en todo el mundo, alineándose con las directivas de la UE y las legislaciones nacionales para transacciones transfronterizas sin problemas. Un puñado de otros países están siguiendo el ejemplo y adoptando el estándar de facturación electrónica como propio.
Su impacto ha sido demostrado por la iniciativa InvoiceNow de Singapur, que acelera los pagos y reduce las cargas administrativas. El papel pionero de Singapur como la primera Autoridad PEPPOL no europea proporciona ahorros de costos, beneficios ambientales y procesos simplificados, una triple amenaza que impulsa la adopción generalizada.
Con gobiernos como el de Singapur respaldando a PEPPOL como el canal preferido para los proveedores, es hora de actuar.
Asegúrate de no quedarte atrás: intenta ponerte al día con Singapur y conecta tu Odoo con el vanguardista Odoo EDI globalizado .
Contacta a Portcities , tu guía confiable a través de este viaje transformador, y abraza el futuro de la facturación digital.
