Sistema ERP para Manufactura: Un Estudio de Caso de Histotech

• Nombre de la Compañía: Histotech Engineering SDN. BHD.
• Ubicación : Malasia
• Industria Manufactura
• Tamaño de la empresa: Mediano
• Número de usuarios : 51-200 empleados

• Especialidades : fabricación, ingeniería mecánica, herramientas de precisión, mecanizado CNC, estampado, fabricación de láminas metálicas, industria de semiconductores, industria médica, industria de automatización
• Tiempo de implementación: El proyecto se dividió en 2 fases. La fase 1 duró 5-6 meses y se puso en marcha en abril de 2021. La fase 2 duró casi un año y se puso en marcha en septiembre de 2022.
• Sistemas implementados: Ventas, Compras, Inventario, Contabilidad, Manufactura, PLM, Calidad, Código de barras y Compra
• Versión de Odoo: Odoo 14

Incluso los fabricantes más prominentes luchan con ineficiencias y procesos obsoletos. Histotech Engineering Sdn Bhd enfrentaba los desafíos diarios de operaciones fragmentadas y una gestión de datos engorrosa, lo cual afectaba la productividad.

Sin embargo, Histotech encontró una forma de liberarse. Al asociarse con Portcities, hicieron la transición de procesos manuales a un sistema ERP basado en la nube de Odoo, mejorando la eficiencia en un 50% en algunas de las operaciones críticas.

Esta transformación mejoró el flujo de trabajo, permitió una toma de decisiones más rápida y facilitó la gestión remota.

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Desafíos empresariales

Antes de implementar Odoo, Histotech Engineering, un destacado productor de piezas de metal fundado en 1992, se enfrentó a varios desafíos críticos que obstaculizaron su crecimiento y eficiencia operativa.

Sus operaciones principales, que implicaban la producción de piezas de metal y el mecanizado de componentes para una clientela global, dependían en gran medida de procesos manuales, como documentos en papel, hojas de Excel y hojas de cálculo. Esta dependencia de métodos obsoletos condujo a varias ineficiencias en toda la organización.

1. Falta de integración y consistencia de datos Debido a la falta de un sistema integrado, los diferentes departamentos en Histotech trabajaban de forma aislada, lo que causaba inconsistencias y errores en los datos. La falta de un enfoque unificado generaba brechas de comunicación, retrasos en la toma de decisiones y flujos de trabajo ineficientes.
2. Gestión operativa inadecuada Sin un sistema ERP, todos los departamentos operaban utilizando procesos fragmentados y manuales. Este enfoque desarticulado dificultaba la coordinación de la producción, la gestión eficaz de los recursos y el cumplimiento de las expectativas de los clientes, sobre todo en lo relativo a la puntualidad de los envíos.
3. Gestión de proyectos contraproducente: La gestión de proyectos también era ineficiente, ya que los equipos tenían dificultades para coordinar tareas y proyectos de manera efectiva. Con cada departamento trabajando por separado, mantener el cronograma y el presupuesto era un desafío, especialmente durante iniciativas complejas como la retención de inquilinos, la sostenibilidad y los proyectos de marketing.
4. Gestión manual de relaciones con los clientes Otro desafío era gestionar las relaciones con los clientes debido a procesos manuales ineficientes. Estos métodos obsoletos a menudo resultaban en un servicio al cliente deficiente, tasas de retención más bajas y dificultades para construir y mantener conexiones a largo plazo con los clientes.

La falta de un sistema eficiente creó dificultades significativas para el equipo directivo de Histotech. Sin una plataforma centralizada, el seguimiento de las operaciones en varios departamentos fue particularmente desafiante, lo que resultó en informes y análisis inexactos. Esta situación limitó la capacidad de la empresa para tomar decisiones informadas y adaptarse eficientemente a los cambios del mercado.

Implementación de Odoo

Reconociendo la necesidad de una solución robusta para agilizar sus operaciones, Histotech recurrió a Odoo, un sistema ERP versátil que podría abordar sus desafíos únicos.

Abordando los desafíos

Portcities implementó una solución integral de ERP basada en Odoo adaptada a los requisitos únicos de Histotech para abordar estas necesidades. El proyecto incluyó:

1. Sistema de Gestión Integrado: Portcities reemplazó los métodos manuales obsoletos con una plataforma única basada en la nube que cubre todos los aspectos principales de las operaciones de Histotech. Este sistema integrado maneja la gestión de producción, el seguimiento de inventario y el procesamiento de pedidos, eliminando flujos de trabajo aislados y fomentando una comunicación fluida entre todos los departamentos.
2. Panel de control personalizado y análisis en tiempo real Una característica clave desarrollada por el desarrollador de software interno de Histotech, con el apoyo de Portcities, incluye un panel de control personalizado que proporciona comentarios en tiempo real sobre las tendencias de ventas, lo que permite a la gerencia tomar decisiones más rápidas y mejor informadas. Esta función admite el monitoreo del rendimiento de ventas diario, semanal, mensual y anual, lo que antes no era posible con los sistemas antiguos.
3. Flexibilidad de trabajo remoto La naturaleza basada en la nube de Odoo permitió a los empleados administrar su trabajo no solo desde la fábrica u oficina, sino también de forma remota desde su hogar o en el extranjero. Esta flexibilidad mejoró significativamente la eficiencia operativa y la satisfacción de los empleados al reducir errores, prevenir pérdida de datos y garantizar flujos de trabajo más fluidos.
4. Procesos de contabilidad modernizados : Portcities integró la aplicación de contabilidad de Odoo y herramientas de automatización para optimizar las operaciones financieras de Histotech. Esto actualiza los procedimientos de contabilidad estandarizados en toda la organización, mejorando la precisión y ahorrando tiempo.
5. Mejora en la generación de informes y toma de decisiones : Con capacidades mejoradas de generación de informes y análisis, Odoo proporcionó informes financieros completos, seguimiento de producción y estado de pedidos de clientes, lo que permite una mejor planificación estratégica y gestión operativa.

Desafíos de implementación

El proceso de implementación comenzó en 2021 durante la pandemia de COVID-19, lo cual planteó desafíos significativos debido a las restricciones de viaje.

El proyecto tuvo que ser gestionado de forma remota, lo que creó obstáculos iniciales relacionados con las diferencias culturales entre los miembros del equipo de Indonesia, Singapur y Malasia.

A pesar de estos desafíos iniciales, Portcities demostró una gestión de proyectos efectiva, con su líder de equipo, Stan, desempeñando un papel crucial en la superación de obstáculos y guiando el proyecto hasta su exitosa finalización.

Mejoras específicas

El impacto de Odoo en las operaciones de Histotech fue significativo, brindando mejoras medibles en varias áreas clave de rendimiento.

• Mejora del envío al cliente: Desde la implementación de Odoo, Histotech ha logrado al menos un 50% de mejora en el cumplimiento de los requisitos de envío del cliente. La integración y automatización de procesos dentro de Odoo han permitido entregas más confiables y oportunas, mejorando la satisfacción del cliente.
• Mejora en la toma de decisiones: Los datos en tiempo real proporcionados por Odoo y las aplicaciones personalizadas desarrolladas internamente han permitido a Histotech tomar decisiones más rápidas y mejor informadas. Lo que solía llevar semanas ahora se puede lograr en solo unas pocas horas, mejorando en gran medida la agilidad y capacidad de respuesta de la empresa.
• Aumento de la productividad y eficiencia: En general, la implementación de Odoo ha tenido un impacto positivo en la productividad y eficiencia de Histotech. La empresa ha eliminado procesos redundantes, reducido errores y mejorado el flujo de trabajo en todos los departamentos al centralizar todas las operaciones en un solo sistema.

Razones para elegir y recomendar Portcities

Cuando Histotech decidió adoptar Odoo, se asoció con Portcities, una empresa altamente recomendada por Odoo Hong Kong por su probada trayectoria en la implementación de soluciones Odoo en el sudeste asiático.

Varios factores clave influyeron en la decisión de Histotech de elegir Portcities:

• Experiencia sólida en Odoo: La experiencia demostrada de Portcities en la implementación de soluciones Odoo particularmente para pequeñas y medianas empresas (PYMEs), los convierte en un socio convincente.
• Adecuado para PYMEs: La naturaleza modular y escalable de Odoo se alinea bien con las necesidades de las empresas más pequeñas, proporcionando el equilibrio adecuado de funcionalidad y flexibilidad.

Experiencia positiva: La colaboración de Histotech con Portcities se caracterizó por profesionalismo y experiencia, con el equipo, especialmente Bambang, el analista de negocios, recibiendo altos elogios por sus capacidades y versatilidad. Además, el soporte posterior a la implementación proporcionado por Portcities fue receptivo y efectivo, abordando la mayoría de los problemas satisfactoriamente para Histotech.

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"We were impressed with Portcities' business analyst, who was very capable and multi-skilled, helping us navigate the implementation process."

Mr. David Cheah • QA & Digitalisation Creator, Histotech Malaysia

Conclusión

La evolución de Histotech de procesos manuales y desarticulados a un sistema ERP integrado y sin errores es un testimonio del poder transformador de la tecnología digital en la industria manufacturera.

Al adoptar Odoo, Histotech ha optimizado sus operaciones y mejorado significativamente su capacidad para satisfacer las demandas de los clientes, tomar decisiones informadas y mejorar la productividad en general.

Este cambio destaca cómo incluso los fabricantes establecidos pueden adaptarse a nuevas tecnologías, logrando resultados notables a través de una implementación estratégica y una guía experta.

Con Portcities como socio de confianza, Histotech ha navegado estos cambios con profesionalismo y experiencia, estableciendo un nuevo estándar de eficiencia y crecimiento en el sector.

Ahora es el momento para que su negocio explore oportunidades similares. Comuníquese con nuestros expertos ¡y aprenda cómo puede replicar el éxito de Histotech en sus operaciones de fabricación!