En este estudio de caso, exploramos cómo PT DCI Indonesia Tbk, el principal proveedor de centros de datos de Indonesia, reemplazó los sistemas heredados y estandarizó sus operaciones complejas con Odoo ERP. A través de una implementación en múltiples fases, DCI logró flujos de trabajo centralizados, mejor visibilidad financiera e infraestructura escalable para apoyar el crecimiento continuo del negocio.
- Nombre de la empresa : PT DCI Indonesia Tbk
- Industria : Servicios de Centro de Datos
- Ubicación : Yakarta, Indonesia
- Tamaño de la empresa : ±110 Empleados
- Escala actual : 7 edificios de centros de datos con una capacidad de 83MW, expandiéndose a 300MW
- Tiempo de Implementación : Agosto 2021 – Presente (lanzamientos por fases)
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Sistemas Implementados
: CRM, Ventas, Suscripción, Compra, Inventario, Contabilidad, Firma, Proyecto
El viaje de transformación digital de DCI se basó en una realidad apremiante: sus plataformas heredadas no estaban equipadas para soportar los complejos flujos de trabajo multidisciplinarios requeridos para un negocio en crecimiento. Las herramientas fragmentadas llevaron a ineficiencias, esfuerzos duplicados y visibilidad limitada entre departamentos.
Con las operaciones en expansión y los procesos comerciales volviéndose más complejos, DCI necesitaba más que solo un reemplazo; necesitaban una solución completamente integrada que pudiera automatizar y centralizar todo, desde la facturación basada en suscripciones y la adquisición hasta el seguimiento de proyectos y las operaciones financieras.
¿Qué hizo que Odoo fuera la opción adecuada para las complejas operaciones de DCI?
DCI eligió Odoo ERP por su flexibilidad, modularidad y potencial para ser adaptado a los intrincados flujos de trabajo de la empresa. Se eligió a Portcities como el socio de implementación debido a nuestra experiencia manejando implementaciones complejas de ERP y nuestras profundas capacidades de personalización.
A diferencia de la mayoría de las implementaciones, este proyecto se extendería a lo largo de varios años, varias fases de puesta en marcha y docenas de características desarrolladas a medida, cada una diseñada para reflejar los flujos de trabajo en la vida real de un negocio de centro de datos en rápido crecimiento.
Construcción por etapas: Un despliegue estratégico para un negocio complejo
Para asegurar la continuidad del negocio mientras reemplazaban sus sistemas heredados (Microsoft Dynamics AX 2012 y Salesforce), la implementación de DCI se dividió estratégicamente en fases:
Fase 1: Gestión de CRM y Ventas (Ago–Nov 2021)
Portcities comenzó implementando módulos de CRM y Ventas para establecer una base sólida para el negocio central de DCI. Los logros clave incluyeron:
- Cálculos de precios automatizados por ramp-up para servicios de colocation
- Sistema de pre-cálculo para pronóstico de margen e ingresos
- Creación automatizada de proyectos a partir de órdenes de venta
- Gestión de pipeline optimizada para servicios de colocation y en la nube
Fase 2: Suscripción, Compra, Contabilidad, Inventario, Firma y Proyecto (Nov 2021–Abr 2022)
La segunda fase amplió la automatización en todas las funciones críticas del negocio:
- Gestión automatizada de suscripciones tanto para cargos recurrentes mensuales (CRM) como para cargos únicos (CNU)
- Sistema de facturación digital con e-Materai integrado y flujos de trabajo de aprobación
- Creación automatizada de proyectos con plantillas de tareas predefinidas para la implementación de servicios
- Sistema de aprobación multinivel para contratos de proveedores a través de Odoo Sign
- Integración completa entre ventas, gestión de proyectos y facturación de suscripciones
Los departamentos de DCI, desde Finanzas hasta Infraestructura, operaban en un sistema centralizado, brindando integridad de datos y visibilidad interfuncional.
Adaptado a Medida: Personalización Profunda para Flujos de Trabajo Únicos
Los servicios únicos de centro de datos de DCI requerían una extensa personalización de las características estándar de Odoo. Portcities entregó:
- Sistema de Facturación de Aumento: Motor de facturación personalizado que calcula y ajusta automáticamente los cargos según los plazos de implementación del servicio de colocation
- Automatización de Suscripciones: Sistema inteligente que activa suscripciones según el estado de finalización del proyecto y maneja activaciones de servicios a mitad de mes con prorrateo automático
- Marco de Aprobación Avanzado: Flujos de trabajo de aprobación en múltiples niveles para adquisiciones, impuesto digital de estampillas (e-Materai) y validación de facturas
- Tableros Específicos por Departamento: Tableros KPI personalizados en tiempo real para:
- Marketing: Seguimiento de leads y rendimiento de campañas
- Finanzas: Pronóstico de ingresos y métricas de facturación
- Ventas: Análisis de pipeline y márgenes
- Gestión Documental Automatizada: Sistema de generación de contratos digitales con control de versiones integrado y capacidades de firma electrónica
Estas mejoras crearon una columna vertebral digital adaptada a las operaciones de DCI.
Una Plataforma, Muchas Herramientas: Cómo DCI Integró Operaciones Clave
Para completar el ecosistema, Portcities ayudó a DCI a conectar Odoo con:
- Proactivo (Sistema Interno): Sincroniza datos maestros y solicitudes de compra
- e-Materai API: Para el cumplimiento del impuesto de timbre digital en Indonesia
- Portal del Cliente: Permite a los clientes solicitar servicios adicionales y rastrear el estado del proyecto
Estas integraciones eliminaron tareas manuales redundantes y redujeron el tiempo hasta obtener valor para cada departamento.
Transformando Obstáculos en Resultados: DCI’s Implementation Hurdles
Implementar Odoo en un entorno tan grande y con múltiples partes interesadas presentó desafíos únicos:
- Alcance de personalización: Alinear Odoo con flujos de trabajo no estándar requería una comprensión profunda y soluciones a medida.
- Adopción por fases: Cada fase tenía que funcionar sin problemas mientras se preparaba para la siguiente.
- Volumen de datos: Migrar y gestionar grandes conjuntos de datos de sistemas heredados sin interrumpir las operaciones.
Portcities gestionó estos riesgos con pruebas rigurosas, capacitación continua para los usuarios y alineación de procesos continua con las operaciones reales.
Los resultados: Un sistema unificado y un éxito escalable
Desde su lanzamiento, DCI ha visto resultados transformadores:
- Una Plataforma Central – Todos los departamentos ahora operan en un solo sistema, reduciendo los silos y mejorando la precisión de los datos.
- Facturación y Seguimiento de Proyectos Automatizados – Eliminó las entregas manuales, acelerando el reconocimiento de ingresos y la entrega de servicios.
- Compras y Finanzas Integradas – Alineó la adquisición de proveedores con la presupuestación y las aprobaciones de pagos.
- Infraestructura Escalable – El sistema está listo para soportar el objetivo de DCI de 300MW de capacidad sin plataformas adicionales.
Más que un proveedor: Portcities como un socio ERP de confianza
DCI continúa trabajando con Portcities para mejorar y expandir el sistema. Con el soporte mensual continuo, nuevas características y estrategias de escalamiento, el sistema Odoo evoluciona con el negocio de DCI.
Aunque no se ha compartido ningún testimonio oficial, DCI ha expresado satisfacción continua y confía en Portcities para apoyo estratégico de ERP hasta el día de hoy.
¿Listo para transformar tu negocio con Odoo? Hablemos
Ya sea que estés reemplazando plataformas heredadas o construyendo un nuevo núcleo digital para tu creciente empresa, Portcities tiene la experiencia y el conocimiento para entregar.
Contáctanos hoy para descubrir cómo Odoo puede impulsar tu transformación, así como lo hizo con DCI Indonesia.
