¿Cómo utilizamos Odoo en Portcities?

¿Estás lidiando con ineficiencias, tienes la necesidad de una mayor estandarización o tienes desafíos en la generación de informes y análisis de datos en tu empresa? Si es así, querrás descubrir cómo Portcities aprovechó el poder de Odoo ERP para simplificar sus operaciones, estandarizar procesos en múltiples sucursales, automatizar tareas y mejorar la colaboración.

​Profundizaremos en cómo aprovechamos Odoo para abordar estos problemas comunes en los negocios, ofreciendo ideas valiosas para empresas que enfrentan desafíos similares.

Hola, soy Gaspard, el CEO y cofundador de Portcities, un importante partner de Odoo a nivel mundial. Compartiré nuestra experiencia utilizando el ERP Odoo en nuestro negocio y cómo nos ha ayudado a alcanzar nuestros objetivos y a crecer nuestras operaciones.

Portcities es una empresa de consultoría que proporciona soluciones de TI (ERP, integración de datos e inteligencia empresarial) a clientes de diversas industrias. Tenemos oficinas en más de diez países.

Como Partner de Odoo, utilizamos Odoo como plataforma central para ofrecer soluciones de alta calidad a nuestros clientes. Contamos con más de 200 expertos en Odoo que pueden gestionar proyectos complejos y brindar capacitación y soporte. También utilizamos Odoo para ejecutar nuestras operaciones y procesos comerciales.

En este artículo, te daré una visión general de cómo utilizamos Odoo en nuestro negocio y los beneficios y resultados que hemos logrado. También compartiré algunas de las mejores prácticas y lecciones que hemos aprendido al usar Odoo. Espero que encuentres útil e informativo este artículo.

Descripción General del Negocio

Nuestro modelo de negocio se basa en dos fuentes principales de ingresos: la venta de proyectos (tiempo de consultoría) y la venta de suscripciones (soporte, servidor). Entregamos soluciones de alta calidad a nuestros clientes utilizando el ERP Odoo como plataforma central. Contamos con 200 empleados que pueden manejar proyectos complejos en diversas industrias, como la manufactura, la distribución, el comercio electrónico, el retail y los servicios. También ofrecemos capacitación y soporte de Odoo para ayudar a nuestros clientes a sacar el máximo provecho de su sistema, y ayudamos a otros Partners de Odoo con proyectos complejos, soporte e infraestructura avanzada.

Nuestras operaciones y procesos comerciales clave son:

1. Generación de leads:

Atraemos y capturamos clientes potenciales para nuestros servicios desde varios canales, como nuestro sitio web, blog, marketing por correo electrónico, automatización de correo electrónico, redes sociales, eventos, recomendaciones y asociaciones. Utilizamos el sitio web de Odoo para captar y gestionar estos leads en nuestro módulo de CRM. Esto nos permite rastrear el origen y la calidad de cada lead, asignarlos al vendedor adecuado y darles seguimiento de manera efectiva.

2. Ventas:

Convertimos leads en oportunidades y clientes utilizando nuestro módulo de CRM. Seguimos el progreso de cada oportunidad, asignamos prioridades a los vendedores, programamos actividades, enviamos cotizaciones y seguimos a los clientes. También utilizamos el módulo de Ventas para crear órdenes de venta y contratos. Para ingresos recurrentes, utilizamos el módulo de Suscripciones. Esto nos permite automatizar el proceso de facturación y asegurar la satisfacción del cliente.

3. Entrega y facturación:

Entregamos proyectos a los clientes según sus requisitos y expectativas utilizando el módulo de Proyectos. Creamos etapas de proyectos, tareas, subtareas, plazos de entrega y recursos asignados. También registramos el tiempo empleado en cada tarea utilizando el módulo de Hoja de horas. Seguimos el progreso de cada proyecto y nos comunicamos con miembros del equipo y clientes utilizando la función de chat. También utilizamos el módulo de Facturación para generar facturas basadas en el tiempo invertido o el porcentaje de finalización. Esto nos permite controlar la calidad y la rentabilidad de cada proyecto y asegurar un pago oportuno.

4. Gestión de soporte:

Brindamos soporte a nuestros clientes después de la entrega de los proyectos utilizando nuestro módulo de Servicio de Asistencia. Creamos tickets para cada solicitud de soporte y los asignamos a agentes de soporte. También monitoreamos el estado de cada ticket y nos comunicamos con los clientes utilizando la función de chat. También utilizamos varias herramientas de monitoreo de servidores para asegurar la disponibilidad y el rendimiento de nuestros servidores. Esto nos permite mantener un alto nivel de satisfacción del cliente y lealtad.

5. Contabilidad y RRHH:

​Utilizamos Odoo para gestionar nuestras funciones de Contabilidad (contabilidad y presentación de informes financieros) y Recursos Humanos (reclutamiento, gestión de empleados, vacaciones, gastos, evaluación). Utilizamos el módulo de Contabilidad ​para registrar transacciones, emitir facturas, registrar pagos, conciliar extractos bancarios, generar informes financieros y gestionar impuestos. Utilizamos el módulo de RRHH para gestionar perfiles de empleados, contratos, permisos, hoja de horas, evaluaciones y gastos. También utilizamos el módulo de RRHH para gestionar nuestro proceso de reclutamiento, desde publicar vacantes, captar candidatos, realizar entrevistas y contratar nuevos empleados. Esto nos permite optimizar nuestros procesos contables y de RRHH y cumplir con las regulaciones locales.

Implementación de Odoo

Hemos implementado módulos de Odoo para casi todos los aspectos de nuestras operaciones y procesos comerciales. Utilizamos diferentes aplicaciones de Odoo según el proceso que estamos realizando. Por ejemplo, utilizamos Website, Blog, Email Marketing, Email Automation y CRM para la generación de leads. Utilizamos CRM, Ventas y Suscripciones para las ventas. Utilizamos Proyectos, Hoja de horas y Facturación para la entrega de proyectos y facturación. Utilizamos Servicio de asistencia para la gestión de soporte.

También utilizamos otros módulos de Odoo, como Contabilidad, Comercio Electrónico, Website, RRHH y más. Estos módulos nos ayudan a automatizar y optimizar varios aspectos de nuestro negocio.

Resultados y Beneficios

Odoo nos ha ayudado a mejorar nuestra eficiencia, productividad, generación de informes, colaboración y comunicación entre nuestros departamentos. Aquí hay algunos de los beneficios que hemos logrado:

• Estandarización de procesos en 10 países: Odoo nos ha permitido estandarizar nuestros procesos y flujos de trabajo en nuestras diez sucursales. Podemos utilizar el mismo sistema de Odoo para todas nuestras sucursales y garantizar consistencia y cumplimiento. También podemos compartir las mejores prácticas y conocimientos entre nuestras sucursales y mejorar el rendimiento.

• Generación de informes y KPI de grupo automáticamente con paneles de BI: Tenemos un sistema contable de múltiples compañías integrado con Odoo, lo que nos ayuda a obtener datos estandarizados en todos los equipos y regiones. Utilizando herramientas de BI externas, podemos generar informes avanzados de KPI y paneles que muestran el rendimiento de cada sucursal, cada departamento, cada proyecto, cada cliente y más. Esto nos ayuda a supervisar nuestro rendimiento y tomar decisiones basadas en datos.
• ​Automatización de procesos: facturación, informes de proyectos: Odoo nos ha permitido automatizar algunos de nuestros procesos, como la facturación e informes de proyectos. Podemos generar facturas automáticamente en función del tiempo empleado en cada proyecto o del porcentaje de finalización. También podemos generar informes de proyectos automáticamente en función de los datos del módulo de Proyectos. Esto nos ahorra tiempo y recursos y reduce errores.
• Facilitar la colaboración, especialmente con el CRM y las tareas: Odoo ha facilitado la cooperación entre los miembros de nuestro equipo y los clientes. También podemos compartir información y documentos utilizando el módulo de CRM o la aplicación de Tareas con todos nuestros equipos a nivel global. Esto mejora el trabajo en equipo y el servicio al cliente.

Mejores Prácticas y Lecciones Aprendidas

Hemos aprendido algunas lecciones valiosas y mejores prácticas al utilizar Odoo. Aquí hay algunas de ellas:

• Utilice Odoo estándar tanto como sea posible: Odoo es una plataforma altamente personalizable que te permite adaptarla a tus necesidades. Sin embargo, debes tener cuidado de no personalizarla en exceso y perder los beneficios de la estandarización y la compatibilidad. Solo debes personalizar lo que sea necesario y evitar modificar el código central de Odoo. También debes seguir las pautas de desarrollo de Odoo y las mejores prácticas para garantizar la calidad y la mantenibilidad de tus personalizaciones.
• El desarrollo personalizado es beneficioso cuando ayuda a automatizar y controlar un proceso maduro: El desarrollo personalizado puede ser útil cuando tienes un proceso finalizado o maduro que no necesita más cambios y simplemente deseas automatizarlo o controlarlo utilizando Odoo. Por ejemplo, hemos personalizado aplicaciones como Proyecto, Hoja de horas y Facturación para adaptarlos a nuestros procesos y flujos de trabajo. Esto nos ayuda a optimizar la entrega de servicios y la satisfacción del cliente.
• La integración de Business Intelligence agrega mucho valor: La integración de Business Intelligence puede agregar mucho valor a tu sistema de Odoo al proporcionar herramientas sólidas de generación de informes y análisis de datos. Por ejemplo, hemos integrado nuestro sistema de Odoo con una herramienta de BI que nos permite generar informes y paneles que muestran todos los KPI’s y métricas de nuestro negocio. Esto nos ayuda a supervisar nuestro rendimiento y tomar decisiones basadas en datos.

Planes Futuros

Planeamos seguir utilizando Odoo para nuestro negocio y expandir su uso de las siguientes maneras:

• Migrar nuestras ventas y contabilidad a la última versión: Queremos mantenernos al día con las últimas características y mejoras de Odoo. Planeamos migrar nuestros módulos de ventas y contabilidad a la última versión de Odoo, lo que nos proporcionará más funcionalidad y flexibilidad.
• Mejorar cómo utilizamos las herramientas de marketing: Queremos mejorar nuestra estrategia de marketing y llegar a más clientes potenciales. Planeamos mejorar cómo utilizamos las herramientas de marketing, como Marketing por correo electrónico, Automatización de correo electrónico, Redes sociales y Eventos. Queremos crear campañas más atractivas y personalizadas y medir su efectividad.
• Integrarse con la inteligencia artificial: Queremos aprovechar el poder de la inteligencia artificial (IA) para mejorar el rendimiento de nuestro negocio y la toma de decisiones. Planeamos integrar nuestro sistema de Odoo con herramientas de IA como Forecast, Document y Generación de leads. Queremos utilizar la IA para automatizar algunas tareas para nuestro equipo de entrega y dar recomendaciones en tiempo real a nuestro equipo de ventas y entrega.

Conclusión

El ERP de Odoo es una solución integral para tus operaciones y procesos comerciales. Puede ayudarte a mejorar tu eficiencia, productividad, generación de informes, colaboración y comunicación entre tus departamentos. También puede ayudarte a hacer crecer tu negocio y alcanzar tus objetivos.

​Si deseas obtener más información sobre el ERP de Odoo o cómo podemos ayudarte a implementarlo en tu negocio, por favor pónte en contacto con nuestro equipo en tu región.

Por Namita, G & Gaspard, D