En este estudio de caso, exploramos cómo Kospa Logistics, un proveedor de almacenamiento y logística de cadena de frío en Myanmar, adoptó Odoo 13 ERP para optimizar las operaciones principales. A pesar de los retrasos en el proyecto y los cambios de prioridades, Kospa lanzó con éxito el sistema con gestión de viajes personalizada, mejorando la visibilidad en ventas, almacén y transporte, al tiempo que establecía una infraestructura ERP unificada para un crecimiento sostenible.
- Nombre de la empresa : Kospa Logistics Ltd
- Industria : Almacenamiento y logística de cadena de frío
- Ubicación : Yangón, Myanmar
- Tamaño de la empresa : ±100 Empleados (al inicio del proyecto en 2020)
- Escala Actual : Servicios de almacenamiento (congelador, refrigerador, ambiente) y transporte para las principales cadenas de restaurantes, incluyendo KFC y otras marcas internacionales
- Tiempo de Implementación : 2020 – junio 2021 (inicio en vivo inicial)
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Sistemas Implementados
: Ventas, Compras, Inventario, Contabilidad, Gestión de Viajes Personalizados
De logística compleja a una columna vertebral de ERP integrada
Kospa Logistics Ltd, un proveedor de servicios de almacenamiento y logística de cadena fría con sede en Myanmar, gestiona el almacenamiento controlado por temperatura y la distribución a nivel nacional para cadenas de restaurantes líderes como KFC y otras marcas internacionales. Operando en un sector donde el tiempo, la confiabilidad y la visibilidad son críticos, Kospa enfrentó una creciente presión para modernizar sus sistemas y optimizar las operaciones.
A pesar de las circunstancias desafiantes durante el período del proyecto, Kospa lanzó con éxito Odoo ERP con el apoyo de Portcities, lo que permitió una mayor eficiencia, transparencia y control sobre sus operaciones de logística y almacenamiento.
Desafíos enfrentados
Las operaciones de Kospa involucraban múltiples departamentos: ventas, compras, almacén, administración y contabilidad, pero carecían de un sistema digital unificado. Los procesos estaban fragmentados, la gestión de viajes era manual y la visibilidad de los costos y el rendimiento logístico era limitada.
Además, la empresa enfrentó importantes desafíos de recursos, con una alta rotación de personal durante el período de implementación que interrumpió la propiedad del proyecto y retrasó el progreso.
Objetivos de la Implementación
Kospa se propuso alcanzar los siguientes objetivos:
- Reemplazar flujos de trabajo desconectados con un sistema ERP centralizado
- Implementar una solución de gestión de viajes y gastos adaptada a la logística
- Mejorar la eficiencia operativa en ventas, compras y gestión de almacenes
- Obtener visibilidad en tiempo real de los procesos contables y financieros
Soluciones Implementadas
Para abordar los desafíos operativos de Kospa, Portcities implementó un ERP completo utilizando Odoo 13. La solución es:
- Módulos estándar combinados como Ventas, Compras, Inventario y Contabilidad con características específicas de la industria diseñadas para proveedores de logística.
- Se desarrolló una aplicación personalizada de Gestión de Viajes para ayudar a Kospa a monitorear y controlar las actividades logísticas, mientras se añadieron la gestión de ofertas y una serie de ajustes menores para asegurar que el sistema se alineara con sus flujos de trabajo.
Aunque el proyecto inicialmente incluía una integración con Abivin para la coordinación avanzada de logística, este alcance fue eliminado más tarde debido a prioridades cambiantes durante la implementación.
A pesar del cambio, el ERP todavía logró centralizar las operaciones de Kospa en los departamentos de ventas, compras, administración, almacén y contabilidad.
Cronograma de Implementación
El proyecto comenzó en 2020, con el objetivo inicial de completarlo dentro de ese año. Sin embargo, surgieron varios retrasos, causados en gran parte por la alta rotación de empleados y las brechas resultantes en la propiedad del proyecto.
Aun así, para junio de 2021, Kospa logró ponerlo en funcionamiento oficialmente. Con el apoyo de Portcities, se capacitó a los equipos internos para operar el sistema, asegurando la adopción y continuidad a pesar de los contratiempos.
Infraestructura y Alojamiento
Para la infraestructura, Kospa eligió utilizar su propio entorno en la nube, dándoles propiedad y control directo sobre la configuración de alojamiento. El papel de Portcities se centró en la instalación y el despliegue de ERP, dejando la gestión diaria de la infraestructura en manos del equipo de TI de Kospa.
Resultados y Beneficios
A través de la perseverancia y la adaptación, Kospa pudo implementar Odoo ERP con todos los módulos críticos saliendo exitosamente en vivo. El nuevo sistema le dio a la empresa una mayor visibilidad y un control más fuerte sobre los procesos en ventas, almacén y logística, lo que permitió una coordinación más fluida en sus operaciones centrales.
Un aspecto destacado de la implementación fue la introducción de la aplicación de Gestión de Viajes personalizada, que simplificó la gestión de viajes y gastos. Lo que solía ser fragmentado y manual se volvió más estructurado y eficiente, ahorrando tiempo y reduciendo errores. Con el tiempo, Odoo 13 se consolidó como la columna vertebral principal del ERP de Kospa, reemplazando flujos de trabajo aislados y proporcionando a la empresa una plataforma unificada para sustentar su negocio.
*Nota importante: Debido a la situación política y las salidas de personal durante la implementación, Portcities no pudo entregar el lanzamiento final como se planeó inicialmente. Sin embargo, el equipo interno de Kospa tomó la propiedad con éxito y completó el despliegue.
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El viaje de Kospa demuestra que incluso en entornos desafiantes, un enfoque comprometido hacia la transformación del ERP puede generar mejoras duraderas. Con Odoo ERP, Kospa obtuvo un sistema unificado para gestionar sus complejas operaciones logísticas de cadena de frío.
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