En el ámbito de los negocios,
el 56 por ciento de las empresas han adoptado la IA en al menos una función
un salto del 50 por ciento del año anterior, lo que indica una rápida adopción de la tecnología para mejorar la eficiencia.
Las estadísticas hablan por sí solas sobre la importancia de una gestión eficiente y precisa para los negocios, incluida la gestión financiera.
Como columna vertebral de cualquier empresa, la gestión financiera garantiza que los recursos se asignen de manera efectiva con un riesgo minimizado y una estabilidad a largo plazo.
Desafortunadamente, lo que está sucediendo en la práctica muestra una realidad diferente para aquellos que tienen sistemas de gestión deficientes.
Algunos contadores desafortunados tienen que enfrentar desafíos diarios como:
- El escrutinio meticuloso de los números,
- La búsqueda incansable de precisión
- Y la constante presión de cumplir con las regulaciones financieras en constante evolución.
La contabilidad es un acto de equilibrio que exige precisión y eficiencia.
Por lo tanto, un sistema ERP no es solo una herramienta sino un aliado en el campo de batalla financiero.
Con características como entradas de libro automatizadas, algoritmos de detección de errores y monitoreo de cumplimiento, los sistemas ERP permiten a las empresas mantener los más altos estándares de integridad financiera.
Liberan a los departamentos de contabilidad de todo el tedio de los procesos manuales, permitiéndoles centrarse en el análisis estratégico y la previsión.
¿Qué características de ERP para la gestión contable podrías considerar implementar en tu lugar de trabajo?
5 Características clave de ERP para la contabilidad
Para contribuir al crecimiento de un negocio, los contadores deben analizar las tendencias financieras, proporcionar ideas estratégicas y participar en actividades de mayor valor que contribuyan a la toma de decisiones estratégicas de la empresa. Comencemos con lo básico.
1. Gestión financiera y libro mayor general
En la economía globalizada de hoy, la gestión financiera no se trata solo de equilibrar los libros; se trata de obtener una ventaja estratégica.
Un sistema integrado de gestión financiera dentro de una solución ERP proporciona una plataforma unificada que garantiza precisión y ofrece una vista en tiempo real de su salud financiera, lo que le permite tomar decisiones informadas rápidamente.
El soporte de múltiples monedas y múltiples compañías es muy necesario para los profesionales que realizan transacciones internacionales.
Si encuentra un sistema ERP que ofrece esta función, tenga la seguridad de que sus datos financieros se mantendrán consistentes, cumplirán con las normativas y estarán actualizados con los últimos tipos de cambio.
No desea instalar un ERP y tener que convertir diferentes monedas manualmente por transacción.
Podemos estar de acuerdo en que la generación de informes organizados y transparentes ES el corazón de cualquier operación financiera. Sin duda, una de las características más esenciales de un ERP para la gestión contable que debe considerar es
la generación de informes financieros y análisis
.
La función te permite decir adiós a los días de buscar entre hojas de cálculo y fuentes de datos dispares y decir hola a un informe simplificado.
Al considerar un ERP, debes encontrar las características que se alineen con tus objetivos comerciales. Por ejemplo, si necesitas una herramienta de informes y análisis todo en uno,
Odoo sería la opción perfecta
. El software integra todos tus datos financieros, proporcionando informes personalizables con solo un clic.
2. Cuentas por pagar y por cobrar
Si necesitas ayuda con la visibilidad de tus cuentas por pagar y por cobrar, no estás solo.
Según un informe de Ardent Partners de 2022, un asombroso 45% de las empresas informan tener demasiadas excepciones en sus cuentas por pagar.
Se enfatiza la necesidad de visibilidad para abordar errores y retrasos en los pagos. Una forma de obtener control y mejorar la visibilidad es a través de la gestión centralizada de cuentas por pagar y por cobrar.
Gestión centralizada de cuentas por pagar y por cobrar proporciona una única fuente de verdad, eliminando los silos de información que pueden llevar a discrepancias e ineficiencias.
Las dos pesadillas de un contador son:
- Encontrar pagos no precisos, y
- No poder detectar fraudes.
Para mitigar esto, la mayoría de las características de ERP para contabilidad proporcionan procesamiento y conciliación automatizados de facturas en sus capacidades de cuentas por pagar y por cobrar.
Su función principal es reducir el trabajo manual asociado con el manejo de facturas para minimizar errores. Solo asegúrese de que el ERP que elija extienda la conciliación de facturas con sus órdenes de compra y recibos.
Consejo profesional: Si desea mejores condiciones de negociación, niveles de servicio mejorados y un resultado final más sólido, aproveche el administrador de relaciones con proveedores (VRM) y la gestión de relaciones con clientes (CRM) incorporada dentro del ERP . Imagínalo como un puente que conecta a una empresa con sus proveedores y clientes.
- En Cuentas por Pagar (AP), un VRM efectivo conduce a mejores condiciones de negociación, pagos oportunos y mejor gestión de costos, lo que a su vez puede evitar penalizaciones por pagos atrasados y asegurar precios favorables para su empresa.
- Por otro lado, los beneficios de las cuentas por cobrar (AR) se muestran a través de una mayor satisfacción del cliente. La facturación rápida y los procesos de pago transparentes benefician no solo a los contadores sino también a las empresas al aumentar la lealtad y los negocios repetidos.
No debemos olvidar que la previsión es igual de invaluable para mantener la continuidad operativa y aprovechar las oportunidades de inversión.
Asegúrese de incluir la previsión y gestión del flujo de efectivo como una de las características previas de AP y AR ERP para la gestión contable. Esta bola de cristal que ofrece visión de futuro proporciona herramientas que permiten a las empresas anticipar las necesidades de efectivo y gestionar la liquidez de manera efectiva.
3. Gestión de activos fijos
Seguimiento de activos y gestión del ciclo de vida en un sistema ERP proporciona una visión integral del recorrido de un activo desde su adquisición hasta su disposición. Es cómo sabes que todos los activos están contabilizados y gestionados correctamente a lo largo de su ciclo de vida, lo que conduce a una mejor utilización de los activos y ahorro de costos.
Como contadores, probablemente se beneficiarían de un cálculo automático de depreciación en la función de gestión de activos fijos de un ERP.
El hecho de que un ERP actualice regularmente su sistema contable cuando cambian las leyes fiscales se convierte en la diferencia fundamental entre los sistemas de activos fijos dedicados y los módulos adicionales de los proveedores de ERP.
Basta decir que el sistema automatiza cálculos complejos y garantiza el cumplimiento de las normas contables sin realizar cálculos manuales para cada elemento.
Hablando de activos, es una buena idea tener un ERP que mejora el mantenimiento de activos y la gestión de seguros a través de su función de gestión de activos fijos.
Es porque el sistema ofrece una plataforma centralizada para programar el mantenimiento y gestionar las pólizas de seguro, reduciendo el riesgo de tiempo de inactividad de los activos y asegurando que estén adecuadamente asegurados.
La integración de los registros contables y fiscales con su ERP puede ahorrar tiempo al compilar sus informes anuales. Pero ¿cómo puede beneficiarlo en la gestión de activos fijos?
- Reducción de la duplicación: Mantener una base de activos contables y fiscales en dos sistemas separados requiere que todas las actividades de cada período se registren dos veces. La integración reduce esta duplicación de esfuerzos y el tiempo necesario para ingresar la información de los activos.
- Mejora de la visibilidad: Cuando la gestión de activos se integra con un sistema ERP, los gerentes pueden obtener una visibilidad profunda de los activos. Permite a los tomadores de decisiones tomar mejores decisiones sobre los activos relacionados con el ciclo de vida y el mantenimiento.
- Transferencia eficiente de datos: Algunos ERPs pueden transferir datos de activos fijos entre el sistema de activos fijos, el Libro Mayor (GL) y otras funciones comerciales, como Cuentas por Pagar (AP) y Compras.
4. Presupuesto y pronóstico
Cuando se trata de presupuesto y pronóstico, un ERP proporciona herramientas completas para todas tus necesidades, convirtiéndolo en un elemento imprescindible para tu negocio. Sí, agiliza tu proceso de presupuesto al automatizar muchas cosas, incluida la recopilación de datos, consolidación e informes.
Pero el verdadero ganador es que los sistemas ERP tienen el entorno perfecto para la colaboración entre departamentos, para que puedas compartir planes de presupuesto y pronósticos.
Explorar resultados potenciales al cambiar los valores de entrada y suposiciones en un modelo financiero es tan importante como poder crear múltiples escenarios futuros plausibles para anticipar posibles cambios. Esto se debe a que todas las empresas quieren poder prepararse para las incertidumbres y tomar decisiones informadas.
Aquí es donde planificación de escenarios y análisis de qué pasaría entran en juego.
Las características de ERP para la gestión contable permiten a los usuarios simular varios escenarios basados en pronósticos de demanda y modelado de restricciones. Los tomadores de decisiones pueden evaluar el impacto de diferentes escenarios en los resultados financieros e identificar posibles interrupciones.
Análisis de variaciones e informes proporcionados por el software ERP le permitirían analizar las desviaciones entre el rendimiento real y sus objetivos planificados.
Al analizar las desviaciones, podrá comprender por qué sus resultados difieren de las expectativas y encontrar áreas donde puede reducir costos y mejorar sus ingresos. También es beneficioso en la temporada de auditoría.
Algunas capacidades de ERP para la gestión contable vienen con la integración de sus datos financieros y KPI . La integración permite a las empresas monitorear indicadores clave de rendimiento como ventas, crecimiento, costos de adquisición de clientes y rentabilidad. Al mismo tiempo, asegúrese de que los objetivos financieros se alineen con su estrategia comercial general.
5. Gestión de Bancos y Efectivo
La lucha es real: el 61% de las empresas (según la Encuesta de Pagos AFP 2023) experimentaron interrupciones en el flujo de efectivo en el último año. Pero ¿qué pasaría si pudieras obtener información en tiempo real sobre tu posición de efectivo y optimizar tus procesos financieros?
Aquí es donde entran en juego las capacidades de ERP para la contabilidad para conquistar esas interrupciones en el flujo de efectivo:
- Conexiones Bancarias Automatizadas: Se acabaron los días de cargar manualmente los estados de cuenta bancarios. Tu ERP se conecta automáticamente a tus cuentas bancarias, alimentando datos en tiempo real directamente en el sistema. Esto significa que ya no tendrás que esperar para entender tu posición de efectivo, siempre tendrás una imagen clara.
- Gestión Sencilla de Caja Registradora: Di adiós a la tediosa conciliación de la caja registradora. El ERP te permitirá registrar y rastrear cada transacción en efectivo, desde ventas hasta gastos. Además, tendrás un rastro de auditoría claro para una transparencia y cumplimiento definitivos. Imagina vincular sin esfuerzo esas transacciones de la caja registradora con tus registros bancarios para una conciliación impecable, un sueño hecho realidad para cualquier equipo financiero.
- Deshazte de la tediosa conciliación manual: Imagina no tener que pasar horas interminables emparejando estados de cuenta bancarios con registros de cuentas por pagar/cobrar que afectan tus KPI. Tu ERP automatiza los asientos contables y la conciliación, eliminando el proceso manual propenso a errores y que consume mucho tiempo.
Libera a tu equipo de contabilidad para enfocarse en análisis estratégico y tareas de valor agregado que realmente impulsen tu negocio.
Bonus: Integración con Otros Módulos
Imagina una única fuente de verdad no solo para contabilidad, sino para TODOS los departamentos.
Las capacidades de ERP para contabilidad se integran perfectamente con otros módulos y funciones de ERP, eliminando discrepancias y aumentando la eficiencia. Los contadores obtienen información financiera en tiempo real, mientras que todos obtienen una visión holística del negocio.
Pero no se trata solo de datos. Independientemente de las características de ERP que utilices y cómo las utilices, rompen las barreras de comunicación. Los analistas financieros obtienen información en tiempo real, fomentando la colaboración entre departamentos, mientras que los directores financieros pueden recibir informes instantáneos, lo que permite respuestas más rápidas.
¿El resultado? Decisiones informadas, planificación estratégica y una organización ágil lista para adaptarse a cualquier desafío.
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Mientras te encuentras en la encrucijada, considerando el camino a seguir para la excelencia en la gestión financiera, recuerda que el sistema ERP adecuado es más que una herramienta, es un cambio de juego para tu negocio.
Es hora de ir más allá de reconocer la necesidad de una gestión financiera eficiente e integrada para implementar una solución que impulse tu negocio hacia adelante.
Los beneficios clave de los sistemas ERP para los departamentos de contabilidad son innegables. Desde la optimización de los informes financieros y el análisis hasta la automatización de los procesos de cuentas por pagar y por cobrar, una solución ERP equipa a su negocio con las herramientas para mejorar la precisión, el cumplimiento y la toma de decisiones estratégicas.
Con características como la gestión de activos fijos, la elaboración de presupuestos y pronósticos, y la gestión bancaria y de efectivo, obtendrá información en tiempo real que le permitirá mantenerse a la vanguardia.
Sin embargo, es crucial recordar que no todos los sistemas ERP son iguales. Tómese el tiempo para investigar y comparar diferentes opciones de ERP, como ERPNext y Oracle Netsuite , para encontrar el que mejor se adapte a los requisitos de su negocio.
No se conforme con una solución genérica; en su lugar, invierta en un sistema ERP que pueda adaptarse a sus necesidades específicas , permitiéndote maximizar tu potencial.
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. Su orientación puede ayudarte a navegar por las complejidades de la implementación de tu ERP de gestión financiera y garantizar una transición sin problemas para tu organización.
