Las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) son el pilar de la economía global , creando cerca del 70% de los empleos y del PIB a nivel mundial.
El mejor ejemplo de esto es durante la pandemia. Mientras las grandes empresas se derrumbaron, muchas PYMEs lideraron nuevas innovaciones para ayudar a su comunidad durante la crisis y crear más empleos.
La creatividad y la innovación son la razón por la cual las PYMEs no se quedarán 'pequeñas' o 'medianas' para siempre.
Necesitan un entorno que les permita crecer una vez que sus innovaciones atraigan cada vez más demanda. Esto incluye tener un sistema eficiente que permita a las personas seguir generando ideas y trabajar de manera más eficiente para mantenerse al día con las grandes corporaciones.
Esta es la utilidad de la implementación de ERP para las PYMES. Promueve el crecimiento al automatizar e integrar los procesos empresariales, como finanzas, recursos humanos, ventas e inventario. Los ERPs permiten a las PYMES acceder a datos e información en tiempo real para tomar buenas decisiones empresariales que fomenten el crecimiento y promuevan la eficiencia, incluso con personal limitado.
Señales de que tu PYME necesita un sistema ERP
Sabes que tu negocio está creciendo y sabes que eventualmente necesitarás un sistema ERP, pero ¿cuándo sabes que tu ERP necesita una actualización? Es bastante simple:
1. El sistema independiente y la capacidad de datos se vuelven ineficientes
Si notas que tu software y datos actuales necesitan una actualización para manejar el volumen y la complejidad creciente de tus transacciones comerciales. O experimentas un rendimiento lento, bloqueos frecuentes, pérdida de datos o violaciones de seguridad, estos son signos de que necesitas un sistema ERP que pueda escalar con el crecimiento de tu negocio.
2. Procesos ineficientes y manuales en diferentes departamentos
Ingresar los mismos datos varias veces, conciliar discrepancias de datos o lidiar con errores humanos a diario puede ser agotador. Es ineficiente y consume mucho tiempo. Especialmente si hace que tu equipo realice mucho trabajo manual y tienes que coordinar mucho entre diferentes departamentos. Esos son los signos de que necesitas un sistema ERP que ayude a automatizar tus flujos de trabajo y asegure que los datos compartidos sean precisos.
3. Falta de visibilidad e integración de datos y operaciones comerciales
Si actualmente, su negocio no puede obtener una vista clara del rendimiento y las operaciones de su negocio, depende demasiado de informes incompletos o tiene que cambiar entre diferentes sistemas para acceder a la información que necesita - tenga cuidado. Es posible que se pierda tendencias, patrones u oportunidades importantes para mejorar su negocio. Considere aplicar una implementación de ERP para PYMES .
4. Dificultad para cumplir con las demandas y expectativas de los clientes
Necesita un sistema ERP que pueda mejorar su gestión de relaciones con los clientes y logística. Supongamos que ya no puedes satisfacer las necesidades y preferencias de tus clientes, comienzas a recibir comentarios negativos sobre problemas de logística, o incluso comienzas a perder clientes. En ese caso, es un indicador de que necesitarías un sistema que pueda ayudarte a rastrear y gestionar los niveles de inventario, cumplir con los pedidos a tiempo y brindar un servicio de calidad. También podrías considerar implementar un sistema ERP para PYMES si deseas maximizar la experiencia de compra en línea de tus clientes .
5. Altos costos operativos y administrativos
La mayoría de las PYMES no tienen el lujo de gastar altos costos en ejecutar y mantener múltiples sistemas para diferentes funciones comerciales. Pagar por actualizaciones de hardware, licencias de software, tarifas de mantenimiento, gastos de capacitación, etc., afecta las finanzas de una empresa en crecimiento. Si tu pequeña empresa gastó demasiado dinero en estas diferentes tecnologías solo para realizar un seguimiento de todas las operaciones comerciales, debes considerar una actualización a un sistema ERP integral adaptado específicamente para pequeñas empresas .
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El mejor momento para implementar un sistema ERP para su PYME
El momento adecuado para implementar un sistema ERP para una PYME varía según el negocio: algunos pueden beneficiarse de implementar un sistema ERP desde el principio, mientras que otros pueden preferir esperar hasta alcanzar cierto nivel de crecimiento o complejidad.
Por lo tanto, la decisión de implementar un sistema ERP no debe basarse en una respuesta única para todos, sino en un análisis cuidadoso del estado actual y futuro del negocio , los beneficios y costos esperados del sistema ERP y la preparación y disposición de la organización para adoptar el cambio .
Veamos algunas mejores prácticas y consejos para determinar el momento óptimo para tu PYME.
1. Has evaluado tus necesidades y objetivos actuales y futuros de negocio
Antes de llevar a cabo una implementación de ERP para PYMEs, necesitas tener una comprensión clara de cuáles son tus metas y desafíos empresariales, y cómo un sistema ERP puede ayudarte a alcanzarlos.
Necesitas identificar los puntos problemáticos y brechas en tus procesos, sistemas y datos actuales, así como las oportunidades y beneficios de mejorarlos con un sistema ERP.
Por ejemplo, si tu PYME desea resolver problemas insatisfactorios de gestión de inventario como falta de stock o exceso de stock, puedes utilizar un ERP como Odoo y utiliza su módulo de inventario para detectar automáticamente las tendencias de inventario y prever aumentos en la demanda.
2. Tu empresa ha preparado recursos disponibles y presupuesto
Implementar un ERP para las PYMES requiere una inversión significativa de tiempo, dinero y recursos humanos.
Intenta evaluar cuánto puedes permitirte gastar y ahorrar o ganar con un sistema ERP a largo plazo. No olvides evaluar la disponibilidad y preparación de tu personal, infraestructura y datos para el proyecto de implementación del ERP.
Como ejemplo, digamos que eres un pequeño fabricante que desea mejorar la eficiencia y rentabilidad de tu negocio. Con $10 millones de ingresos anuales y 50 empleados, primero analizaste tus necesidades y objetivos. Luego, elige una solución que se adapte a tu industria y enumera lo que necesitas para que tu nuevo sistema logre tus metas comerciales. Tu cálculo te permite asignar $300,000 para el sistema ERP y se espera ahorrar o ganar $100,000 al año con la inversión.
3. Has terminado tu investigación sobre diferentes soluciones ERP
Al elegir una solución ERP, asegúrate de comparar y contrastar las diferentes opciones y encontrar la que mejor se adapte a tus objetivos y presupuesto. Algunos factores a considerar incluyen escalabilidad, flexibilidad, compatibilidad, seguridad y usabilidad de la solución ERP.
Ten en cuenta que existen múltiples tipos de software de Planificación de Recursos para PYMES, como ERPNext o NetSuite Oracle . Todos vienen con diferentes características, funcionalidades, costos y beneficios. Pero si tu negocio requiere escalabilidad y asequibilidad, debes considerar a Odoo como una de tus principales opciones.
4. Tu empresa ha trazado el proyecto de implementación de ERP
La implementación de un sistema ERP para las PYMES es compleja y larga e implica múltiples etapas, tareas y partes interesadas.
Es importante planificar y gestionar tu proyecto de implementación de ERP de manera sistemática, para que se complete a tiempo, dentro del presupuesto y con una interrupción mínima en las operaciones de tu negocio.
A continuación, define el alcance, la línea de tiempo, los hitos, los roles y las responsabilidades del proyecto, y supervisa y controla el progreso y la calidad del proyecto.
Uno de los problemas más comunes que pueden afectar el éxito de una implementación es el alcance desmedido. Cuando el alcance del proyecto cambia o se expande más allá del plan original, naturalmente, el proyecto tomará más tiempo en completarse. Como resultado, gastarás más de lo planeado. También puede causar conflictos internos e insatisfacción entre las partes interesadas.
5. Has consultado a expertos y partners
Al observar la complejidad del proceso, implementar un sistema ERP no es un proyecto de bricolaje que puedas hacer solo. Es mejor buscar ayuda profesional y orientación de expertos y partners que tengan el conocimiento, las habilidades y la experiencia en la implementación de ERP. Consulta con proveedores de ERP y asegúrate de que puedan ayudarte con el análisis, diseño, desarrollo, pruebas, capacitación y mantenimiento de tu sistema.
Pon especial consideración en encontrar un equipo que pueda ayudarte en la gestión del proyecto, desarrollo personalizado, localización personalizada (si corresponde), alojamiento del servidor, infraestructura del sistema, integración de datos y soporte.
Además, considere los niveles de habilidad y reputación de los partnes. Los partners de nivel superior generalmente tienen un equipo completo que consta de consultores, analistas de negocios, capacitadores y personal de soporte. Por ejemplo, un gold partner como Portcities tiene la reputación de convertirse en el proveedor de soluciones de TI integral que se enfoca completamente en las implementaciones de Odoo y todos los servicios relacionados.
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Enfoque en lo que importa para su negocio: innovación .
Supera los desafíos de tu PYME en procesos ineficientes, altos costos y falta de escalabilidad al optimizar y automatizar tus operaciones comerciales con software de Planificación de Recursos para PYMEs. Elige un software ERP que permita la integración y el análisis de datos. Mejor aún, encuentra uno que pueda mejorar tu relación con los clientes y, lo más importante, reducir tus gastos.
Considera un sistema ERP para PYMEs como una inversión, no un lujo. Con un objetivo claro y un gran socio, una implementación puede ayudarte a alcanzar tus metas comerciales y hacer tus procesos comerciales más eficientes y transparentes.
Si estás interesado en implementar un sistema ERP para tu negocio, siempre puedes contactar a Portcities . Nuestros expertos pueden ayudarte con la mejor solución de ERP para tu PYME y guiarte durante todo el proceso de implementación.
