En este estudio de caso, exploramos cómo PT. Athena Royal Kosmetika (ARK), un fabricante de cosméticos con 400 empleados, superó sistemas lentos y datos desconectados con Odoo ERP. A través de nuestra implementación de 3 meses, ARK logró operaciones integradas, informes precisos y capacidades de toma de decisiones más rápidas.
- Nombre de la empresa: PT. Athena Royal Kosmetika
- Industria: Fabricación de cosméticos
- Ubicación: Bogor, Indonesia
- Tamaño de la empresa: Empresa de escala media (400 empleados)
- Escala actual: Empresa de fabricación de cosméticos y cuidado de la piel a nivel nacional desde 2017
- Tiempo de Implementación: 3 meses (comenzando en julio de 2024)
- Sistemas Implementados: Ventas, Compras, Inventario, Contabilidad, Manufactura
Como un fabricante de cosméticos y productos de cuidado de la piel a nivel nacional y de escala media, PT. Athena Royal Kosmetika (ARK) enfrentó ineficiencias en ventas, inventario y contabilidad que estaban ralentizando sus operaciones.
Claramente, habían superado sus sistemas existentes; el software anterior no cumplía con las expectativas de los usuarios, y el rendimiento lento hacía que las tareas diarias fueran frustrantes. Los informes carecían de precisión, y el flujo de datos entre departamentos estaba desarticulado, lo que hacía difícil mantener una visión clara del negocio.
Con la experiencia de Portcities en la implementación de Odoo ERP, ARK finalmente superó estos desafíos. Al integrar un sistema Odoo personalizado y basado en la nube, ayudamos a ARK a optimizar operaciones, mejorar el inventario y obtener información en tiempo real, empoderándolos para escalar de manera eficiente.
Un Salto a la Digitalización
A mediados de 2024, ARK se asoció con Portcities para implementar Odoo, con el objetivo de una transformación digital sin problemas.
El proyecto abarcó funciones comerciales centrales:
- Ventas y Compras – Flujos de trabajo automatizados para transacciones más suaves
- Inventario y Fabricación – Seguimiento en tiempo real para una producción optimizada
- Contabilidad – Informes personalizados y gestión financiera integrada
El objetivo era ambicioso pero claro: reemplazar sistemas desconectados con una plataforma ERP unificada que pudiera servir como una única fuente de verdad en todos los departamentos, eliminando ineficiencias y proporcionando visibilidad en tiempo real de las operaciones.
El Reto: Un Sistema Que No Podía Mantenerse al Día con Sus Necesidades
El sistema obsoleto de ARK no solo era lento, sino que también los estaba frenando. Sus equipos luchaban con:
- Rendimiento lento del sistema - Las operaciones diarias eran frustrantemente lentas, afectando la productividad.
- Datos desconectados - Ventas, inventario y finanzas carecían de integración en tiempo real, causando ineficiencias.
- Informes inexactos - Los informes financieros requerían ajustes manuales constantes, aumentando la carga de trabajo y los errores.
- Desalineación del informe contable: Los informes estándar no se ajustaban al modelo de negocio de ARK, lo que dificultaba el seguimiento de las transacciones.
- Complejidades de la migración de datos: Transferir datos históricos entre departamentos fue un desafío crítico.
Para una empresa que crece tan rápidamente como ARK, estos no eran inconvenientes menores; representaban amenazas existenciales para la capacidad de la empresa de escalar. Cada conciliación manual, cada actualización de inventario retrasada y cada punto de datos desconectado eran barreras para su visión de convertirse en un fabricante líder de cosméticos en Indonesia.
Solución de Portcities: Convertir su sistema a un ERP Odoo totalmente integrado
ARK sabía que necesitaba un cambio, pero la transición a un nuevo sistema ERP no fue una tarea fácil. Necesitaban una solución que pudiera corregir sus ineficiencias existentes y hacer crecer su negocio. Ahí es donde intervino Portcities.
A lo largo de tres meses, trabajamos estrechamente con ARK para implementar un ERP Odoo basado en la nube, centrándonos en el rendimiento, la automatización y la usabilidad. Con un enfoque estructurado, sus operaciones se transformaron en un sistema más eficiente y optimizado:
- Gestión de Ventas e Inventarios Sin Costuras
Los pedidos de venta y compra ahora fluyen sin esfuerzo entre departamentos, asegurando niveles de stock precisos y reposiciones oportunas, eliminando la incertidumbre y los retrasos que antes los ralentizaban.
- Optimización de la Fabricación
La planificación de la producción de ARK se volvió más precisa con la integración del Centro de Trabajo y la lista de materiales (BOM). Las necesidades de materiales ahora están automáticamente vinculadas a las solicitudes de compra, asegurando un proceso de fabricación más fluido e interrumpido.
- Precisión Financiera & Reportes Personalizados
El equipo de contabilidad de ARK ya no lucha con conciliaciones manuales o datos dispersos. Con información en tiempo real sobre diarios, COA y historiales de pagos, ahora tienen una imagen financiera clara y precisa. Se desarrolló una plantilla de factura personalizada para adaptarse a las necesidades de su negocio.
- Fiabilidad Basada en la Nube
Alojado en run-Odoo.com por Portcities, el sistema de ARK ahora es seguro, escalable y siempre disponible, asegurando cero tiempo de inactividad para sus operaciones críticas.
El proceso de implementación en sí fue un testimonio de la experiencia de Portcities.
A partir de julio de 2024, utilizamos una metodología estructurada que minimizó la interrupción del negocio mientras migrábamos cuidadosamente los datos críticos.
Completamos toda la transformación en solo tres meses sin comprometer las operaciones diarias de ARK al dividir el proyecto en fases enfocadas y proporcionar capacitación específica para cada departamento.
Impacto Medible en Solo 3 Meses
Una vez que Odoo estuvo completamente operativo, las mejoras fueron inmediatas e indiscutibles:
1. Creación de Una Única Fuente de Verdad
Cada departamento ahora trabaja con datos completamente integrados, eliminando discrepancias y mala comunicación.
2. Operaciones más suaves y eficientes
Los flujos de producción se volvieron más estructurados, y la gestión de inventarios se volvió mucho más precisa y receptiva.
3. Decisiones más rápidas y basadas en datos
Con informes en tiempo real e insights centralizados, el liderazgo de ARK puede tomar decisiones informadas de inmediato.
Pero la transformación no se detuvo en el lanzamiento. Portcities continúa brindando apoyo continuo, asegurando que el sistema de ARK evolucione junto con el crecimiento de su negocio.
Para el equipo directivo de ARK, el impacto fue más allá de la tecnología; representó un cambio fundamental en la forma en que abordan su negocio. Con información impulsada por datos reemplazando la conjetura, los departamentos ahora colaboran de manera más efectiva a través de una comprensión compartida de las operaciones.
¿Y qué piensa ARK sobre la implementación?
¿Es hora de su transformación digital?
El viaje de ARK demuestra que el sistema ERP correcto no solo soluciona ineficiencias, sino que empodera a las empresas para escalar y prosperar.
Al asociarse con Portcities para implementar Odoo ERP, ARK se transformó de una empresa que luchaba con limitaciones del sistema a una que está posicionada para un crecimiento sostenible.
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