- Nombre de la Organización: Saigon Co.op Investment Development Corporation
- Ubicación: Vietnam
- Industria: Negocio inmobiliario comercial, gestión y operación de centros comerciales
- Tamaño de la empresa: Grande
- Número de usuarios: 20
- Tiempo de implementación: 5-8 meses
- Sistemas implementados: Centro comercial, Arrendamientos, Contactos, Contabilidad, Facturación
Saigon Co.op Investment Development Corporation (SCID) es un jugador destacado en el dinámico sector de retail de Vietnam. Como actor clave en bienes raíces comerciales, desarrollo de proyectos e inversión financiera, la cartera de SCID incluye las extensas cadenas de centros comerciales SenseCity y SenseMarket.
Sin embargo, incluso los gigantes pueden tropezar, y SCID se encontró lidiando con un problema monumental: un proceso operativo fragmentado y basado en papel que parecía tan obsoleto como una tableta de piedra.
Para abordar estos desafíos, SCID recurrió a Portcities y su versátil solución de software empresarial, Odoo. Juntos, se propusieron llevar la gestión de centros comerciales de SCID a la era digital, transformando un laberinto de papeleo en un ecosistema digital eficiente.
Desafíos comerciales
Antes de Odoo, las operaciones de SCID se basaban en gran medida en papel. Sus procesos de arrendamiento eran ineficientes, con aprobaciones lentas y errores frecuentes. Cada centro comercial operaba independientemente, careciendo de estandarización.
- Falta de integración y consistencia de datos: Las inconsistencias de datos y la falta de integración entre diferentes sistemas y departamentos llevaron a errores, retrasos e ineficiencias en la toma de decisiones.
- Gestión financiera inadecuada: Los procesos contables manuales llevaron a SCID a experimentar retrasos e inexactitudes en sus informes financieros. Sin Odoo, tomar decisiones financieras informadas era un desafío para ajustar las tasas de alquiler, determinar el momento óptimo para lanzar campañas con términos de arrendamiento flexibles o iniciativas de cumplimiento se vuelve más desafiante para los tomadores de decisión.
- Gestión de proyectos ineficiente:. Los enfoques descoordinados en la gestión de proyectos generan retrasos y sobrecostos, complicando la finalización de proyectos clave en la industria de gestión de arrendamientos, como la retención de inquilinos, proyectos de sostenibilidad y campañas de marketing de propiedades, dentro de los plazos y presupuestos establecidos.
- Gestión manual de relaciones con los clientes: Los procesos manuales ineficientes para gestionar las relaciones con los clientes resultan en un servicio al cliente deficiente y en tasas de retención más bajas, lo que dificulta establecer y mantener conexiones sólidas con los clientes a lo largo del tiempo.
La ausencia de un sistema unificado creó desafíos significativos para los departamentos de Contabilidad y Finanzas de SCID. El seguimiento de los ingresos en múltiples centros comerciales fue particularmente difícil, lo que obstaculizó la elaboración de informes financieros precisos y el análisis..
¿Necesitas ayuda para personalizar módulos para tu gestión de arrendamientos?
Nosotros te ayudamos.
Descripción de la solución
Portcities proporcionó una solución de gestión de arrendamientos para el centro comercial SenseMarket Cái Be. El proyecto piloto tuvo éxito, por lo que la compañía planificó implementarlo en todos los centros comerciales SCID a nivel nacional, incluyendo:
- Un sistema de gestión que cubre todos los aspectos del proceso de arrendamiento, incluyendo la gestión de contratos, el procesamiento de renovaciones, la gestión de terminaciones, la obtención de aprobaciones y el uso de firma electrónica junto con capacidades de almacenamiento para un eficiente mantenimiento de registros y gestión de documentos.
- Se implementó un Sistema de Gestión de Relaciones con los Clientes (CRM) para la gestión de inquilinos mediante el uso estratégico de herramientas de ventas y marketing. Fue diseñado por Portcities para Saigon Co.op Investment para gestionar, analizar y mejorar eficazmente sus interacciones con los inquilinos a lo largo del ciclo de vida del cliente.
- La aplicación de herramientas de contabilidad moderna y automatización de Odoo ha optimizado y estandarizado los procedimientos contables de SCID, con el objetivo de crear procesos financieros eficientes e interconectados en toda la organización.
- La mejora del sistema de informes y análisis de CSID proporcionando capacidades de análisis exhaustivas para la toma de decisiones empresariales informadas. Esto incluye mejoras en los informes financieros, informes de arrendamiento, informes de seguimiento mensuales e informes de movimiento.
La solución se implementó en Odoo 16 con las aplicaciones instaladas:
- Centro comercial (módulo personalizado por Portcities)
- Arrendamientos (módulo personalizado por Portcities)
- Contactos
- Contabilidad
- Facturación
No obstante , la característica clave que se destaca es una API personalizada que integra Odoo con el sistema S-Invoice de Viettel. Esta integración permite a SCID emitir facturas electrónicas que cumplen con los requisitos estatales de manera eficiente.
Proceso de implementación
La transición de los sistemas basados en papel a un marco digital para SCID tomó un período de entre 5 y 8 meses. Este proceso involucró una serie de pasos metódicos, incluyendo evaluación, personalización del sistema y capacitación del personal.
Inicialmente, Portcities realizó un análisis profundo de los procesos existentes de SCID para diseñar una estrategia integral de transformación digital.
Posteriormente, el equipo se centró en configurar el sistema ERP Odoo, personalizándolo para satisfacer los requisitos específicos de SCID. Un aspecto crítico del proyecto fue la migración de datos, que se gestionó con precisión para garantizar la transferencia segura de toda la información valiosa del sistema en papel a la plataforma digital.
La efectividad del nuevo sistema dependía en gran medida de la capacidad del usuario para operarlo eficientemente. Por lo tanto, se llevaron a cabo extensas sesiones de capacitación para mejorar las habilidades digitales de los empleados de SCID, equipándolos con las competencias necesarias para utilizar Odoo de manera eficiente para sus necesidades operativas.
Resultados e impacto
La transformación mejoró significativamente la eficiencia operativa.
SCID pasó de un proceso basado en papel a un sistema completamente digitalizado, reduciendo sustancialmente el tiempo de procesamiento de tareas de días a minutos. Esta renovación digital también condujo a una disminución dramática de errores, haciendo que tales ocurrencias sean extremadamente raras.
La introducción de un sistema unificado ha permitido a los equipos de Contabilidad y Finanzas de SCID gestionar y rastrear eficientemente los ingresos en múltiples centros comerciales. Este sistema proporciona una visión financiera completa y simplificando la administración de las operaciones.
Como resultado, ha habido un aumento significativo tanto en la eficiencia como en la productividad en las operaciones de SCID, lo que se refleja en la mayor precisión y coordinación entre los centros comerciales.
Lecciones aprendidas y mejores prácticas
La transformación emprendida por SCID revela una visión fundamental: en el panorama digital actual , depender de procesos basados en papel no solo limita la eficiencia, sino que se convierte en un obstáculo para el crecimiento.
El éxito del proyecto radicó en la adopción completa y entusiasta de soluciones digitales por parte de SCID, lo que subraya la importancia de este cambio como parte de su estrategia integral.
Al integrar eficazmente Odoo, un sistema ERP completo, con S-Invoice, una solución especializada en facturación, SCID logró automatizar y agilizar el flujo de sus operaciones, asegurando el cumplimiento normativo.
Este caso ejemplifica la necesidad de interoperabilidad y colaboración entre diferentes plataformas digitales en el entorno empresarial moderno.
Conclusión
La transformación de SCID pasando de métodos tradicionales basados en papel a la adopción plena de la tecnología digital representa un logro notable que sirve como modelo para la evolución de la industria de retail.
A través de la implementación de Odoo, SCID no solo se ha adaptado a la era digital, si no que se ha establecido como líder dentro de ella.
Al navegar por el cambiante panorama de la venta minorista y los bienes raíces, SCID ha construido una infraestructura digital sólida que no solo satisface las demandas actuales, si no que también anticipa y se prepara para los desafíos futuros.
Este notable cambio demuestra que incluso los gigantes de retail consolidados pueden adaptarse y prosperar adoptando nuevas tecnologías, especialmente cuando estas sustituyen procesos manuales con sistemas digitales eficientes.
Entonces, ¿qué estás esperando?Contacta a nuestros expertos y descubre cómo puedes replicar este éxito en la gestión de arrendamientos para tu negocio!
