Cuando la primera implementación de Odoo de Ekofluid GmbH falló debido a personalizaciones rotas y una mala ejecución del proveedor, sus operaciones se detuvieron por completo. Este estudio de caso revela cómo Portcities transformó su crisis de ERP en una historia de éxito y entregó un sistema Odoo v17 limpio que ahora impulsa las operaciones diarias en todos los departamentos.
- Nombre de la empresa : Ekofluid GmbH
- Industria : Equipos de tratamiento y regeneración de aceite transformador, fabricación y servicios de equipos de energía
- Ubicación : Viena, Austria
- Tamaño de la compañía : No divulgado públicamente
- Escala actual : Sirve a operadores de redes, empresas de generación de energía, proveedores de servicios de transformadores y clientes industriales en todo el mundo con líneas de productos como FILOIL (tratamiento), REOIL (regeneración) y ECOIL (purificación).
- Tiempo de implementación : 2023 – 2024 (1 año, lanzamientos por fases y migración)
- Sistemas Implementados : CRM, Ventas, Inventario, Proyectos, Manufactura, Planificación, Taller, Calidad, Contabilidad, Compras
¿Qué desafíos estaban deteniendo a Ekofluid?
Antes de asociarse con Portcities, Ekofluid luchó con una implementación de Odoo mal ejecutada por un proveedor anterior. El sistema se había vuelto virtualmente inutilizable: los empleados no podían completar tareas básicas, y el ERP que debería haber acelerado el crecimiento estaba en su lugar creando cuellos de botella en cada giro.
Los problemas clave incluyeron:
- Personalizaciones que rompen el sistema: Las modificaciones en el código del proveedor anterior causaron caídas y errores en los módulos principales
- Cero adopción por parte de los usuarios: Sin la capacitación adecuada, el personal evitó el sistema por completo, volviendo a los procesos manuales
- Faltan características críticas: No se habían entregado plantillas bilingües de RFQ, PO y facturas (inglés y eslovaco)
- Fallos operativos diarios: Las caídas del sistema interrumpieron los horarios de producción y las comunicaciones con los clientes
Ekofluid se enfrentó a la elección entre abandonar Odoo por completo o encontrar un socio que pudiera salvar su inversión.
Los objetivos detrás de la transformación digital de Ekofluid
Trabajando con Portcities, Ekofluid pretendía:
- Corregir errores de la implementación del socio anterior
- Estandarizar flujos de trabajo comerciales críticos en CRM, Ventas, Manufactura, Inventario, Piso de Venta, Calidad y Contabilidad
- Entregar plantillas multilingües para una comunicación más fluida con clientes y proveedores
- Capacitar al personal para usar Odoo con confianza en las operaciones diarias
- Migrar a Odoo Versión 17 para estabilidad y escalabilidad a largo plazo
¿Cómo intervinieron Portcities y Odoo con soluciones?
Portcities trabajó estrechamente con Ekofluid para implementar Odoo ERP en fases, asegurando estabilidad mientras introducía mejoras críticas.
Módulos de Odoo utilizados:
- Ventas
- CRM
- Inventario
- Proyectos
- Manufactura
- Planificación
- Piso de Venta
- Calidad
- Contabilidad
- Compra
Departamentos involucrados:
- Compras
- Ventas y CRM
- Contabilidad / Finanzas
- Manufactura (trabajadores de planta y administradores)
De la Inauguración al Lanzamiento: Un Viaje de Un Año
El proyecto se ejecutó durante el transcurso de un año:
- Fase 1: Implementación, formación, recopilación de requisitos para futuras mejoras, desarrollo y pruebas, Lanzamiento/actualizaciones
- Fase 2: Migración de Odoo 16 a Odoo 17 para un sistema limpio y preparado para el futuro
Adaptando Odoo a los flujos de trabajo únicos de Ekofluid
Para hacer que Odoo se integrara sin problemas en los flujos de trabajo globales de Ekofluid, Portcities entregó personalizaciones específicas:
- Plantillas bilingües (EN/SK) para RFQ, PO y facturas
- Campos personalizados y menú (Pago, Alcance, Fecha de Entrega Esperada)
- Ventana de verificación antes de enviar mensajes desde registros
- Comportamiento de UI basado en roles para Órdenes de Trabajo (trabajadores restringidos de "Marcar como Hecho")
- Limpieza de personalizaciones innecesarias o defectuosas dejadas por el implementador anterior
Integraciones del sistema:
No se implementaron integraciones de terceros; el enfoque estuvo en estabilizar y estandarizar el ERP.
Construyendo un sistema único para cada departamento
- De la generación de leads a la cotización y de la cotización al pedido (CRM y Ventas)
- Del pedido al cobro (Ventas y Facturación)
- De la adquisición al pago (Compras y Contabilidad)
- Ejecución de manufactura (Órdenes de trabajo con aprobaciones basadas en roles)
- Generación y distribución de documentos en inglés y eslovaco
Una infraestructura confiable para impulsar las operaciones diarias
La instancia de Odoo de Ekofluid fue migrada desde el servidor de su proveedor anterior a Odoo.sh.
Portcities fue responsable de la migración y estabilización del sistema, pero no gestionó la infraestructura diaria.
¿Cuáles son los desafíos de implementación?
El mayor desafío fue migrar el sistema de Ekofluid de su proveedor anterior. Los módulos personalizados mal desarrollados causaron errores e inestabilidad al ser transferidos.
Cómo Portcities lo resolvió:
A través de un análisis y pruebas cuidadosas, el equipo de Portcities reconstruyó el entorno del sistema, migró datos críticos y se aseguró de que todos los módulos funcionaran sin problemas en Odoo.sh. Después de la estabilización, el sistema se actualizó de manera limpia a Odoo 17, brindando a Ekofluid una base estable para el futuro.
El impacto medible de Odoo en Ekofluid
Con Portcities, se entregaron mejoras concretas y medibles:
- Estabilidad del sistema: De fallos diarios a cero tiempo de inactividad, un entorno ERP limpio y estable en Odoo 17
- Preparación internacional: La generación de documentos bilingües facilitó una comunicación fluida con clientes y proveedores en Europa Central y Oriental
- Control de procesos: 100% estandarización de procesos en ventas, compras, contabilidad y fabricación
- Adopción del usuario: De cero uso a adopción total: el personal ahora usa Odoo con confianza a través de una capacitación adecuada y un acceso intuitivo basado en roles
- Impacto en el negocio: Tiempos de producción reducidos a través de la planificación integrada y la coordinación en el piso de fabricación
La transformación está completa: Lo que alguna vez fue un sistema fallido que amenazaba las operaciones ahora es la columna vertebral del negocio internacional de Ekofluid.
Creciendo juntos: ¿Qué sigue para Ekofluid y Portcities?
Aunque Portcities ya no brinda soporte continuo, nuestro equipo entregó mantenimiento correctivo, solicitudes de cambios pequeños y habilitación de usuarios para asegurar que Ekofluid pudiera operar de manera independiente.
Más que un proveedor: Portcities como socio de confianza
Este caso demuestra la experiencia única de Portcities en la recuperación de ERP. Donde otros ven un sistema fallido, nosotros vemos una oportunidad para ofrecer transformación. El viaje de Ekofluid desde un completo fallo del sistema hasta la adopción total demuestra que con el socio adecuado, incluso las implementaciones más rotas pueden convertirse en historias de éxito.
¿Está su implementación de ERP frenándolo? Si está luchando con un sistema fallido o mal ejecutado, no tiene que empezar desde cero. Portcities se especializa en la recuperación de ERP: transformando fallos del sistema en éxito operacional.
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