Alamboga Internusa, un distribuidor de alimentos con sede en Bali, modernizó sus operaciones al reemplazar sistemas heredados con Odoo ERP para superar los desafíos de los procesos manuales y flujos de trabajo fragmentados. Este estudio de caso destaca cómo una plataforma Odoo completamente integrada—que abarca ventas, compras, inventario, contabilidad, recursos humanos y fabricación—permitió a Alamboga agilizar procesos, garantizar la precisión de los datos y construir una base escalable para el crecimiento futuro.
- Nombre de la Empresa : PT Alamboga Internusa
- Industria : Distribución de Alimentos (Ingredientes Importados de Alta Calidad)
- Ubicación : Denpasar, Bali, Indonesia
- Tamaño de la Empresa : ~200 empleados
- Escala Actual : 7 almacenes en Bali, atendiendo mercados indonesios y de expatriados
- Tiempo de Implementación : Puesta en marcha enero 2018 (estabilizado después de 1 año)
- Sistemas Implementados: Ventas, Compras, Inventario, Contabilidad, Empleados, Manufactura, Tiempo libre, Asistencia
De negocio familiar a distribuidor de alimentos líder
PT Alamboga Internusa (“Alamboga”) se estableció en 1990 como una de las primeras empresas en importar productos alimenticios premium de Australia y Nueva Zelanda directamente a Bali. Comenzando con solo ocho empleados y dos camiones refrigerados, la empresa apoyó la incipiente industria hotelera y de restaurantes de Bali durante los primeros años de desarrollo turístico.
Casi tres décadas después, Alamboga se ha convertido en un distribuidor de confianza con más de 200 empleados, siete almacenes y asociaciones con proveedores de más de 20 países.
Su misión sigue siendo clara: entregar los productos alimenticios de la más alta calidad a los mercados turísticos y de expatriados de Indonesia, mientras fomenta una cooperación sostenible y a largo plazo con proveedores globales.
Pero con la escala vino la complejidad. A medida que los pedidos, almacenes y relaciones con proveedores se multiplicaron, el sistema contable legado de la empresa ya no pudo seguir el ritmo. Las operaciones se volvieron aisladas, los procesos se ralentizaron y los equipos lucharon con ineficiencias.
Para 2017, la dirección se dio cuenta de que era hora de digitalizar completamente las operaciones con un ERP moderno.
La migración a un futuro digital se convierte en el principal desafío
Cuando Alamboga decidió mudarse a Odoo ERP en 2018, el mayor desafío no fue solo tecnológico, sino también cultural. La transición requería un cambio completo en la mentalidad a medida que los empleados se alejaban de los sistemas legados familiares hacia flujos de trabajo digitales integrados.
Implementar el seguimiento por número de lote para grandes inventarios también resultó difícil, y la resistencia a los nuevos procesos ralentizó la adopción. Sin un sistema unificado, departamentos como ventas, compras, inventario y contabilidad trabajaban de manera aislada, creando fricción y limitando la visibilidad en toda la empresa.
Específicamente, la empresa enfrentó tres obstáculos críticos:
- Seguimiento de inventario complejo: gestionar miles de SKUs en siete almacenes con seguimiento por lote/lote para productos perecederos importados
- Resistencia a la adopción del usuario: El personal acostumbrado a los procesos manuales se resistió a los nuevos flujos de trabajo digitales
- Silos de datos: Los equipos de ventas, compras y contabilidad operaban de manera independiente, causando retrasos y errores
Odoo como el respaldo central que resuelve el desafío
Asociándose con Portcities, Alamboga implementó una solución completa de Odoo ERP para reemplazar su sistema contable heredado y unificar todas las operaciones centrales bajo una plataforma.
Los módulos clave de Odoo utilizados son:
- Ventas (gestión de pedidos y clientes)
- Compra (relaciones con proveedores y adquisiciones)
- Inventario (gestión de múltiples almacenes con seguimiento de lotes)
- Contabilidad (informes financieros integrados)
- Manufactura (planificación de producción para servicios de valor agregado)
- RRHH: Empleado, Tiempo libre, Asistencia
Personalizaciones críticas incluidas:
- Sistema de reservación de stock para prevenir sobreventas a través de canales
- Diseño de impresión de factura personalizada que cumple con los requisitos fiscales de Indonesia
Viaje de implementación
El ERP se activó el 1 de enero de 2018. Al principio, la adopción por parte de los usuarios fue un gran obstáculo. Muchos empleados se resistieron a abandonar las viejas formas de trabajar, y el sistema de Números de Lote fue complejo de implementar.
Principales Desafíos Durante la Implementación:
- Resistencia del personal acostumbrado a los sistemas heredados
- Complejidad de la configuración del seguimiento de Números de Lote para importaciones perecederas
- Adopción lenta en diferentes departamentos
Cómo se superaron los desafíos:
- Directiva fuerte de la gerencia para descontinuar todos los sistemas heredados de inmediato
- Colaboración estrecha con consultores de Portcities para capacitación y estabilización
- Un año de ajustes continuos hasta que el uso del sistema se volvió estandarizado y fluido
Resultados: Una base sólida para el crecimiento
Con Odoo, Alamboga logró su objetivo principal de digitalizar los procesos comerciales en un solo sistema. Los departamentos que alguna vez operaron en silos ahora trabajan juntos sin problemas, con datos fluyendo en tiempo real a través de ventas, compras, inventario y contabilidad.
Beneficios Clave Alcanzados:
- Mayor precisión de stock con seguimiento de Número de Lote para la gestión de bienes perecederos
- Facturación e informes integrados para operaciones financieras optimizadas
- Flujos de trabajo de almacén y compras automatizados
- Visibilidad en tiempo real a través de departamentos
- Base para la migración futura a versiones más nuevas de Odoo
Construyendo una Asociación Sostenible
Lo que comenzó como un proyecto de modernización evolucionó en una base para la colaboración a largo plazo. El caso de Alamboga demuestra cómo alinear las soluciones ERP con los objetivos comerciales puede crear un valor duradero. A pesar de la resistencia inicial, el sistema ahora apoya operaciones estables y sienta las bases para la innovación futura.
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