Alamboga Internusa, một nhà phân phối thực phẩm có trụ sở tại Bali, đã hiện đại hóa hoạt động của mình bằng cách thay thế các hệ thống cũ bằng Odoo ERP để vượt qua những thách thức của quy trình thủ công và dòng công việc bị phân tán. Nghiên cứu trường hợp này nổi bật cách mà một nền tảng Odoo hoàn toàn tích hợp—bao gồm bán hàng, mua sắm, tồn kho, kế toán, nhân sự và sản xuất—đã giúp Alamboga tối ưu hóa quy trình, đảm bảo độ chính xác của dữ liệu và xây dựng một nền tảng có thể mở rộng cho sự phát triển trong tương lai.
- Tên Công Ty : PT Alamboga Internusa
- Ngành : Phân Phối Thực Phẩm (Nguyên Liệu Nhập Khẩu Chất Lượng Cao)
- Vị trí : Denpasar, Bali, Indonesia
- Quy mô công ty : ~200 nhân viên
- Quy mô hiện tại : 7 kho bãi trên khắp Bali, phục vụ thị trường Indonesia và người nước ngoài
- Thời gian thực hiện : Triển khai vào tháng 1 năm 2018 (ổn định sau 1 năm)
- Hệ thống đã triển khai: Bán hàng, Mua sắm, Tồn kho, Kế toán, Nhân viên, Sản xuất, Nghỉ phép, Điểm danh
Từ Doanh nghiệp Gia đình đến Nhà Phân phối Thực phẩm Hàng đầu
Công ty PT Alamboga Internusa (“Alamboga”) được thành lập vào năm 1990 như một trong những công ty đầu tiên nhập khẩu các sản phẩm thực phẩm cao cấp từ Úc và New Zealand trực tiếp vào Bali. Bắt đầu chỉ với tám nhân viên và hai xe tải làm mát, công ty đã hỗ trợ ngành khách sạn và nhà hàng đang phát triển của Bali trong những năm đầu của sự phát triển du lịch.
Gần ba thập kỷ sau, Alamboga đã phát triển thành một nhà phân phối đáng tin cậy với hơn 200 nhân viên, bảy kho hàng và các mối quan hệ đối tác với nhà cung cấp từ hơn 20 quốc gia.
Sứ mệnh của công ty vẫn rõ ràng: cung cấp các sản phẩm thực phẩm chất lượng cao nhất cho thị trường du lịch và người nước ngoài tại Indonesia, đồng thời thúc đẩy sự hợp tác bền vững lâu dài với các nhà cung cấp toàn cầu.
Nhưng với quy mô đi kèm là sự phức tạp. Khi các đơn hàng, kho hàng và mối quan hệ với nhà cung cấp gia tăng, hệ thống kế toán truyền thống của công ty không còn đáp ứng kịp nữa. Các hoạt động trở nên rời rạc, quy trình chậm lại, và các nhóm gặp khó khăn với sự không hiệu quả.
Đến năm 2017, ban lãnh đạo nhận ra rằng đã đến lúc hoàn toàn số hóa các hoạt động với một hệ thống ERP hiện đại.
Di chuyển đến một tương lai kỹ thuật số trở thành thách thức chính
Khi Alamboga quyết định chuyển sang Odoo ERP vào năm 2018, thách thức lớn nhất không chỉ là công nghệ mà còn là văn hóa. Sự chuyển đổi yêu cầu một sự thay đổi hoàn toàn trong tư duy khi nhân viên rời xa những hệ thống kế thừa quen thuộc để đến với các quy trình làm việc kỹ thuật số tích hợp.
Việc triển khai theo dõi số lô cho các kho hàng lớn cũng gặp khó khăn, và sự kháng cự đối với các quy trình mới đã làm chậm việc áp dụng. Nếu không có một hệ thống thống nhất, các phòng ban như bán hàng, mua sắm, kho và kế toán làm việc riêng lẻ, tạo ra sự mâu thuẫn và hạn chế tầm nhìn trong toàn bộ doanh nghiệp.
Cụ thể, công ty đã phải đối mặt với ba trở ngại quan trọng:
- Theo dõi kho phức tạp: Quản lý hàng ngàn SKU trên bảy kho với theo dõi lô/batch cho hàng hóa nhập khẩu dễ hư hỏng
- Kháng cự việc áp dụng của người dùng: Nhân viên quen với quy trình thủ công đã chống lại các quy trình công việc kỹ thuật số mới
- Kho dữ liệu riêng biệt: Các đội ngũ bán hàng, mua sắm và kế toán hoạt động độc lập, gây ra sự chậm trễ và lỗi
Odoo như là xương sống trung tâm giải quyết thách thức
Đối tác với Portcities, Alamboga đã triển khai một giải pháp Odoo ERP đầy đủ để thay thế hệ thống kế toán cũ và thống nhất tất cả các hoạt động cốt lõi dưới một nền tảng.
Các mô-đun Odoo chính được sử dụng là:
- Bán hàng (quản lý đơn hàng và khách hàng)
- Mua sắm (mối quan hệ với nhà cung cấp và mua hàng)
- Tồn kho (quản lý nhiều kho với theo dõi lô hàng)
- Kế toán (báo cáo tài chính tích hợp)
- Sản xuất (lập kế hoạch sản xuất cho các dịch vụ giá trị gia tăng)
- HR: Nhân viên, Nghỉ phép, Tham gia
Các tùy chỉnh quan trọng bao gồm:
- Hệ thống đặt chỗ hàng tồn kho để ngăn chặn việc bán quá số lượng trên nhiều kênh
- Thiết kế in hóa đơn tùy chỉnh đáp ứng các yêu cầu tuân thủ thuế của Indonesia
Hành trình thực hiện
Hệ thống ERP chính thức hoạt động vào ngày 1 tháng 1 năm 2018. Ngay từ đầu, việc người dùng chấp nhận là một trở ngại lớn. Nhiều nhân viên đã kháng cự việc từ bỏ các cách làm việc cũ, và hệ thống Số Lô thì phức tạp để triển khai.
Những Thách Thức Chính Trong Quá Trình Triển Khai:
- Sự kháng cự từ nhân viên quen với các hệ thống cũ
- Độ phức tạp của việc thiết lập theo dõi Số Lô cho hàng hóa dễ hư hỏng
- Sự chấp nhận chậm chạp trong các phòng ban khác nhau
Cách vượt qua những thách thức:
- Chỉ đạo mạnh mẽ từ ban quản lý để ngừng tất cả các hệ thống cũ ngay lập tức
- Hợp tác chặt chẽ với các cố vấn Portcities để đào tạo và ổn định
- Một năm điều chỉnh liên tục cho đến khi việc sử dụng hệ thống trở nên chuẩn hóa và trơn tru
Kết quả: Một nền tảng vững chắc cho sự phát triển
Với Odoo, Alamboga đã đạt được mục tiêu chính là số hóa quy trình kinh doanh trong một hệ thống. Các phòng ban từng hoạt động tách biệt nay làm việc liền mạch với nhau, với dữ liệu chảy theo thời gian thực giữa bán hàng, mua sắm, kho bãi, và kế toán.
Lợi ích chính đạt được:
- Tăng cường độ chính xác của hàng tồn kho với việc theo dõi Số Lô cho quản lý hàng hóa dễ hỏng
- Hóa đơn và báo cáo tích hợp cho các hoạt động tài chính hợp lý hóa
- Tự động hóa quy trình làm việc kho và mua sắm
- Tính khả thi thời gian thực giữa các phòng ban
- Nền tảng cho việc di chuyển sang các phiên bản Odoo mới hơn trong tương lai
Xây dựng một quan hệ hợp tác bền vững
Điều gì bắt đầu như một dự án hiện đại hóa đã trở thành nền tảng cho sự hợp tác lâu dài. Trường hợp Alamboga cho thấy cách mà việc kết hợp các giải pháp ERP với các mục tiêu kinh doanh có thể tạo ra giá trị lâu dài. Bất chấp sự kháng cự ban đầu, hệ thống hiện nay hỗ trợ hoạt động ổn định và đặt nền tảng cho sự đổi mới trong tương lai.
Hãy Bắt Đầu Hành Trình ERP Của Bạn Với Portcities
Nếu doanh nghiệp phân phối của bạn đang gặp khó khăn với các hệ thống cũ hoặc quy trình làm việc không liên kết, câu chuyện của Alamboga cho thấy sức mạnh của một ERP thống nhất.
Hãy để Portcities giúp bạn số hóa hoạt động, tích hợp các nhóm của bạn và chuẩn bị cho sự phát triển mở rộng.
Liên hệ với chúng tôi
hôm nay để tìm hiểu cách Odoo có thể thúc đẩy sự chuyển đổi của bạn.
