Ketika pemerintah Singapura meluncurkan jaringan E-invoicing nasional pada tahun 2019, alasan nya sederhana - untuk meningkatkan efisiensi bisnis dan mengurangi biaya. Meskipun banyak hal telah berubah sejak itu, tujuannya tetap sama. Salah satu perubahan adalah bahwa jaringan e-invoicing telah berganti nama menjadi InvoiceNow sejak September 2020, dan sekarang ada beberapa hibah yang tersedia untuk bisnis yang sejalan dengan inisiatif pemerintah Singapura untuk menggunakan jaringan Peppol untuk mempercepat adopsi e-invoice.

Sebelum membahas hibah, mari kita bahas apa itu e-invoicing, manfaatnya, Peppol, dan bagaimana bisnis Anda bisa mendapat manfaat.

Apa itu E-invoice?

E-invoice atau faktur elektronik

adalah faktur yang dikirimkan secara elektronik dalam format yang spesifik dan terstandarisasi. Faktur ini berisi representasi visual dari data faktur dalam bentuk terstruktur. Faktur ini juga dapat diimpor secara otomatis ke sistem akuntansi bisnis pembeli.

Penting untuk dicatat bahwa e-invoice bukan:

• Gambar faktur kertas dalam format seperti .jpg atau .tiff atau dikirim melalui mesin faks.

• Faktur kertas yang dipindai - melalui Optical Character Recognition (OCR).

• Data faktur yang tidak terstruktur dalam format word atau PDF.

• Faktur HTML yang tidak terorganisir dalam email atau halaman web.

Apa itu E-invoicing?

E-invoicing atau electronic invoicing terjadi ketika faktur tanpa kertas ditukar antara pembeli dan penjual melalui pertukaran data elektronik yang telah ditentukan.

Di dunia saat ini, e-invoicing diaktifkan melalui dua opsi utama. Yang pertama adalah koneksi langsung antara penjual dan pembeli.

Opsi kedua melibatkan jaringan beberapa penjual dan pembeli.

Ini yang terjadi di Singapura. Dengan upaya dari IMDA (Info-communication Media Development Authority) , sebuah badan hukum di bawah Kementerian Komunikasi dan Informasi Singapura, pemerintah Singapura menerapkan jaringan e-invoicing nasional pertama di bawah otoritas Peppol di luar Eropa.

Jaringan Pengiriman E-Delivery Internasional Peppol memungkinkan bisnis bertransaksi secara internasional dengan perusahaan terhubung lainnya.

Dan sekarang, bisnis di Singapura dapat memanfaatkan e-invoicing dalam jaringan Peppol dengan perusahaan lain di dalam dan di luar Singapura, asalkan kedua belah pihak bergabung dalam jaringan.

Manfaat E-invoicing

• Meningkatkan Arus Kas

Karena e-invoice langsung dikirim ke pihak yang membutuhkan, waktu pembayaran menjadi lebih singkat, yang meningkatkan arus kas bisnis.

• Mengurangi Biaya

Dengan faktur kertas, bisnis mengeluarkan lebih banyak sumber daya untuk penyimpanan dan pengambilan, meningkatkan biaya bisnis. E-invoicing mengurangi biaya ini.

• Meningkatkan Efisiensi Bisnis

E-invoicing sangat mengurangi kemungkinan kesalahan manusia dan keterlambatan dalam pengajuan faktur. Ini, pada gilirannya, meningkatkan akurasi dan efisiensi bisnis.

• Memungkinkan Kepatuhan yang Lebih Tinggi

E-invoicing bukan hanya media untuk mengisi faktur digital; itu lebih dari itu. E-invoicing memungkinkan bisnis mencapai tingkat kepatuhan yang lebih tinggi tanpa kerumitan.

• Memberikan Transparansi dan Visibilitas

E-invoicing memberikan transparansi yang lebih baik karena melacak faktur dan memberikan jejak audit mendalam. Ini juga meningkatkan visibilitas terhadap faktur, kontrak, pesanan pembelian, dan dokumentasi pendukung.

• Meningkatkan Semangat Karyawan

Dengan e-invoicing, tenaga kerja memiliki lebih sedikit hal untuk dikhawatirkan karena pihak lain akan segera mendapatkan faktur, dan mereka dapat menghemat waktu dan fokus pada tugas-tugas bernilai tinggi lainnya.

Apa itu Peppol E-invoicing di Singapura?

Peppol e-invoicing di Singapura adalah bagian dari jaringan Peppol e-invoicing global. Banyak negara Eropa, seperti Jerman, Britania Raya, dan Norwegia, menggunakan kerangka Peppol untuk memfasilitasi pertukaran elektronik dokumen bisnis.

Ini juga memungkinkan bisnis berkomunikasi secara elektronik dengan pembeli publik, termasuk pertukaran faktur elektronik melalui jaringan Peppol.

Sebagai otoritas Peppol di Singapura, IMDA menyetujui dan mengesahkan titik akses Peppol dan penyedia solusi siap Peppol.

Pada saat diluncurkan, jaringan e-invoicing memiliki 11 penyedia titik akses dan hanya beberapa bisnis yang merupakan penyedia solusi Peppol-ready.

Saat ini, karena manfaat yang diperoleh bisnis dari kepatuhan, InvoiceNow, nama resmi jaringan e-invoicing Singapura, kini memiliki lebih dari 150 penyedia solusi Peppol-ready - salah satunya adalah Port Cities Singapore .

Fungsi lain dari IMDA termasuk menentukan spesifikasi SG Peppol BIS , kepatuhan jaringan yang diatur, dan mempromosikan adopsi e-invoicing.

Ingin mengurangi biaya & meningkatkan proses pembayaran dengan InvoiceNow?

Lihat bagaimana cara kerjanya

Bagaimana E-invoicing Bekerja di Singapura?

Sebelum IMDA, perusahaan mengeluarkan faktur setelah mengekstrak informasi yang diperlukan dari sistem ERP/akuntansi mereka dan memformatnya menjadi format yang dapat dibaca oleh manusia. Setelah selesai, mereka mengirimkan faktur melalui kertas atau email.

Anda akan setuju bahwa ini bukan pendekatan terbaik, tetapi perusahaan penerima juga tidak melakukan yang lebih baik.

Perusahaan penerima memasukkan informasi secara manual atau memindainya ke dalam sistem mereka - pendekatan yang rentan terhadap kesalahan, memakan waktu, dan membuang sumber daya.

InvoiceNow mempercepat pemrosesan faktur dengan mentransmisikan e-invoice langsung dari satu sistem akuntansi ke sistem lainnya, membantu pembayaran yang lebih cepat.

Ini dilakukan melalui format dokumen XML yang dikenal sebagai BIS (Business Interoperability Specifications) Billing 3.0 UBL.

Standar ini memungkinkan bisnis (pembeli dan penjual) menggunakan sistem ERP/akuntansi yang mereka pilih untuk tujuan e-invoicing tanpa pihak lain menggunakan sistem yang sama. Hal ini dimungkinkan jika sistem di kedua sisi memenuhi persyaratan IMDA.

Karena kemudahannya, banyak bisnis adalah pengguna yang terverifikasi Peppol. Anda dapat menemukan daftar bisnis di direktori Peppol Singapura dengan mengunjungi https://www.peppoldirectory.sg/.

Perbedaan antara Peppol-ready dan Penyedia Titik Akses

Penyedia solusi Peppol-ready adalah sistem seperti solusi ERP atau akuntansi yang dapat mengirim dan menerima e-invoice melalui jaringan Peppol.

Selain kemampuan e-invoicing, solusi tersebut juga harus menjamin kebenaran ID Peppol dari mitra bisnis. Informasi tentang cara mendaftarkan sistem sebagai solusi Peppol-ready dapat ditemukan di sini.

Di sisi lain, penyedia titik akses atau layanan menciptakan dan memelihara gateway konektivitas pada jaringan e-invoicing.

Mereka harus mematuhi standar Peppol, mendaftarkan dan memperbarui detail pengguna di Singapore Service Metadata Publisher (SMP), dan mengarahkan e-invoice ke tujuan yang tepat.

Informasi lebih lanjut tentang cara menjadi penyedia titik akses di Singapura dapat ditemukan di sini .

Hibah Saat Ini dari Pemerintah Singapura

Pemerintah Singapura siap untuk mempercepat adopsi jaringan e-invoicing. Melalui IMDA, mereka telah memperkenalkan hibah-hibah berikut:

• Bonus Transaksi InvoiceNow (ITB)

ITB adalah bonus $200 yang tersedia untuk semua bisnis setelah mereka mengirim sepuluh faktur di jaringan InvoiceNow dalam 12 bulan pertama faktur pertama.

Setelah bisnis mengirim faktur pertama, tidak peduli jumlahnya, IMDA membayarkan $50 kepada mereka. Tambahan $150 dibayarkan setelah mereka mengirim sembilan faktur lainnya.

Untuk memulai, Anda harus mendaftar di jaringan melalui penyedia solusi Peppol-ready bersertifikat seperti Port Cities. Setelah itu, Anda dapat menemukan pelanggan Anda di direktori Peppol Singapura dan mengambil informasi ID Peppol mereka.

Setelah itu selesai, Anda dapat menggunakan sistem ERP/akuntansi pilihan Anda untuk mengirimkan faktur kepada mereka, asalkan terdaftar di jaringan dengan bantuan penyedia Titik Akses.

• LEAD Connect & Transact Grant

Hibah ini terdiri dari dua bagian, yaitu hibah LEAD Connect dan hibah LEAD Transact. Keduanya hanya berlaku untuk perusahaan besar.

• Hibah LEAD Connect

Organisasi besar dengan solusi ERP/keuangan mereka dapat mengakses hibah sebesar $30.000 melalui hibah LEAD Connect.

Ada beberapa persyaratan kelayakan yang harus dipenuhi:

• • Perusahaan harus memiliki UEN bisnis yang aktif dan valid.

  • Mereka harus menyelesaikan integrasi dengan sistem keuangan mereka dalam waktu 12 bulan.

  • Proses integrasi harus dimulai setelah 1 November 2022.

  • Mereka harus memiliki setidaknya 200 pemasok dan pelanggan.

• LEAD Transact Grant

Perusahaan yang memenuhi syarat untuk LEAD Transact grant dapat mendapatkan hingga $40.000. Mereka juga dapat menerima insentif sebagai penerima tagihan dan pembeli.

Kriteria kelayakan:

• • Perusahaan besar yang dapat memenuhi tingkat transaksi minimum 25 UEN sebagai pembeli dan/atau 250 UEN sebagai penerima tagihan.

  • Periode pendanaan adalah satu tahun setelah klaim pertama, dan tanggal mulai sebagai penerima tagihan atau pembeli tidak harus sama.

  • Penerima tagihan yang mendapatkan LEAD Transact grant tidak terkena Bonus Transaksi InvoiceNow.

  • Tabel di bawah ini menunjukkan tingkat transaksi yang dapat diikuti oleh perusahaan dan pembayaran yang sesuai.

Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut tentang pendaftaran dan syarat dan ketentuan di sini.

Integrasi dengan solusi ERP/ Akuntansi seperti Odoo sangat penting

Odoo adalah ERP modular yang dimulai pada tahun 2005 untuk membantu bisnis meningkatkan proses mereka melalui teknologi.

Saat ini, Odoo adalah salah satu solusi Enterprise Resource Planning (ERP) terkemuka, dengan lebih dari 7 juta pengguna dan ratusan aplikasi dan modul.

Di antaranya adalah Akuntansi, Inventaris, CRM, Pembuat Situs Web, Penjualan, dan banyak lagi - semuanya saling berbagi data secara mulus setelah diinstal.

Melalui aplikasi Akuntansi nya , Odoo membantu bisnis di Singapura mematuhi persyaratan e-invoicing IMDA yang baru.

Selain fitur akuntansi unggul dan konektivitas instan dengan aplikasi Odoo lainnya , Akuntansi Odoo merupakan investasi yang sangat baik bagi bisnis di Singapura karena alasan berikut:

Memenuhi Persyaratan IRAS

Akuntansi Odoo adalah salah satu perangkat lunak yang terdaftar di IRAS 'Accounting Software Register+ ("ASR+"). Ini juga mampu menghasilkan File Audit IRAS (IAF).

Pengambilan keputusan menjadi lancar

Aplikasi ini membantu pengambilan keputusan dengan membuat data operasional dan keuangan mudah diakses dan dalam format yang user-friendly. Laporan dapat instan, generik, atau dinamis; Anda sekarang dapat mengelola laporan keuangan dan legalitas dengan benar.

Integrasi dengan aplikasi Odoo lainnya

Odoo Accounting adalah apa yang telinga bagi sepasang kacamata dalam aplikasi Odoo yang relevan lainnya. Ketika digabungkan, organisasi dari berbagai ukuran dapat menggunakan Odoo untuk mengelola sumber daya dengan lebih baik, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan proses akuntansi.

Lokalisasi di negara lain

Odoo Accounting memenuhi standar akuntansi di Singapura dan negara lainnya seperti Malaysia, Indonesia, Vietnam, dan Thailand. Aplikasi ini menghilangkan masalah kompatibilitas jika Anda memiliki bisnis di negara lain atau berencana untuk berkembang.

Mulai dengan E-invoicing

Manfaat e-invoicing tidak dapat terlalu ditekankan. Bisnis dapat beroperasi dengan lebih transparan, menghemat uang, dan bekerja dengan aliran kas yang lebih baik.

Namun, bisnis di Singapura memiliki keuntungan tambahan dengan InvoiceNow yang didukung oleh Peppol.

Meskipun bergabung dengan jaringan ini tidak wajib pada saat penulisan ini, adalah tepat bagi bisnis, terlepas dari ukuran dan industri, untuk mengadopsi e-invoicing.

Kami dapat membantu Anda apakah Anda sebelumnya telah menggunakan sistem akuntansi dan ingin mendaftar di InvoiceNow, atau sedang mencari untuk memulai.

Port Cities Singapore terdiri dari para ahli yang dapat membantu Anda mengintegrasikan Odoo Accounting dengan Peppol dan menjawab pertanyaan lebih lanjut tentang e-invoicing dan mengajukan subsidi pemerintah.

Tinggalkan pesan kepada kami , dan anggota tim kami akan menghubungi Anda secepat mungkin.