Dari Kertas ke Piksel: Bagaimana SCID Mengubah Revolusi Manajemen Mal dengan Odoo

• Nama Organisasi: Saigon Co.op Investment Development Corporation
• Lokasi : Vietnam
• Industri Bisnis real estat komersial, manajemen dan operasi pusat perbelanjaan
• Ukuran perusahaan: Besar
• Jumlah pengguna: 20
• Waktu pelaksanaan: 5-8 bulan
• Sistem yang diimplementasikan: Mall, Leasing, Kontak, Akuntansi, Penagihan
  

Saigon Co.op Investment Development Corporation (SCID) adalah pemain utama dalam sektor ritel yang dinamis di Vietnam. Sebagai pemain kunci dalam real estate komersial, pengembangan proyek, dan investasi keuangan, portofolio SCID mencakup jaringan mal SenseCity dan SenseMarket yang luas.

Tetapi bahkan raksasa pun bisa tersandung, dan SCID menemukan dirinya berjuang dengan masalah sebesar Goliath: proses operasional berbasis kertas yang terfragmentasi dan sejauh itu tidak maju seperti prasasti batu.

Untuk mengatasi tantangan ini, SCID beralih ke Portcities dan solusi perangkat lunak perusahaan yang serbaguna, Odoo. Bersama-sama, mereka berusaha untuk membawa manajemen mal SCID ke era digital, mengubah labirin kertas menjadi ekosistem digital yang efisien.

Tantangan Bisnis

Sebelum Odoo, operasi SCID sangat bergantung pada kertas. Proses penyewaan mereka tidak efisien, dengan persetujuan yang lambat dan kesalahan yang sering terjadi. Setiap mal beroperasi secara independen, tanpa adanya standarisasi.

1. Ketidakintegrasian dan ketidaksesuaian data: Ketidaksesuaian data dan kurangnya integrasi antara sistem dan departemen yang berbeda menyebabkan kesalahan, keterlambatan, dan ketidakefisienan dalam pengambilan keputusan.
2. Manajemen keuangan yang tidak memadai: Proses akuntansi manual menyebabkan SCID mengalami keterlambatan dan ketidakakuratan dalam pelaporan keuangan. Tanpa menggunakan Odoo, membuat keputusan keuangan yang berpengetahuan tentang kapan harus menyesuaikan tarif sewa, menentukan waktu yang optimal untuk meluncurkan kampanye masa sewa yang fleksibel, atau mengejar inisiatif penegakan sewa menjadi lebih sulit bagi para pengambil keputusan.
3. Manajemen proyek yang kontraproduktif: Pendekatan manajemen proyek yang tidak terkoordinasi menyebabkan keterlambatan dan melebihi anggaran, menciptakan kesulitan bagi industri manajemen sewa untuk menyelesaikan proyek mereka, termasuk inisiatif retensi penyewa, proyek keberlanjutan, dan proyek pemasaran properti - dalam batas waktu dan anggaran yang ditentukan.
4. Manajemen manual hubungan pelanggan: Proses manual yang tidak efisien dalam mengelola hubungan menghasilkan layanan pelanggan yang kurang memadai dan tingkat retensi yang lebih rendah, sehingga sulit untuk secara efektif mengembangkan dan mempertahankan hubungan pelanggan yang kuat dari waktu ke waktu.

Ketidakhadiran sistem yang terpadu menciptakan tantangan signifikan bagi Departemen Akuntansi dan Keuangan SCID. Pelacakan pendapatan di beberapa mal terutama sulit, menghambat pelaporan keuangan dan analisis yang akurat.

Ikhtisar Solusi

Portcities menyediakan solusi manajemen leasing untuk pusat perbelanjaan SenseMarket Cái Bè. Proyek uji coba berjalan dengan baik, sehingga perusahaan berencana untuk menerapkannya di semua pusat perbelanjaan SCID di seluruh negeri, termasuk:

1. Sistem manajemen yang mencakup semua aspek proses leasing, termasuk penanganan kontrak, pemrosesan perpanjangan, pengelolaan pemutusan, memperoleh persetujuan, dan memanfaatkan kemampuan tanda tangan elektronik dan penyimpanan untuk efisiensi pencatatan dan pengelolaan dokumen.
2. Pemasangan Customer Relationship Management (CRM) untuk manajemen penyewa yang melibatkan penggunaan strategis alat penjualan dan pemasaran. Ini dirancang oleh Portcities untuk Saigon Co.op Investment guna efektif mengelola, menganalisis, dan meningkatkan interaksi mereka dengan penyewa mereka sepanjang siklus pelanggan.
3. Aplikasi Akuntansi Odoo modern dan alat otomatisasi untuk mengoptimalkan dan menstandardisasi prosedur akuntansi. Dirancang dengan mempertimbangkan pembuatan proses keuangan yang efisien dan saling terhubung di seluruh organisasi.
4. Peningkatan sistem pelaporan dan analisis CSID untuk menyediakan kemampuan analisis komprehensif untuk pengambilan keputusan bisnis yang terinformasi. Ini termasuk peningkatan pada laporan keuangan, laporan sewa, laporan pelacakan bulanan, dan laporan pergerakan.

Solusi ini diimplementasikan pada Odoo 16 dengan aplikasi yang diinstal:

• Mall (modul kustom oleh Portcities)
• Pembiayaan (modul kustom oleh Portcities)
• Kontak
• Akuntansi
• Pembuatan Faktur

Namun, fitur utama yang menjadi pemenang adalah API kustom yang mengintegrasikan Odoo dengan sistem S-Invoice Viettel. Integrasi ini memungkinkan SCID untuk mengeluarkan faktur elektronik yang sesuai dengan standar negara dengan efisien.

Proses Implementasi

Transisi dari sistem berbasis kertas ke kerangka kerja digital untuk SCID membutuhkan waktu antara 5 hingga 8 bulan. Proses ini melibatkan serangkaian langkah metodis termasuk penilaian, penyesuaian sistem, dan pelatihan staf.

Awalnya, Portcities melakukan analisis mendalam terhadap proses-proses yang ada di SCID untuk merancang strategi transformasi digital yang komprehensif.

Setelah itu, tim fokus pada konfigurasi sistem Odoo ERP, menyesuaikannya untuk memenuhi persyaratan khusus SCID. Aspek penting dari proyek ini adalah migrasi data, yang dikelola dengan presisi untuk memastikan transfer yang aman dari semua informasi berharga dari sistem berbasis kertas ke platform digital.

Efektivitas sistem baru sangat bergantung pada kemampuan pengguna untuk mengoperasikannya dengan efisien. Oleh karena itu, sesi pelatihan yang luas dilakukan untuk meningkatkan kemampuan digital karyawan SCID, memberi mereka keterampilan yang diperlukan untuk menggunakan Odoo dengan efisien untuk kebutuhan operasional mereka.

Hasil dan Dampak

Transformasi ini secara signifikan meningkatkan efisiensi operasional.

SCID beralih dari proses berbasis kertas menjadi sistem yang sepenuhnya terdigitalisasi, secara signifikan mengurangi waktu pemrosesan untuk tugas-tugas yang sebelumnya memakan waktu berhari-hari menjadi hanya beberapa menit. Overhaul digital ini juga mengakibatkan penurunan drastis kesalahan, membuat kejadian semacam itu sangat jarang terjadi.

Pengenalan sistem yang terpadu telah memungkinkan tim Akuntansi dan Keuangan SCID untuk mengelola dan melacak pendapatan secara efisien di berbagai mal. Sistem ini memberikan gambaran keuangan yang komprehensif, menyederhanakan pengelolaan operasi multi-mal.

Telah terjadi peningkatan signifikan dalam efisiensi dan produktivitas dalam operasi SCID, seperti yang terbukti oleh peningkatan presisi dan koordinasi mal-mal.

Pelajaran yang Dipelajari dan Praktik Terbaik

Transformasi yang dilakukan oleh SCID menggambarkan wawasan kritis: dalam lanskap digital kontemporer, ketergantungan pada proses berbasis kertas bertindak sebagai pembatas bukan mekanisme dukungan.

Proyek ini mencapai tujuannya sebagian besar karena adopsi solusi digital yang lengkap dan antusias oleh SCID. Hal ini lebih menekankan pentingnya pergeseran ini adalah integrasi strategis yang dilakukan oleh SCID.

Dengan menghubungkan Odoo, sistem ERP yang mencakup semua, dengan S-Invoice, solusi fakturisasi khusus, SCID dapat mengotomatisasi dan mengalirkan pergerakan dari aktivitas operasional ke kepatuhan.

Kasus ini menggambarkan kebutuhan akan interoperabilitas dan kolaborasi antara platform digital yang berbeda dalam lingkungan bisnis modern.

Kesimpulan

Transformasi SCID dari mengandalkan metode berbasis kertas tradisional hingga sepenuhnya mengadopsi teknologi digital merupakan pencapaian luar biasa yang menjadi model bagi evolusi industri ritel.

Melalui implementasi Odoo, SCID tidak hanya beradaptasi dengan era digital; mereka telah menjadikan diri mereka sebagai pemimpin di dalamnya.

Menavigasi medan ritel dan real estat yang selalu berubah, SCID telah membangun infrastruktur digital yang tangguh yang tidak hanya memenuhi tuntutan saat ini tetapi juga mengantisipasi dan mempersiapkan tantangan masa depan.

Perubahan luar biasa ini menunjukkan bahwa bahkan perusahaan ritel terkemuka dapat beradaptasi dan berkembang dengan mengadopsi teknologi baru, terutama ketika teknologi tersebut melibatkan penggantian proses manual dengan sistem digital yang efisien.

Jadi apa yang Anda tunggu? Hubungi para ahli kami untuk mendapatkan wawasan tentang bagaimana Anda dapat mengulangi hasil yang sama untuk bisnis manajemen sewa Anda!