Dalam studi kasus ini, kami menelusuri bagaimana TBM (Tan Boong Ming), perusahaan ritel peralatan listrik dengan pengalaman 60 tahun di Malaysia, berhasil mengubah kegagalan upgrade ERP menjadi perjalanan transformasi digital yang sukses. Setelah berbulan-bulan mengalami upaya yang sia-sia dengan vendor sebelumnya, TBM bekerja sama dengan Portcities Malaysia untuk mengimplementasikan Odoo 17, menyatukan operasi di bidang penjualan, pengadaan, inventaris, dan akuntansi.
- Nama Perusahaan: TBM (Tan Boong Ming)
- Industri: Ritel – Peralatan Listrik
- Lokasi: Kuala Lumpur, Malaysia
- Skala: >100 karyawan
- Latar Belakang: Beroperasi lebih dari 60 tahun, TBM adalah jaringan toko listrik terpercaya dan serba ada yang menawarkan produk audio-visual, peralatan dapur, peralatan rumah tangga dan gaya hidup, perlengkapan kantor, serta gadget pribadi.
Tantangan: Kegagalan ERP yang Mahal
Ketika TBM memutuskan untuk memodernisasi operasional ritel mereka, mereka berencana untuk melakukan upgrade dari Microsoft Dynamics 365 ke Odoo 17. Sayangnya, mitra Odoo yang mereka pilih gagal menyelesaikan proyek tersebut—mengakibatkan berbulan-bulan keterlambatan, kerugian finansial, dan meningkatnya frustrasi di dalam perusahaan.
“Kami sudah berkomitmen pada Odoo, tetapi setelah mitra pertama kami gagal mengimplementasikannya, kami terpaksa memulai dari awal,” jelas tim manajemen TBM.
Tantangan yang mereka hadapi meliputi:
- Implementasi Gagal: Mitra Odoo awal tidak dapat menerapkan sistem yang fungsional.
- Waktu & Biaya Terbuang: Berbulan-bulan progres dan investasi terbuang sia-sia.
- Proses Terfragmentasi: Penjualan, inventaris, pengadaan, dan akuntansi berjalan secara terpisah.
Tujuan
Tujuan TBM jelas:
- Berhasil mengimplementasikan Odoo 17 setelah kegagalan sebelumnya
- Menyatukan operasi bisnis dalam satu ERP terintegrasi
- Mendukung digitalisasi jangka panjang di berbagai outlet ritel
Solusi: Odoo 17 dengan Modul Inti Ritel
TBM bekerja sama dengan Portcities Malaysia untuk mengubah tantangan menjadi kesuksesan.
Modul yang Diterapkan:
- Penjualan
- Inventaris
- Pembelian
- Akuntansi
Departemen yang Terlibat:
- Penjualan
- Merchandising
- Gudang
- Operasional
- Akuntansi
Hosting: On-premise, dikelola oleh tim IT internal TBM.
Proses yang Didukung oleh Odoo:
- Penjualan: Manajemen pesanan, operasi POS, dan transaksi pelanggan
- Inventaris: Kontrol stok, pelacakan pergerakan, dan operasional gudang
- Pembelian: Manajemen pemasok dan alur kerja pengadaan
- Akuntansi: Faktur, jurnal, dan laporan keuangan
Peningkatan Utama:
- Visibilitas inventaris yang terpusat dan real-time di seluruh outlet ritel dan gudang
- Alur kerja pembelian dan penjualan yang lebih efisien dengan pengurangan langkah manual
- Alur kerja pembelian dan penjualan yang lebih efisien dengan pengurangan langkah manual
Perjalanan Implementasi
Timeline: November 2023 – Desember 2024
Tanggal Go-Live: 1 Januari 2025
Tantangan selama implementasi:
- Memahami alur kerja bisnis TBM yang kompleks
- Mengatasi kesenjangan komunikasi antar tim
Solusi yang Diterapkan:
- Sesi discovery intensif secara berulang
- Project Manager berperan sebagai penghubung dan penerjemah antara kedua pihak
Hasil & Status Saat Ini
Meskipun TBM masih berada pada tahap awal pasca Go-Live, fondasi untuk peningkatan operasional jangka panjang kini telah terbentuk.
Hasil Langsung:
- Implementasi berhasil setelah upaya sebelumnya gagal
- Operasional tersentralisasi dalam satu ERP
- Keselarasan fungsional antar departemen
Hasil yang Diharapkan (dalam beberapa bulan mendatang):
- Pengurangan ketidakefisienan operasional
- Peningkatan pengambilan keputusan berbasis data real-time
Kemitraan Berkelanjutan & Pandangan Masa Depan
Setelah Go-Live yang sukses pada 1 Januari 2025, TBM menandatangani paket Service Level Agreement (SLA) dengan Portcities Malaysia untuk memastikan optimasi sistem berkelanjutan dan dukungan khusus.
Meskipun fase awal menghadapi beberapa kendala yang memengaruhi umpan balik awal, TBM tetap berkomitmen pada proyek ini, berpartisipasi dalam testimonial video Odoo APAC, dan memperoleh manfaat dari insentif biaya lisensi.
Dengan Odoo 17 yang kini sepenuhnya diterapkan, TBM berada pada posisi yang baik untuk menyempurnakan alur kerja, mengoptimalkan operasional, dan melanjutkan perjalanan transformasi digitalnya, mengubah proyek ERP yang sebelumnya bermasalah menjadi pendorong pertumbuhan jangka panjang.
“Setelah berbagai tantangan yang kami hadapi, Go-Live pada 1 Januari 2025 menjadi tonggak besar bagi kami. Odoo telah memberikan sistem terpadu yang kami butuhkan untuk memodernisasi operasional kami.”
Tim Managemen TBM
Apakah proyek ERP Anda terhambat atau tidak berjalan optimal? today to learn how our proven Odoo rescue implementations can turn setbacks into success stories.
