マネージャーとビジネスリーダーのための会社を遠隔で管理するための7つのヒント

COVID-19の厳しい影響により、私たちの日常生活での時間の使い方が急に変わりました。 「人間の密度を減らし、現場で作業を安全かつ安心して行えるようにするために、大きな努力をしています」 とApple Inc.のCEOであるティム・クック氏は述べています。

ビジネスリーダーは、オフィス文化で自分のリーダーシップを示し、従業員をモチベーションフィードバックで鼓舞することができると慣れていますが、リーダーシップと管理の方法を変えなければなりません。

• プロジェクトが進行していることを確認するための手段はありますか？

• 従業員が責任を果たしているかどうかをどのように知ることができますか？

• チームメンバーとの適切な双方向コミュニケーションの方法

リモートワーキングは、モバイルワークフォースを持つソフトウェア会社で人気があります。しかし、COVID-19の流行のこの重要な時期には、製造業や小売業の企業でも、ビジネスをリモートで運営することを検討することが、当面の間、業務を前進させる最善の方法です。

では、マネージャーや事業主はどのように対処すればよいのでしょうか？

以下は、マネージャーや事業主がリモートで働くためにおすすめする7つのヒントです。これらは、Port Citiesの自社の業務と従業員でテストされ、実証されています。

1. オールインワンのプロジェクト管理プラットフォームでタスクを管理する

強力なプロジェクト管理プラットフォームは、特にチームで特定のプロジェクトに取り組む際に、従業員が協力できるようにします。

これらの日は、Asana、Trello、Jira、またはMonday.comなどのツールを使用して、プロジェクトの管理を行うための多くのツールが企業で使用されています。ただし、サービス業界のほとんどの企業は、多くのクライアントからのタスクを割り当てて処理するために複数の管理ツールで作業することが一般的であり、これにより進捗状況を追跡することがより困難になります。

チームがまだオフィスで働いている場合、プロジェクトの進行状況について直接話し合い、即座の応答を得ることができます。しかし、自宅で自由なゾーンにいる場合、マネージャーは従業員に割り当てられたタスクをチェックし、管理する柔軟な方法を持つ必要があります。簡単な方法で、誰もが責任を果たしているかどうかを確認します。

良いオールインワンのプロジェクト管理ソフトウェア（例：Odoo Project）は、一度に複数の問題を解決できます。このタイプのプログラムでは、関連するすべての情報が収集、使用、報告されます。以下の利点があります。 簡単な指示でタスクを割り当てることができます。

• タスクが適切に委任されていない場合、従業員はどのタスクを優先すべきか、各タスクにどれくらいの時間を費やすべきか、締切はいつか正確に把握することができません。Odooのようなプラットフォームを使用すると、ほとんど時間をかけずにタスクを委任することができます。各従業員の能力と費やされた時間に基づいて進捗状況を追跡し、各プロジェクトのタイムラインと比較することができます。また、タスクを分割してプロジェクトをサブタスクに整理することもできます。

• リソースを管理し、締切付きのタスクをスケジュールする チーム全体のための予測/計画アプリを使用することで、チームの能力を把握し、完全に占有されている従業員の数、十分なタスクが割り当てられていない従業員の数を知ることができます。タイムシートアプリを介して収集された実データに基づいて、能力の予測と実績を比較することができます。

• プロジェクトを収益化するための時間とコストを節約する 多くの異なるプロジェクト管理ツールに投資する代わりに、1つのシステムですべての問題を解決することができます。予測リソース、タスクの割り当て、時間と進捗の追跡、顧客への請求にOdooのアプリバンドルを使用すると、一部を自動化して時間とコストを節約することができます。

オンライン会議のための良い準備

会議は企業や組織で最も必要な活動の一つであり、パフォーマンスのレビューや最新のニュースの発表に使われます。対面の会議が重要な文化である企業の経営者は、オンライン会議の導入が難しいと感じています。彼らは完全に準備された設備が整った会議室での会議に参加することに慣れています。しかし、この状況では、会議の総数と時間を短縮すること、そして迅速で効果的かつ要点を押さえた会議を設定するためのノウハウを構築することを考慮する必要があります。

オンライン会議の準備には多くの側面があります。以下のポイントを確認する必要があります。

• 正確な時間とプラットフォームを共有する。 従業員が参加するための情報をメールで送信するか、コミュニケーションチャンネルにメッセージを残すことができます。メッセージには会議室へのリンクが含まれていることを確認して、誰でもアクセスできるようにしてください。

• 必要な文書を準備し、従業員と共有する必要があります。そうすることで、彼らは自分の準備をすることができます。

オンラインミーティングをうまく組織するためのヒントです：

• 静かな場所を設定してください： 静かで明るい場所を選ぶようにしてください。仕事部屋、デスク、またはリビングルームのソファでミーティングを開催することができます。どの場所を選んでも、話していない間はマイクをオフにして、みんながミーティングに集中できるように、邪魔になるノイズを減らすようにしてください。

• 適切なオンラインミーティングツールを選んでください。 COVID-19パンデミックのため、オフィスでの滞在と仕事が強制されたため、Zoomはビジネスや教育機関など、迅速に設定するためのデフォルトのミーティングツールになりました。しかし、最近、Zoomはそのセキュリティに重大なリスクがあることが明らかになりました。 セキュリティに深刻なリスクがある 会議が中断されないようにするために、プラットフォームを選ぶことが重要です（私たちはポートシティーズでGoogle Meetを使用しています）。

• アジェンダを作成し、Googleカレンダーにスケジュールを設定してください。 （または他のカレンダーツール）。明確なアジェンダは、出席者全員に議論されるトピックや必要な貢献について通知します。会議の24時間前にアジェンダを送信し、すべての参加者から確認を取ってください。

• 会議のメモを共有してください。 次のステップが必要な概要をチームメイトに伝えるための実行可能なメッセージと共に。

3. 明確で理解しやすいオンライントレーニングプログラムを用意してください

多くのマネージャーは、トレーニングにZoomやGoogle Meetなどのビデオ会議ツールをよく選びます。しかし、そのトレーニングを実際に記録して保存するのはほんの一部です。eラーニングプラットフォームを選ぶことが、会社でこれらの革新的なトレーニング方法を導入するための鍵です。

多くのマネージャーは、トレーニングにZoomやGoogle Meetなどのビデオ会議ツールをよく選びます。しかし、そのトレーニングを実際に記録して保存するのはほんの一部です。eラーニングプラットフォームを選ぶことが、会社でこれらの革新的なトレーニング方法を導入するための鍵です。

適切なプラットフォームを使用すると、従業員のために興味深くインタラクティブなコースを作成し、進捗状況を簡単に追跡し、理解度をテストすることができます。このようなプラットフォームは、ほぼゼロコストで実際に構築することができます-当社の記事をチェックしてください 1つの午後でOdooでeラーニングプラットフォームを構築する方法 .

4. 柔軟な時間管理、結果に集中する

マイクロマネージメントスタイルを持つマネージャーやビジネスリーダーは、現在の状況をチームを管理する障害と考えることができます。在宅勤務では、オフィスと同様の9時から5時のスケジュールを厳密に守ることはできません-チームを管理する方法を調整する必要があります。

雇用主は、従業員の生活における根本的な変化を理解し、この危機が収束するまで労働の期待を根本的に変えなければならないことを認識するべきです。学校が閉鎖されたために自宅にいる子供を世話しながら仕事に集中しようとする従業員は、厳格なオフィスの勤務時間が多くの場合には適用されないことを理解する必要があります。

マネージャーが時間管理を向上させるための解決策の1つは、結果に集中することです。

全体のチームおよび個人のために明確なKPIを定義し、進捗状況を追跡するべきです。Port Citiesチームからのアドバイスは、部下が毎日自分が達成したこと、次の日の計画、および必要な支援について短い要約を送ることを許可することです。

一緒にいない間も明確なコミュニケーションを保つ

すべてのチームは意味のある相互作用に依存しています。それは関係を強化し、信頼を築き、会社での満足度をサポートし、最も重要なことは、チームが仕事を終わらせるのを助けます。

定期的な1対1の電話会議

マネージャーは定期的に1対1の電話会議を行うべきです。月曜日はレビューに最適な時間です。先週のパフォーマンスや今週の優先事項を簡単にレビューできます。これらのレビューを効率的に行うためのヒントです。

• 従業員と1対1のミーティングについて話し合いましょう。ミーティングで何が起こるか、どの文書や知識を準備する必要があるかを伝えてください。

• アジェンダを作成し、カレンダーに招待状を送信します。

• オンライン会議プラットフォームを設定します。信頼性のあるソフトウェアを使用して定期的なビデオ会議を試してみてください。

柔軟な内部コミュニケーション

マネージャーや雇用主にとって、リモートワークで最も難しいのは、コミュニケーションのバランスを取ることです。チームと何も話すことなく仕事を進めることは避けてください。しかし、メールや電話、メッセージで過剰にチームの時間を割くことも避けてください。それは細かい管理と見なされる可能性があります。各マネージャーには特徴がありますので、コミュニケーションの強みと弱みを柔軟に定義し、最適なコミュニケーション方法を選択してください。また、以下の点にも注意してください。

• メッセージを伝えるための適切なメディアを選択してください。メールは重要な発表や詳細な指示が必要な複雑な問題に使用されます。メールで書かれたメッセージのトーンと声は知識があり、形式的であるべきです。チームから即座の返信が必要な場合は、グループでメッセージを送信してください。

• 会社のチャットルームを活発にしましょう。現代の企業は常にチャットルームを持っており、従業員はそこでマネージャーから即時のフィードバックを得ることができます。また、会社の最新ニュースについての素晴らしいストーリーを共有することもできます。

• テキストメッセージのアイコンを無視しないでください。従業員はあなたの気持ちが見えないことがありますが、適切な絵文字を使うことでより理解されることがあります。

6. よく構造化された文書の整理とファイル共有の活用

オンラインでの文書への迅速なアクセスは、これらの日においてさらに重要です。オフィスで単にハードコピーをチェックすることができないためです。オンラインで保存された文書には、一部の企業が機密性に気を付けています。ただし、共有設定を適切に管理し、信頼性のある安全なプラットフォームを使用する場合、オンラインで保存された文書はオフィスのハードコピーよりも安全です。チームがあなたの回答を待つことなくこれらのファイルに迅速にアクセスできるようにするためには、次の点に注意してください。

• チームの重要な文書は、1つの場所（Google Drive、Dropbox、Odoo Documents）に保存されていることを確認してください。 部門、顧客、プロセスに基づいたフォルダの明確な構造を持つことで、従業員は文書間を瞬時に移動し、適切な文書を見つけることができます。 従業員に文書への適切なアクセス権を与えてください。

• アクセス権の構造はピラミッドモデルで構築する必要があります。ピラミッドの頂点には戦略計画の文書を含むCレベルと部門の責任者があります。中間にはプロジェクト実施の文書を持つ責任者とメンバーがあります。そして、最下部には各メンバーの内部作業ファイルがあります。

• 文書の名前と番号は簡単に見つけることができます。 ビジネス文書の種類 特定のファイルに保存し、共通の形式で名前を付ける必要があります。例：クライアントの名前 - プロジェクト名 - 日付 - ケース番号/ファイル番号。

7. チームビルディングを行ってください。

チームビルディングは、企業文化を維持し、チームを結びつけるために重要な要素です。ただし、この活動の最も難しい部分は、人々が直接会うことができない距離です。新入社員をチームに紹介したり、チームメンバー間の絆を強めたりすることが絶対に必要です。以下は、Port Citiesからのいくつかのヒントです。

• チームビルディングの目的を特定してください。コミュニケーションに問題がある場合もありますし、単に同僚との時間を楽しみたい場合もあります。最初のステップは常に、なぜチームビルディングを組織したいのかを特定し、適切な活動を選ぶことです。

• チームビルディングの目標に合わせて、誰もが楽しめるプログラムを設計してください。シャレードのゲームはコミュニケーションの改善に役立ち、興味深い手作りのワークショップはチームがリラックスして一緒に時間を楽しむのに役立ちます。オンラインのチームビルディングには無数のオプションがあります。 オンラインチームビルディングの選択肢は数え切れません。 チームメンバーやチームビルディングの目的に最も合ったものを選択してください。

• 全員が共有し、お互いを見ることができるタイムライン、ツール、プラットフォームを準備してください。同僚がアクティビティに接続し、事前に準備する必要がある情報をすべて提供してください。

要点

COVID-19は現在、世界中で減少の兆候を示していません。この状況を受け入れ、最大限に活用するしかありません。パンデミック時代を通じて企業文化を構築することは経験になります。この時間を活用して、マネジメントスキルを向上させ、また会社をこの危機を乗り越えるためにリードするお手伝いをしてください。

最近、多くの便利な サービス企業向けアプリ 私たちのビジネスを遠隔で運営するのに役立つことができます。遠隔で働くことは現在だけでなく、従業員の間でもますます人気があります。現在の市場のさまざまなオプションを利用することで、在宅勤務の将来の姿をテストすることができます。COVID-19パンデミックが終わった後も、遠隔での仕事は止まりません。

港湾都市は、会社をオンラインで管理するトレンドに遅れずについていくのをお手伝いします。 当社のコンサルタントにご連絡ください そして、あなたの会社もオンラインで管理できるかどうかについて話し合いましょう。