Este caso de éxito muestra cómo Hachette Collection Japan optimizó la adquisición, el inventario y las finanzas al implementar Odoo ERP con Portcities. Al pasar de sistemas obsoletos a una plataforma unificada, HCJ logró una mayor eficiencia y una base para operaciones escalables en Japón, Taiwán y Hong Kong.
Nombre de la Empresa:
Hachette Collections Japón
Industria:
Publicación (Revistas y Coleccionables)
Ubicación:
Tokio, Japón
Tamaño de la empresa:
empresa a pequeña escala (50-100 empleados)
Escala actual:
subsidiaria japonesa de Hachette Livre, especializada en publicación de partes para Japón, Taiwán y Hong Kong desde 2003
Tiempo de Implementación:
24 semanas (21 semanas para implementación + 3 semanas de soporte mejorado)
Sistemas Implementados:
Compra, Inventario, Facturación, Contabilidad, Módulo de Colección de Productos Personalizados
Hachette Collection Japan (HCJ), una subsidiaria con sede en Tokio de la reconocida mundialmente Hachette Livre, se especializa en colecciones de trabajos por partes de nicho. Desde complejos kits de modelos y manualidades de acolchado hasta DVDs serializados, estas publicaciones semanales o mensuales son apreciadas por aficionados y coleccionistas en Japón, Taiwán y Hong Kong.
Sin embargo, la gestión de esta operación compleja dependía en gran medida de sistemas obsoletos. El inventario se rastreaba en extensas hojas de cálculo, la adquisición involucraba órdenes de compra manuales y la contabilidad estaba fragmentada a través de Excel y plataformas externas.
A medida que el negocio de HCJ crecía, estas ineficiencias se volvían cada vez más riesgosas e ingobernables. Reconociendo la insostenibilidad de sus herramientas heredadas, HCJ buscó una solución moderna de Portcities, convirtiendo Odoo ERP en la piedra angular de su transformación operativa.
Cuando las hojas de cálculo se convierten en un cuello de botella…
La dependencia de HCJ en flujos de trabajo manuales y herramientas desconectadas los estaba ralentizando en áreas críticas:
- El seguimiento de pedidos e inventarios se realizaba en Excel, sin una base de datos centralizada para proveedores o productos.
- Las actualizaciones de stock entre almacenes eran inconsistentes y estaban retrasadas.
- La adquisición era manual y propensa a errores, con órdenes de compra y facturas creadas en sistemas separados.
- La planificación editorial y de colecciones carecía de estructura, a menudo dependiendo de hojas de cálculo versionadas.
- La presentación de informes financieros requería una reconciliación constante, consumiendo tiempo y aumentando el riesgo de errores.
Para una empresa construida sobre productos serializados y lanzamientos oportunos, estas ineficiencias representaban amenazas reales. Perder plazos, entregas incorrectas y producción desperdiciada se estaban convirtiendo en luchas generales que impactaban directamente en la línea de fondo.
Cómo Portcities adaptó un ecosistema ERP Odoo para HCJ
El proyecto duró 21 semanas. Portcities también proporcionó 3 semanas de soporte de Hypercare. Juntos, diseñamos una solución ERP de Odoo a medida. Estuvo estrechamente alineado con los flujos de trabajo de publicación únicos de HCJ.
Cada módulo fue seleccionado estratégicamente o construido a medida para abordar puntos críticos operativos específicos:
- Odoo Compras: Gestión centralizada de proveedores y procesos de adquisición digitalizados, minimizando errores y acelerando el tiempo de respuesta de las Órdenes de Compra.
- Odoo Inventario: Proporcionó visibilidad en tiempo real a través de múltiples almacenes, asegurando niveles de stock precisos y transferencias internas más eficientes.
- Módulo de Gestión de Colecciones Personalizadas: Creado exclusivamente para HCJ, lo que permite una gestión fluida de colecciones de trabajos por partes, incluyendo datos maestros para colecciones, números de emisión y listas de materiales de producción.
- Facturación y Contabilidad de Odoo: Procesos automatizados para la facturación, informes financieros en diferentes monedas y un sistema financiero unificado que reemplazó sus herramientas anteriores dispersas.
El Viaje de Implementación: Superando Desafíos Complejos
A pesar de la visión clara, la implementación presentó varios obstáculos:
- Datos heredados fragmentados: Años de hojas de cálculo y procesos manuales tuvieron que ser migrados cuidadosamente sin interrumpir el negocio.
- Operaciones transfronterizas: El sistema tuvo que cumplir con los requisitos regulatorios y operativos en Japón, Taiwán y Hong Kong.
- Despliegue remoto en la era de la pandemia: La colaboración a través de diferentes zonas horarias requería flexibilidad y una fuerte coordinación de proyectos.
- Adopción del usuario: La transición de los equipos de flujos de trabajo manuales a digitales exigió capacitación personalizada y apoyo continuo.
A través de implementaciones por fases, una estrecha colaboración y adaptaciones personalizadas, Portcities garantizó una transición fluida en cada paso.
Los Resultados: Una Operación de Publicación Transformada
Después de la puesta en marcha, Hachette Collection Japan rápidamente vio mejoras operativas medibles:
- Reducción del Trabajo Manual: Los procesos automatizados minimizaron la duplicación, redujeron las tasas de error y liberaron al personal para trabajos de mayor valor.
- Gestión de Inventario Precisa y en Tiempo Real: Actualizaciones inmediatas del stock mejoraron la planificación y la coordinación del almacén.
- Gestión de Recolección y Adquisición más Inteligente: Los equipos obtuvieron un mejor control sobre los calendarios de liberación y la planificación de materiales, reduciendo el desperdicio en la producción.
- Operaciones Financieras Eficientes: Las validaciones y reportes en tiempo real redujeron los tiempos de cierre financiero y mejoraron el cumplimiento.
Con un sistema centralizado en la nube, HCJ ahora puede operar con mayor rapidez, claridad y confianza.
Construyendo un negocio preparado para el futuro con Odoo
Hoy, Hachette Collection Japan se beneficia de:
- Datos centralizados y en tiempo real en todos los departamentos
- Toma de decisiones más rápida impulsada por informes en vivo
- Gestión de compras e inventario más eficiente
- Mejora de la productividad y reducción del riesgo operativo
La transición de HCJ a Odoo ERP ha sentado las bases para el crecimiento futuro mientras se preservan los estándares meticulosos que sus recolectores esperan.
Es hora de repensar cómo opera tu negocio...
Ya sea que administres publicaciones.serializadas, logística transfronteriza o redes de inventario complejas, Odoo ERP puede brindar claridad y control que tu negocio necesita.
Portcities está aquí para ayudarte a dar ese salto, así como lo hicimos para Hachette Collection Japan.
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