Nghiên cứu trường hợp này cho thấy cách Hachette Collection Japan tối ưu hóa quy trình mua sắm, tồn kho và tài chính bằng cách triển khai Odoo ERP với Portcities. Chuyển từ các hệ thống lỗi thời sang một nền tảng thống nhất, HCJ đã đạt được hiệu suất cải thiện và một nền tảng cho các hoạt động có thể mở rộng trên toàn Nhật Bản, Đài Loan và Hồng Kông.
Tên Công Ty:
Hachette Collections Japan
Ngành:
Xuất bản (Tác phẩm theo phần & Đồ sưu tầm)
Địa điểm:
Tokyo, Nhật Bản
Quy mô công ty: S
công ty quy mô nhỏ (50-100 nhân viên)
Quy mô hiện tại:
công ty con Nhật Bản của Hachette Livre, chuyên về xuất bản phần cho Nhật Bản, Đài Loan và Hồng Kông từ năm 2003
Thời gian triển khai:
24 tuần (21 tuần để triển khai + 3 tuần hỗ trợ đặc biệt)
Hệ thống đã được triển khai:
Mua sắm, Tồn kho, Xuất hóa đơn, Kế toán, Mô-đun thu thập sản phẩm tùy chỉnh
Bộ sưu tập Hachette Nhật Bản (HCJ), một công ty con có trụ sở tại Tokyo của Hachette Livre nổi tiếng toàn cầu, chuyên về các bộ sưu tập phần việc theo chủ đề. Từ các bộ mô hình chi tiết và thủ công làm chăn đến các DVD định kỳ, những sản phẩm ra mắt hàng tuần hoặc hàng tháng này được những người đam mê và các nhà sưu tập trên khắp Nhật Bản, Đài Loan và Hồng Kông rất yêu thích.
Tuy nhiên, việc quản lý hoạt động phức tạp này phụ thuộc nhiều vào các hệ thống lỗi thời. Hàng tồn kho được theo dõi trong các bảng tính rộng lớn, việc mua sắm liên quan đến các đơn đặt hàng thủ công, và kế toán bị phân mảnh qua Excel và các nền tảng bên ngoài.
Khi hoạt động kinh doanh của HCJ phát triển, những sự thiếu hiệu quả này trở nên ngày càng rủi ro và khó quản lý. Nhận thấy sự không bền vững của các công cụ kế thừa của họ, HCJ đã tìm kiếm một giải pháp hiện đại từ Portcities, biến Odoo ERP thành nền tảng cho cuộc cách mạng hoạt động của họ.
Khi Bảng Tính Trở Thành Một Rào Cản…
Sự phụ thuộc của HCJ vào quy trình làm việc thủ công và các công cụ không liên kết đang làm chậm họ ở những lĩnh vực quan trọng:
- Việc theo dõi đơn hàng và hàng tồn kho được thực hiện trong Excel, không có cơ sở dữ liệu trung tâm cho nhà cung cấp hoặc sản phẩm.
- Cập nhật hàng tồn kho giữa các kho không nhất quán và bị trì hoãn.
- Quá trình mua sắm là thủ công và dễ mắc lỗi, với các đơn đặt hàng và hóa đơn được tạo ra trong các hệ thống riêng biệt.
- Lập kế hoạch biên tập và bộ sưu tập thiếu cấu trúc, thường dựa vào bảng tính phiên bản.
- Báo cáo tài chính cần phải điều chỉnh liên tục, tiêu tốn thời gian và tăng nguy cơ sai sót.
Đối với một công ty xây dựng trên các sản phẩm theo chuỗi và phát hành kịp thời, những sự thiếu hiệu quả này đã đặt ra những mối đe dọa thực sự. Việc trễ hạn, giao hàng sai và lãng phí sản xuất đang trở thành những khó khăn chung ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.
Cách Portcities tùy chỉnh hệ sinh thái ERP Odoo cho HCJ
Dự án kéo dài 21 tuần. Portcities cũng đã cung cấp 3 tuần hỗ trợ Hypercare. Cùng nhau, chúng tôi đã thiết kế một giải pháp Odoo ERP tùy chỉnh. Nó được sắp xếp gần gũi với quy trình xuất bản độc đáo của HCJ.
Mỗi mô-đun được chọn một cách chiến lược hoặc được xây dựng tùy chỉnh để giải quyết các vấn đề vận hành cụ thể:
- Odoo Purchase: Quản lý nhà cung cấp tập trung và quy trình mua sắm kỹ thuật số, giảm thiểu sai sót và rút ngắn thời gian xử lý PO.
- Odoo Inventory: Cung cấp cái nhìn thời gian thực trên nhiều kho, đảm bảo mức tồn kho chính xác và chuyển giao nội bộ hiệu quả hơn.
- Module Quản lý Bộ sưu tập Tùy chỉnh: Được tạo riêng cho HCJ, cho phép quản lý liền mạch các bộ sưu tập phần việc, bao gồm dữ liệu chính cho các bộ sưu tập, vấn đề và BOM sản xuất.
- Odoo Thanh toán & Kế toán: Các quy trình tự động cho việc lập hóa đơn, báo cáo tài chính bằng nhiều loại tiền tệ khác nhau, và một hệ thống tài chính thống nhất đã thay thế các công cụ rải rác trước đó của họ.
Hành trình Triển khai: Vượt qua những Thách thức Phức tạp
Mặc dù có tầm nhìn rõ ràng, việc triển khai đã đặt ra một số rào cản:
- Dữ liệu di sản phân mảnh: Nhiều năm sử dụng bảng tính và quy trình thủ công đã phải được di chuyển cẩn thận mà không gây gián đoạn cho doanh nghiệp.
- Hoạt động xuyên biên giới: Hệ thống phải tuân thủ các yêu cầu quy định và hoạt động tại Nhật Bản, Đài Loan và Hồng Kông.
- Triển khai từ xa trong thời kỳ đại dịch: Sự hợp tác qua các múi giờ khác nhau đòi hỏi sự linh hoạt và phối hợp dự án mạnh mẽ.
- Sự chấp nhận của người dùng: Việc chuyển đổi các nhóm từ quy trình thủ công sang quy trình kỹ thuật số đòi hỏi đào tạo phù hợp và hỗ trợ liên tục.
Thông qua các giai đoạn triển khai, hợp tác chặt chẽ và các điều chỉnh tùy chỉnh, Portcities đã đảm bảo một cuộc chuyển tiếp suôn sẻ ở mọi bước.
Kết quả: Một hoạt động xuất bản đã được chuyển đổi
Sau khi triển khai, Hachette Collection Nhật Bản đã nhanh chóng thấy được những cải tiến hoạt động có thể đo lường:
- Giảm lao động thủ công: Các quy trình tự động đã giảm thiểu sự trùng lặp, giảm tỷ lệ lỗi và giải phóng nhân viên cho các công việc có giá trị cao hơn.
- Quản lý tồn kho chính xác, thời gian thực: Cập nhật hàng tồn kho ngay lập tức cải thiện kế hoạch và phối hợp kho.
- Quản lý thu thập và mua sắm thông minh hơn: Các đội đã kiểm soát tốt hơn lịch trình phát hành và lập kế hoạch vật liệu, giảm lãng phí sản xuất.
- Hoạt động tài chính được hợp lý hóa: Xác thực và báo cáo theo thời gian thực đã giảm thời gian đóng tài chính và cải thiện sự tuân thủ.
Với một hệ thống tập trung dựa trên đám mây, HCJ hiện có thể hoạt động với tốc độ, độ rõ ràng và sự tự tin lớn hơn.
Xây dựng một doanh nghiệp sẵn sàng cho tương lai với Odoo
Hôm nay, Hachette Collection Japan hưởng lợi từ:
- Dữ liệu tập trung, thời gian thực trên tất cả các phòng ban
- Quyết định nhanh hơn nhờ báo cáo trực tiếp
- Quản lý mua sắm và tồn kho tinh gọn
- Nâng cao năng suất và giảm rủi ro hoạt động
Sự chuyển đổi của HCJ sang Odoo ERP đã tạo nền tảng cho sự phát triển trong tương lai trong khi vẫn duy trì các tiêu chuẩn tỉ mỉ mà những người thu thập của họ mong đợi.
Đã đến lúc xem xét lại cách doanh nghiệp của bạn hoạt động...
Dù bạn quản lý việc xuất bản tuần tự, logistics xuyên biên giới, hay mạng lưới tồn kho phức tạp, Odoo ERP có thể mang lại sự rõ ràng và kiểm soát mà doanh nghiệp bạn cần.
Portcities ở đây để giúp bạn thực hiện bước nhảy đó giống như chúng tôi đã làm cho Hachette Collection Nhật Bản.
Đặt lịch tư vấn của bạn và khám phá cách chúng tôi có thể hỗ trợ hành trình chuyển đổi số của bạn.
