Exploramos cómo AEON Orange Co., Ltd., una empresa conjunta entre AEON Co., Ltd. (Japón) y Creation Myanmar Group of Companies, pasó de sistemas heredados fragmentados a una plataforma ERP Odoo completamente integrada. Al unificar operaciones de retail, recursos humanos, finanzas y adquisiciones, la empresa logró visibilidad en tiempo real, redujo la carga de trabajo manual y construyó una base escalable para el crecimiento futuro.
- Nombre de la Empresa : AEON Orange Co., Ltd.
- Industria : Cadena de Retail / Supermercado
- Ubicación : Yangón, Myanmar
- Tamaño de la empresa : 1,000+ empleados
- Escala actual: Opera más de 20 puntos de venta de supermercados en Myanmar
- Tiempo de implementación: 2019 – Presente (lanzamientos por fases)
- Sistemas implementados: Ventas (con función de escalado), CRM, Inventario, Solicitud de compra y Orden de compra, Punto de venta (POS), Contabilidad y facturación, Recursos humanos (Licencias, Nómina, Reclutamiento, Gastos), Sitio web y comercio electrónico, Proyecto, Señal, Suscripciones.
De la documentación a un núcleo digital centralizado
AEON Orange es una de las cadenas de supermercados modernos más grandes de Myanmar, empleando a más de 1,000 personas y operando más de 20 sucursales en todo el país. Ofreciendo abarrotes, productos frescos, bienes para el hogar y artículos de primera necesidad, la empresa atiende a miles de clientes cada día.
Sin embargo, tras bambalinas, las operaciones estaban siendo obstaculizadas por sistemas heredados desconectados y una fuerte dependencia de la documentación manual.
- El seguimiento de inventarios era inconsistente y carecía de visibilidad en tiempo real en todas las tiendas.
- Los procesos de recursos humanos, nómina y reclutamiento eran impulsados por hojas de cálculo, propensos a retrasos y errores.
- La contabilidad y la adquisición estaban fragmentadas, lo que hacía que la elaboración de informes financieros fuera lenta y laboriosa.
- Las operaciones de escalado fueron difíciles debido a la falta de integración entre departamentos.
- El tiempo de reabastecimiento de POS consumía de 4 a 5 horas por tienda, lo que hacía que el enfoque manual fuera insostenible para la expansión planificada a más de 15 ubicaciones.
A medida que AEON Orange crecía, la necesidad de una solución centralizada e integrada se volvió crítica. La dirección estableció metas claras: estandarizar las funciones comerciales en todas las tiendas, reemplazar los flujos de trabajo manuales con procesos automatizados, proporcionar información operativa en tiempo real y crear un sistema capaz de apoyar la expansión a largo plazo.
¿Por qué Odoo fue la elección correcta?
AEON Orange se asoció con Portcities para implementar Odoo ERP debido a su flexibilidad modular, escalabilidad y éxito comprobado en entornos minoristas. El proyecto tenía como objetivo integrar cada función central, desde las ventas en tienda hasta recursos humanos y finanzas, en una plataforma centralizada.
Módulos implementados:
Operaciones Retail:
- Ventas (con función de aumento),
- CRM,
- Inventario,
- Solicitud de Compra y Orden de Compra,
- Punto de Venta (POS),
Oficina de respaldo:
- Facturación
- Contabilidad
- Recursos Humanos
- Permisos,
- Nómina
- Reclutamiento
- Gastos
Digital y Soporte
- Comercio
- Sitio web
- Proyecto
- Firma
- Suscripción
La implementación cubrió todos los departamentos, desde los cajeros de la tienda y los equipos de almacén hasta las finanzas de la sede, recursos humanos, adquisiciones y operaciones. Para garantizar una adopción fluida, Odoo fue localizado para cumplir con la contabilidad, fiscalidad y cumplimiento de recursos humanos de Myanmar, permitiendo que la nómina y los informes financieros cumplieran con los requisitos gubernamentales sin ajustes manuales.
Viaje de Implementación
El proyecto comenzó alrededor de 2019 y siguió un despliegue por fases:
- Fase 1: Ventas y CRM se pusieron en marcha a principios de 2020.
- Fase 2: Módulos restantes implementados durante los meses siguientes.
- Hiperatención: Finalizado para julio-agosto de 2020.
- Soporte Continuo: Mejoras continuas, solicitudes de cambio y soporte al usuario desde 2020 hasta el presente.
Aspectos Destacados de la Implementación
1. Flujos de Trabajo Personalizados para la Eficiencia en Retail
Para abordar requisitos operativos complejos en más de 20 ubicaciones, Portcities desarrolló características personalizadas alineadas con los flujos de trabajo específicos de AEON Orange:
- Compras y Inventario: Aprobaciones de solicitudes de compra en múltiples niveles basadas en el departamento, la ubicación y el monto; enlace automático de solicitudes de compra a campañas de comercialización y promoción; visibilidad de stock personalizada en sucursales y almacenes.
- Ventas y Comercialización: Aumento de inventario para nuevos productos y campañas, integrando planes de comercialización con ventas y compras.
- PDV: Interfaz personalizada para entornos de múltiples mostradores y múltiples tiendas; sincronización de stock en tiempo real entre el PDV y el almacén central; motor de promociones que apoya descuentos y esquemas de lealtad.
- Informes y Tableros: Tableros financieros en tiempo real que muestran cuentas por cobrar, cuentas por pagar y ventas diarias; informes de recursos humanos para saldos de vacaciones, horas extras y tendencias de nómina.
- Recursos Humanos y Nómina: Nómina localizada en cumplimiento con las leyes laborales y fiscales de Myanmar; flujos de trabajo de incorporación automatizados que generan tareas y documentos requeridos.
- Finanzas: Configuraciones fiscales localizadas y apoyo a retenciones; validación de facturas en múltiples pasos vinculada a la adquisición.
Superando Desafíos Específicos del Retail
Implementar ERP en una operación de más de 1,000 empleados con más de 20 ubicaciones presentó varios desafíos operativos clave:
- Flujos de Retail No Estándar: La comercialización, promociones y transferencias de stock no se ajustaban a la estructura predeterminada de Odoo.
- Flujos de Trabajo Complejos entre Departamentos: Integración estrecha entre comercialización, compras, finanzas y operaciones de tienda.
- Migración de Datos: Grandes volúmenes de inventario, recursos humanos y datos financieros de múltiples sistemas legados necesitaban limpieza y mapeo.
- Cumplimiento Local: Reglas de nómina, estructuras fiscales e informes gubernamentales no disponibles de inmediato.
- Gestión del Cambio: El personal de más de 20 tiendas tenía diferentes niveles de experiencia digital.
Soluciones:
Portcities desarrolló flujos de trabajo personalizados, llevó a cabo talleres colaborativos con cada departamento, ejecutó la migración de datos por fases y localizó módulos de recursos humanos y finanzas. Las pruebas piloto en tiendas seleccionadas permitieron ejecuciones paralelas antes del despliegue completo. La formación, la documentación de los procedimientos operativos estándar y una fase intensiva de atención personalizada aseguraron altas tasas de adopción y mínima interrupción.
Resultados: Una Plataforma Minorista Unificada y Escalable
Dentro de 6 a 9 meses del primer lanzamiento, AEON Orange vio mejoras medibles:
- Datos Centralizados: Todas las funciones centrales ahora operan en un solo sistema, eliminando silos.
- Eficiencia Operativa: Las mejoras en los procesos redujeron el tiempo de reposición de POS de 4-5 horas a 2.5 horas por tienda.
- Visibilidad en Tiempo Real: Datos de ventas y stock en vivo accesibles para la sede y gerentes de tienda.
- Cumplimiento Normativo: Los procesos de nómina y contabilidad están totalmente alineados con las leyes de Myanmar.
- Toma de Decisiones Más Rápida: Los paneles en tiempo real permitieron decisiones más rápidas y basadas en datos.
El impacto operativo completo se realizó en un año, una vez que todos los módulos fueron desplegados y estabilizados.
Una Asociación a Largo Plazo para el Crecimiento
AEON Orange sigue trabajando estrechamente con Portcities bajo un acuerdo de apoyo continuo, que incluye:
- Llamadas semanales de revisión operativa con partes interesadas
- Optimización continua de procesos y mejoras del sistema
- Programa de capacitación estructurada para nuevos empleados y personal existente
- Monitoreo proactivo del sistema y mantenimiento del rendimiento
- Optimización continua del flujo de trabajo basada en las necesidades operativas
Con Odoo ERP como su columna vertebral, AEON Orange está listo para escalar operaciones, mejorar la experiencia del cliente y liderar el sector minorista moderno en Myanmar.
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El viaje de AEON Orange muestra cómo un ERP integrado puede revolucionar las operaciones minoristas. Ya sea que estés administrando una sola tienda o una cadena nacional, Portcities tiene la experiencia para adaptar Odoo a tus necesidades — desde la localización de cumplimiento hasta la gestión de inventario en múltiples tiendas.
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