Selamat datang di dunia transaksi bisnis digital 4.0, di mana kepatuhan e-invoicing telah menjadi landasan untuk operasi keuangan yang efisien.
Namun, statistik mencengangkan dari kertas putih Thomson Reuters mengungkapkan bahwa organisasi global bergumul dengan peraturan e-invoicing yang kompleks dan kontrol transaksi berkelanjutan (CTC) , dengan banyak yang tertinggal dalam infrastruktur teknologi untuk mengikuti perkembangan.
Dan ke mana arah ini? Waktu rekonsiliasi yang meningkat—tidak mengejutkan, mengingat tim keuangan di seluruh dunia perlu menghabiskan hari tambahan untuk mencocokkan data di berbagai dokumen kepatuhan.
Lalu bagaimana ini terhubung dengan PEPPOL?
Apa itu PEPPOL dan Mengapa Itu Penting?
Perlu diingat, pada awalnya ada standar nasional yang berbeda untuk e-invoice seperti Svefaktura (Swedia), EHF (Norwegia), atau NemHandel (Denmark) - tetapi mereka tidak dapat diterapkan secara global.
Begitulah caranya PEPPOL (Pengadaan Publik Pan-Eropa Dalam Jaringan) lahir. Sebagai Odoo EDI (Pertukaran Data Elektronik) , ia juga berfungsi sebagai protokol untuk menukar dokumen elektronik yang penting bagi bisnis, termasuk faktur, dengan aman.
Awalnya merupakan ide dari UE, jangkauan format unifikasi PEPPOL kini telah berkembang secara global, diterima oleh negara-negara seperti Kanada, Selandia Baru, Singapura, dan Amerika Serikat.
Tapi apa manfaat menggunakan Odoo secara khusus?
Saat kita menyelami lebih dalam integrasi Odoo dengan PEPPOL, kita akan mengeksplorasi bagaimana koneksi ini mendorong kepatuhan, keamanan, keunggulan operasional dalam e-faktur, dan lainnya.
Pendaftaran Peppol
Jika Anda yakin bahwa PEPPOL cocok untuk Anda, langkah berikutnya adalah mendaftar untuk bergabung dengan Jaringan PEPPOL sebelum terjun ke sisi Odoo. Ini cukup sederhana:
- Pemilihan Penyedia Titik Akses: Bisnis harus memilih Penyedia Titik Akses seperti Odoo. Odoo dapat memfasilitasi pembuatan ID PEPPOL—sebuah pengidentifikasi unik untuk mengirim dan menerima e-invoice.
- Verifikasi dan Informasi: Perusahaan Anda perlu memberikan informasi bisnis yang relevan kepada Penyedia Titik Akses yang dipilih. Penyedia memverifikasi informasi ini dan menetapkan ID PEPPOL.
- Pengujian dan Koneksi: Setelah mendapatkan ID PEPPOL, Anda dapat mengatur koneksi titik akses PEPPOL Anda. Pengujian memastikan transisi yang lancar, dan setelah terhubung, bisnis dapat mulai bertukar dokumen. Tanyakan kepada mitra Odoo Anda untuk membantu menetapkan koneksi yang tepat.
Per tanggal, Anda dapat mendaftar dengan PEPPOL secara gratis, bahkan di versi Komunitas.
Manfaat Odoo sebagai Titik Akses Jaringan Peppol
Kami tahu Odoo sangat praktis untuk penagihan dan alur akuntansi umum Anda . Namun, Odoo menawarkan beberapa manfaat dibandingkan gerbang PEPPOL lainnya:
01. Integrasi Tanpa Hambatan: Odoo sebagai Titik Akses PEPPOL Anda
Masalah Umum: Banyak titik akses pihak ketiga memperkenalkan lapisan tambahan, menyebabkan keterlambatan dan komplikasi potensial dalam transmisi faktur. Lapisan tambahan ini bisa termasuk:
- Jaringan Nilai Tambah (VANs) : Beberapa gerbang mengarahkan faktur melalui VAN, yang bertindak sebagai perantara. VAN dapat menambah waktu pemrosesan, meningkatkan biaya, dan memperkenalkan potensi titik kegagalan.
- Middleware Kustom : Gerbang pihak ketiga mungkin menggunakan middleware kustom atau API untuk terhubung ke PEPPOL. Komponen tambahan ini dapat menyebabkan kompleksitas dan transmisi yang lebih lambat.
- Beberapa Hub atau Agregator : Dalam beberapa kasus, faktur melewati beberapa hub atau agregator sebelum mencapai PEPPOL. Dalam hal ini, setiap hub memperkenalkan latensi dan masalah potensial.
Solusi Odoo: Odoo adalah Access Point (AP) dan Penerbit Metadata Layanan (SMP) untuk PEPPOL, yang berarti pengguna dapat mengirim dan menerima e-invoice tanpa perlu memformat file secara manual atau menggunakan layanan pihak ketiga. Integrasi ini menyederhanakan proses dan memastikan komunikasi yang lancar dalam jaringan.
Ini terintegrasi secara seamless dengan aplikasi Akuntansi Odoo. Dengan cara ini, Anda dapat memformat, menghasilkan, dan mengekspor file seperti faktur pelanggan dan nota kredit yang mematuhi PEPPOL - semuanya langsung dari Odoo.
02. Pembuatan Faktur yang Disederhanakan: Keuntungan Automatisasi
Masalah Umum: Sebagian besar gateway tidak memiliki integrasi yang kuat, memerlukan pemeriksaan dan penyesuaian manual sebelum mentransmisikan faktur.
Solusi Odoo: Mesin otomatisasi Odoo mengatur seluruh proses pembuatan faktur. Ini secara otomatis mengisi bidang yang relevan (seperti detail pengirim dan penerima) dan memvalidasi faktur sesuai dengan persyaratan PEPPOL. Pastikan mematuhi format PEPPOL BIS Billing 3.0 dengan Odoo dan mengubah data faktur menjadi XML2 yang sesuai dengan PEPPOL.
03. Pengurangan Biaya: Efisiensi Pembuatan Faktur Odoo yang Dilepaskan
Masalah Umum: Gateway lain melibatkan proses manual, yang menyebabkan biaya tenaga kerja yang lebih tinggi dan potensi kesalahan.
Solusi Odoo: Dengan mengotomatisasi tugas seperti pembuatan faktur, validasi, dan pengiriman—organisasi mengurangi biaya tenaga kerja. Selain itu, lebih sedikit intervensi manual berarti lebih sedikit peluang untuk kesalahan, menghindari perbaikan yang mahal. Dengan Odoo menangani tugas-tugas berulang, tim keuangan Anda dapat fokus pada aktivitas strategis daripada entri data.
Anda juga dapat menghemat waktu berharga dalam proses penagihan. Faktur bergerak mulus dari inisiasi ke transmisi, dari pengingat dan persetujuan hingga notifikasi. Tidak perlu dikatakan bahwa proses otomatis mempercepat pemrosesan faktur. Jika pelanggan Anda menerima faktur dengan cepat, Anda akan dibayar lebih cepat. Arus kas meningkat, menguntungkan kesehatan keuangan organisasi.
Berita terbaik adalah Odoo memungkinkan aktivasi gratis format PEPPOL di versi 17. Gateway lain mungkin mengenakan biaya untuk fungsionalitas serupa, menjadikan Odoo pilihan yang ramah anggaran.
04. Ditrace dengan Lebih Baik dan Lebih Sedikit Kesalahan: Wawasan Waktu Nyata
Masalah Umum: Ketidaksesuaian dalam faktur yang diajukan dapat mengarah pada perselisihan dan masalah kepatuhan. Jika Anda tidak menggunakan gateway resmi PEPPOL seperti Odoo, tidak mungkin mengalami keterlambatan pembayaran, denda ketidakpatuhan, efisiensi operasional yang rendah, tantangan jejak audit, dan risiko keamanan data.
Solusi Odoo: Selama pembuatan faktur, Odoo mengaktifkan aturan validasi. Aturan ini memeriksa ketidaksesuaian, informasi yang hilang, atau kode pajak yang salah. Misalnya, jika bidang wajib tidak lengkap atau tarif pajak tidak sesuai dengan standar PEPPOL, Odoo menandai masalah ini lebih awal dalam proses. Ini juga dapat memvalidasi struktur, format, dan isi faktur, yang menjamin kepatuhan terhadap persyaratan PEPPOL BIS (Spesifikasi Interoperabilitas Bisnis).
Keuntungan tambahan: ERP juga mendukung berbagai format PEPPOL, termasuk UBL 2.1, e-fff (Belgia), Factur-x/XRechnung (Prancis/Jerman), NLCIUS 2.1 (Belanda), dan EHF (Norwegia), menjadikannya pilihan yang serbaguna untuk bisnis yang beroperasi secara global.
05. Kepatuhan dan Keamanan yang Lebih Baik: Pertukaran Data yang Diperkuat
Masalah Umum: Sebagian besar gateway kurang mematuhi format EDI PEPPOL secara ketat dan kurang mempertimbangkan hal-hal yang spesifik secara lokal, mempengaruhi transaksi lintas batas. Transaksi lintas batas yang dilaksanakan dengan buruk sering kali mengarah pada kerugian finansial, risiko hukum, keterlambatan operasional, kerusakan reputasi, dan pelanggaran keamanan data.
Solusi Odoo: Data Anda akan dienkripsi selama transmisi menggunakan AS2 untuk menggantikan jaringan bernilai tambah yang mahal yang sebelumnya digunakan untuk pertukaran data.
AS2 mengkodekan file sebagai "lampiran" dalam pesan S/MIME standar (pesan AS2). Konten file sebenarnya biasanya dalam format yang disepakati secara terpisah, seperti XML atau EDIFACT. Di Odoo, Anda dapat menandatangani dan/atau mengenkripsi pesan Anda.
Jika diminta, MDN (Pemberitahuan Disposisi Pesan) dikirim kembali kepada pengirim asli setelah pesan AS2 diterima dan diproses dengan sukses.
Untuk mematuhi hukum lokal di berbagai negara, Odoo menawarkan fitur yang disesuaikan untuk wilayah tertentu, seperti Australia. Fitur-fitur ini termasuk format pajak yang distandarisasi, konfigurasi penilaian stok baru, dan akun selisih kurs.
4 Fitur Utama Integrasi Peppol Odoo untuk Kepatuhan E-Invoicing
Sekarang kita tahu tentang manfaatnya. Tidak masalah; kami memiliki empat fitur utama yang akan menarik minat Anda.
01. Generasi E-Invoice
Odoo menghasilkan faktur dalam format Universal Business Language (UBL). Kemudian, ia akan menambahkannya dengan ekstensi khusus PEPPOL dan menyertakan bidang tambahan, seperti pengidentifikasi peserta PEPPOL (PEPPOL ID) dan jenis dokumen. Untuk memastikan bahwa ia mematuhi sintaks dan struktur PEPPOL, faktur akan diubah menjadi dokumen XML yang mematuhi PEPPOL.
02. Verifikasi Kontak
Memastikan detail penerima yang akurat untuk komunikasi yang lancar, Odoo berperan sebagai verifikator yang teliti.
Pertama, sistem ERP Odoo berkonsultasi dengan Registri Peserta PEPPOL untuk memvalidasi informasi penerima – Ia memverifikasi PEPPOL ID penerima, memastikan bahwa ia sesuai dengan organisasi yang benar. Kemudian, ia mengidentifikasi titik akses PEPPOL penerima (AP) untuk memastikan bahwa e-invoice mencapai AP penerima yang dimaksud untuk pemrosesan lebih lanjut.
03. Kirim Faktur
Sebagai kurir yang andal, sistem ERP memungkinkan pengiriman langsung faktur elektronik melalui jaringan PEPPOL. Berikut adalah cara kerjanya:
Odoo menjalin koneksi AS2 (Pernyataan Kelayakan 2) dengan AP PEPPOL milik penerima. Faktur XML yang sesuai dengan PEPPOL kemudian akan dikirim ke AP penerima dan melewati jaringan PEPPOL untuk mencapai sistem penerima, dan setelah pengiriman berhasil, Anda akan menerima pengakuan (misalnya, Penerimaan PEPPOL).
04. Terima Tagihan Vendor
Paket bisnis serba ada ini juga menangani faktur masuk dari vendor melalui PEPPOL.
Ketika seorang vendor mengirim faktur elektronik melalui PEPPOL, Titik Akses (AP) Odoo menerimanya melalui koneksi AS2. Faktur XML PEPPOL yang masuk akan dianalisis untuk mengekstrak informasi yang relevan dan kemudian memvalidasi faktur tersebut berdasarkan standar PEPPOL.
Berkat fitur otomatisasi Odoo, proses lebih lanjut akan dipicu, seperti memperbarui catatan utang dagang dan persediaan.
Kasus Penggunaan Peppol dalam Penagihan Elektronik Nasional
Masih perlu diyakinkan bahwa PEPPOL dapat menyelesaikan masalah penginvoisan Anda di luar UE?
01. Asal Usul Penggunaan PEPPOL di Eropa
Sebagai kelompok negara yang bekerja sama erat, tujuan utamanya adalah mengurangi hambatan yang muncul dari berbagai persyaratan hukum dan kurangnya interoperabilitas dalam pertukaran lintas batas.
Standar Eropa (EN 16931-1:2017) mendefinisikan model semantik dari faktur elektronik. Ini memastikan interoperabilitas semantik dan kepastian hukum. Sintaks yang sesuai dengan standar ini mencakup UBL (Universal Business Language) dan pesan Faktur Lintas Industri UN/CEFACT XML.
Dan begitulah cara PEPPOL memenuhi arahan UE dan legislasi nasional untuk e-faktur.
02. Persyaratan Regulasi di Singapura: PEPPOL dan InvoiceNow
Singapura Otoritas Pengembangan Media Infocomm (IMDA) menjadi Otoritas Nasional non-Eropa pertama yang bergabung dengan OpenPeppol pada tahun 2018, menunjukkan komitmennya terhadap transformasi digital.
Tidak berhenti di situ, Singapura meluncurkan jaringan e-invoice berbasis PEPPOL secara nasional pada Januari 2019. Jaringan ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, mempercepat pembayaran, dan mempromosikan keberlanjutan. Secara bersamaan, ia menangani pemrosesan manual dan biaya administratif.
Sejak awal 2020, Pemerintah Singapura telah menambahkan e-invoicing melalui
Jaringan E-Invoicing Nasional
, menjadikannya saluran pilihan bagi pemasok yang mengajukan faktur kepada pemerintah.
Dengan mengadopsi PEPPOL, negara-negara ASEAN dapat menyelaraskan praktik e-invoicing lintas batas. Konsistensi ini menyederhanakan perdagangan lintas batas, mengurangi gesekan, dan meningkatkan integrasi ekonomi—semua bagian dari
Perjanjian Kerangka Ekonomi Digital
.
Jadi ya, meskipun PEPPOL tersedia secara luas di Odoo 17, untuk versi Odoo sebelumnya, kami masih menganggap integrasi PEPPOL sebagai keuntungan lokalisasi Odoo.
Menyambut Masa Depan E-Invoicing dengan PEPPOL
Arah PEPPOL menuju ke arah global.
Hal ini tidak mengejutkan karena memastikan kepatuhan regulasi lintas batas, selaras dengan arahan Uni Eropa dan undang-undang nasional untuk transaksi lintas batas yang mulus. Sejumlah negara lain mengikuti jejak dan mengadopsi standar e-invoice sebagai milik mereka.
Dampaknya telah terbukti melalui inisiatif InvoiceNow Singapura, yang mempercepat pembayaran dan mengurangi beban administratif. Peran perintis Singapura sebagai Otoritas PEPPOL non-Eropa pertama memberikan penghematan biaya, manfaat lingkungan, dan proses yang lebih terstruktur – kombinasi yang mendorong adopsi yang luas.
Dengan pemerintah seperti Singapura mendukung PEPPOL sebagai saluran pilihan bagi pemasok, saatnya untuk bertindak adalah sekarang.
Pastikan Anda tidak tertinggal – coba untuk mengejar ketinggalan dengan Singapura dan sambungkan Anda Odoo dengan Odoo EDI yang mutakhir dan global .
Kontak Portcities , pemandu tepercaya Anda melalui perjalanan transformasi ini, dan sambut masa depan penagihan digital.
