Dalam studi kasus ini, kami mengeksplorasi bagaimana PT DCI Indonesia Tbk, penyedia pusat data terkemuka di Indonesia, menggantikan sistem lama dan menstandarkan operasi kompleksnya dengan Odoo ERP. Melalui implementasi multi-fase, DCI mencapai alur kerja terpusat, meningkatkan visibilitas keuangan, dan infrastruktur yang dapat diskalakan untuk mendukung pertumbuhan bisnis yang terus berlanjut.
- Nama Perusahaan : PT DCI Indonesia Tbk
- Industri : Layanan Pusat Data
- Lokasi : Jakarta, Indonesia
- Ukuran Perusahaan : ±110 Karyawan
- Skala Saat Ini : 7 gedung pusat data dengan kapasitas 83MW, berkembang menjadi 300MW
- Waktu Implementasi : Agustus 2021 – Sekarang (go-live bertahap)
-
Sistem yang Diterapkan
: CRM, Penjualan, Langganan, Pembelian, Inventaris, Akuntansi, Tanda Tangan, Proyek
Perjalanan transformasi digital DCI berakar pada kenyataan mendesak: platform warisan mereka tidak dilengkapi untuk mendukung alur kerja yang kompleks dan melibatkan banyak departemen yang diperlukan untuk bisnis yang berkembang. Alat yang terfragmentasi menyebabkan ketidak efisienan, upaya yang diduplikasi, dan keterbatasan visibilitas di seluruh departemen.
Dengan operasi yang berkembang dan proses bisnis yang semakin kompleks, DCI membutuhkan lebih dari sekadar penggantian—mereka membutuhkan solusi yang sepenuhnya terintegrasi yang dapat mengotomatiskan dan memusatkan segalanya mulai dari penagihan berbasis langganan dan pengadaan hingga pelacakan proyek dan operasi keuangan.
Apa yang Membuat Odoo Sangat Cocok untuk Operasi Kompleks DCI?
DCI memilih Odoo ERP karena fleksibilitas, modularitas, dan potensinya untuk disesuaikan dengan alur kerja rumit perusahaan. Portcities dipilih sebagai mitra implementasi karena pengalaman kami dalam menangani peluncuran ERP yang kompleks dan kemampuan kustomisasi mendalam kami.
Tidak seperti kebanyakan implementasi, proyek ini akan berlangsung selama beberapa tahun, beberapa fase go-live, dan puluhan fitur yang dikembangkan khusus—masing-masing dirancang untuk mencerminkan alur kerja nyata dari bisnis pusat data yang berkembang pesat.
Bangunan secara Bertahap: Peluncuran Strategis untuk Bisnis yang Kompleks
Untuk memastikan kelangsungan bisnis sambil mengganti sistem warisan mereka (Microsoft Dynamics AX 2012 dan Salesforce), implementasi DCI dibagi secara strategis menjadi beberapa fase:
Fase 1: Manajemen CRM dan Penjualan (Agu–Nov 2021)
Portcities mulai dengan mengimplementasikan modul CRM dan Penjualan untuk membangun fondasi yang kuat bagi bisnis inti DCI. Pencapaian kunci termasuk:
- Perhitungan harga Ramp-Up otomatis untuk layanan kolokasi
- Sistem pra-perhitungan untuk perkiraan margin dan pendapatan
- Pembuatan proyek otomatis dari pesanan penjualan
- Manajemen pipeline yang terstruktur untuk layanan kolokasi dan awan
Fase 2: Langganan, Pembelian, Akuntansi, Inventaris, Tanda Tangan, dan Proyek (Nov 2021–Apr 2022)
Fase kedua memperluas otomatisasi di semua fungsi bisnis kritis:
- Manajemen langganan otomatis untuk biaya berulang bulanan (MRC) dan biaya satu kali (NRC)
- Sistem penagihan digital dengan e-Materai terintegrasi dan alur kerja persetujuan
- Pembuatan proyek otomatis dengan template tugas yang telah ditentukan untuk implementasi layanan
- Sistem persetujuan multi-tier untuk kontrak vendor melalui Odoo Sign
- Integrasi lengkap antara penjualan, manajemen proyek, dan penagihan langganan
Departemen DCI—dari Keuangan hingga Infrastruktur—beroperasi pada sistem terpusat, membawa integritas data dan visibilitas lintas fungsi.
Disesuaikan untuk Sesuai: Kustomisasi Mendalam untuk Alur Kerja Unik
Layanan pusat data unik DCI memerlukan kustomisasi ekstensif dari fitur standar Odoo. Portcities memberikan:
- Sistem Penagihan Ramp-Up: Mesin penagihan kustom yang secara otomatis menghitung dan menyesuaikan biaya berdasarkan jadwal penerapan layanan kolokasi
- Automasi Langganan: Sistem pintar yang memicu langganan berdasarkan status penyelesaian proyek dan menangani aktivasi layanan tengah bulan dengan prorata otomatis
- Kerangka Persetujuan Lanjutan: Alur kerja persetujuan multi-tahap untuk pengadaan, bea materai digital (e-Materai), dan validasi faktur
- Dasbor Khusus Departemen: Dasbor KPI waktu nyata yang disesuaikan untuk:
- Pemasaran: Pelacakan prospek dan kinerja kampanye
- Keuangan: Peramalan pendapatan dan metrik penagihan
- Penjualan: Analisis saluran dan margin
- Manajemen Dokumen Otomatis: Sistem pembuatan kontrak digital dengan kontrol versi terintegrasi dan kemampuan tanda tangan elektronik
Peningkatan ini menciptakan tulang punggung digital yang disesuaikan dengan operasi DCI.
Satu Platform, Banyak Alat: Bagaimana DCI Mengintegrasikan Operasi Kunci
Untuk melengkapi ekosistem, Portcities membantu DCI menghubungkan Odoo dengan:
- Proaktif (Sistem Internal): Menyinkronkan data master dan permintaan pembelian
- e-Materai API: Untuk kepatuhan kewajiban bea materai digital di Indonesia
- Portal Pelanggan: Memungkinkan klien untuk meminta layanan upsell dan melacak status proyek
Integrasi ini menghilangkan tugas manual yang berlebihan dan mengurangi waktu untuk mendapatkan nilai bagi setiap departemen.
Mengubah Hambatan Menjadi Hasil: Hambatan Implementasi DCI
Mengimplementasikan Odoo dalam lingkungan berskala besar dan multi-pemangku kepentingan menghadapi tantangan unik:
- Lingkup Kustomisasi – Menyelaraskan Odoo dengan alur kerja non-standar memerlukan pemahaman mendalam dan solusi yang disesuaikan.
- Adopsi Bertahap – Setiap fase harus berjalan dengan lancar sambil mempersiapkan untuk fase berikutnya.
- Volume Data – Memigrasikan dan mengelola set data besar dari sistem lama tanpa mengganggu operasi.
Portcities mengelola risiko ini dengan pengujian yang ketat, pelatihan pengguna yang berkelanjutan, dan penyesuaian proses yang terus menerus dengan operasi nyata.
Hasilnya: Sistem yang Terpadu dan Sukses yang Skala
Sejak diluncurkan, DCI telah melihat hasil yang transformatif:
- Satu Platform Pusat – Semua departemen kini beroperasi dalam satu sistem, mengurangi silo dan meningkatkan akurasi data.
- Penagihan dan Pelacakan Proyek Otomatis – Menghilangkan penyerahan manual, mempercepat pengakuan pendapatan dan penyampaian layanan.
- Pengadaan dan Keuangan Terintegrasi – Menyelaraskan pengadaan vendor dengan anggaran dan persetujuan pembayaran.
- Infrastruktur yang Dapat Diskalakan – Sistem ini siap mendukung target DCI sebesar 300MW tanpa platform tambahan.
Lebih dari Sebuah Vendor: Portcities sebagai Mitra ERP yang Tepercaya
DCI terus bekerja sama dengan Portcities untuk meningkatkan dan memperluas sistem. Dengan dukungan bulanan yang berkelanjutan, fitur baru, dan strategi pengembangan, sistem Odoo berkembang bersama bisnis DCI.
Meskipun tidak ada testimonial resmi yang telah dibagikan, DCI telah menyatakan kepuasan yang berkelanjutan dan bergantung pada Portcities untuk dukungan ERP strategis hingga hari ini.
Siap untuk Mengubah Bisnis Anda dengan Odoo? Mari Bicarakan
Apakah Anda mengganti platform lama atau membangun inti digital baru untuk perusahaan Anda yang berkembang, Portcities memiliki pengalaman dan keahlian untuk memberikan.
Hubungi kami hari ini untuk mengetahui bagaimana Odoo dapat memfasilitasi transformasi Anda—sama seperti yang dilakukan untuk DCI Indonesia.
