Ketika implementasi Odoo pertama Ekofluid GmbH gagal karena kustomisasi yang rusak dan eksekusi vendor yang buruk, operasi mereka berhenti total. Studi kasus ini mengungkapkan bagaimana Portcities mengubah krisis ERP mereka menjadi kisah sukses dan memberikan sistem Odoo v17 yang bersih yang kini mendukung operasi harian di semua departemen.
- Nama Perusahaan : Ekofluid GmbH
- Industri : Peralatan Pengolahan dan Regenerasi Minyak Transformer, Manufaktur dan Layanan Peralatan Energi
- Lokasi : Wina, Austria
- Ukuran Perusahaan : Tidak diungkapkan secara publik
- Skala Saat Ini : Melayani operator jaringan, perusahaan pembangkit listrik, penyedia layanan transformator, dan pelanggan industri di seluruh dunia dengan lini produk seperti FILOIL (perawatan), REOIL (regenerasi), dan ECOIL (pemurnian).
- Waktu Implementasi : 2023 – 2024 (1 tahun, go-live bertahap dan migrasi)
- Sistem yang Diimplementasikan : CRM, Penjualan, Inventaris, Proyek, Manufaktur, Perencanaan, Lantai Produksi, Kualitas, Akuntansi, Pembelian
Apa Tantangan yang Menghambat Ekofluid?
Sebelum bermitra dengan Portcities, Ekofluid berjuang dengan implementasi Odoo yang dilaksanakan dengan buruk oleh vendor sebelumnya. Sistem tersebut menjadi hampir tidak dapat digunakan—karyawan tidak bisa menyelesaikan tugas dasar, dan ERP yang seharusnya mempercepat pertumbuhan malah menciptakan bottleneck di setiap langkah.
Masalah kunci termasuk:
- Kustomisasi yang merusak sistem: Modifikasi kode vendor sebelumnya menyebabkan kesalahan dan kegagalan di seluruh modul inti
- Tidak ada adopsi pengguna: Tanpa pelatihan yang tepat, staf menghindari sistem sepenuhnya, kembali ke proses manual
- Fitur penting yang hilang: Template RFQ, PO, dan faktur bilingual (Inggris dan Slovaakia) belum disampaikan
- Kegagalan operasional harian: Kecelakaan sistem mengganggu jadwal produksi dan komunikasi dengan pelanggan
Ekofluid menghadapi pilihan antara meninggalkan Odoo sepenuhnya atau mencari mitra yang dapat menyelamatkan investasi mereka.
Tujuan di balik Transformasi Digital Ekofluid
Bekerja dengan Portcities, Ekofluid bertujuan untuk:
- Memperbaiki kesalahan dari implementasi mitra sebelumnya
- Menstandarkan alur kerja bisnis kritis di seluruh CRM, Penjualan, Manufaktur, Inventaris, Lantai Produksi, Kualitas, dan Akuntansi
- Menyediakan template multibahasa untuk komunikasi klien dan vendor yang lebih lancar
- Melatih staf untuk menggunakan Odoo dengan percaya diri dalam operasi sehari-hari
- Migrasi ke Odoo Versi 17 untuk stabilitas dan skalabilitas jangka panjang
Bagaimana Portcities dan Odoo Menghadirkan Solusi?
Portcities bekerja sama dengan Ekofluid untuk memperkenalkan Odoo ERP secara bertahap, memastikan stabilitas saat memperkenalkan peningkatan yang penting.
Modul Odoo yang Digunakan:
- Penjualan
- CRM
- Inventaris
- Proyek
- Manufaktur
- Perencanaan
- Lantai Toko
- Kualitas
- Akuntansi
- Pembelian
Departemen yang Terlibat:
- Pengadaan
- Penjualan & CRM
- Akuntansi/Keuangan
- Manufaktur (pekerja lantai produksi dan administrator)
Dari Kick-off hingga Go-Live: Perjalanan Satu Tahun
Proyek ini dilaksanakan selama satu tahun:
- Fase 1: Implementasi, pelatihan, pengumpulan kebutuhan untuk perbaikan lebih lanjut, pengembangan & pengujian, Go-live/rilis
- Fase 2: Migrasi dari Odoo 16 ke Odoo 17 untuk sistem yang bersih dan siap masa depan
Menyesuaikan Odoo dengan alur kerja unik Ekofluid
Untuk membuat Odoo terintegrasi dengan mulus ke dalam alur kerja global Ekofluid, Portcities memberikan penyesuaian yang ditargetkan:
- Templat dwibahasa (EN/SK) untuk RFQ, PO, dan faktur
- Bidang khusus & menu (Pembayaran, Lingkup, Tanggal Pengiriman yang Diharapkan)
- Popover verifikasi sebelum mengirim pesan dari catatan
- Perilaku UI berdasarkan peran untuk Pesanan Kerja (pekerja dibatasi dari “Tandai sebagai Selesai”)
- Pembersihan dari kustomisasi tidak perlu atau cacat yang ditinggalkan oleh pelaksana sebelumnya
Integrasi Sistem:
Tidak ada integrasi pihak ketiga yang diterapkan; fokusnya adalah pada menstabilkan dan menstandarkan ERP.
Membangun satu sistem untuk setiap departemen
- Dari prospek ke penawaran dan dari penawaran ke pesanan (CRM & Penjualan)
- Dari pesanan ke uang (Penjualan & Penagihan)
- Dari pengadaan ke pembayaran (Pembelian & Akuntansi)
- Pelaksanaan manufaktur (Pesanan kerja dengan persetujuan berbasis peran)
- Generasi dan distribusi dokumen dalam bahasa Inggris dan Slovakia
Sebuah Infrastruktur yang Andal untuk Mendukung Operasi Harian
Instans Odoo Ekofluid telah dipindahkan dari server vendor sebelumnya ke Odoo.sh.
Portcities bertanggung jawab atas migrasi dan stabilisasi sistem tetapi tidak mengelola infrastruktur sehari-hari.
Apa Tantangan Implementasi?
Tantangan terbesar adalah memindahkan sistem Ekofluid dari vendor sebelumnya. Modul kustom yang dikembangkan dengan buruk menyebabkan kesalahan dan ketidakstabilan saat dipindahkan.
Bagaimana Portcities menyelesaikannya:
Melalui analisis dan pengujian yang teliti, tim Portcities membangun kembali lingkungan sistem, memigrasi data kritis, dan memastikan semua modul berjalan lancar di Odoo.sh. Setelah stabilisasi, sistem ditingkatkan dengan bersih ke Odoo 17—memberikan Ekofluid dasar yang stabil untuk masa depan.
Dampak Terukur Odoo di Ekofluid
Dengan Portcities memberikan perbaikan konkret dan terukur:
- Stabilitas sistem: Dari kecelakaan harian menjadi waktu henti nol—lingkungan ERP yang bersih dan stabil di Odoo 17
- Kesiapan internasional: Generasi dokumen bilingual memungkinkan komunikasi yang lancar dengan klien dan pemasok di seluruh Eropa Tengah dan Timur
- Kontrol proses: 100% standarisasi proses di seluruh penjualan, pembelian, akuntansi, dan manufaktur
- Adopsi pengguna: Dari penggunaan nol hingga adopsi penuh—staf kini dengan percaya diri menggunakan Odoo melalui pelatihan yang tepat dan akses berbasis peran yang intuitif
- Dampak bisnis: Waktu tunggu manufaktur dikurangi melalui perencanaan terintegrasi dan koordinasi di lantai produksi
Transformasi telah selesai: Apa yang dulunya merupakan sistem gagal yang mengancam operasi kini menjadi tulang punggung bisnis internasional Ekofluid.
Berkembang bersama: Apa Selanjutnya untuk Ekofluid dan Portcities?
Sementara Portcities tidak lagi menyediakan dukungan terus-menerus, tim kami memberikan pemeliharaan korektif, permintaan perubahan kecil, dan pemberdayaan pengguna untuk memastikan Ekofluid dapat beroperasi secara mandiri.
Lebih dari Sekadar Vendor: Portcities sebagai Mitra yang Dipercaya
Kasus ini menunjukkan keahlian unik Portcities dalam pemulihan ERP. Di mana orang lain melihat sistem yang gagal, kami melihat peluang untuk memberikan transformasi. Perjalanan Ekofluid dari kegagalan sistem total hingga adopsi penuh membuktikan bahwa dengan mitra yang tepat, bahkan implementasi yang paling gagal sekalipun dapat menjadi kisah sukses.
Apakah implementasi ERP Anda menghambat Anda? Jika Anda mengalami kesulitan dengan sistem yang gagal atau dieksekusi dengan buruk, Anda tidak perlu memulai dari awal. Portcities berspesialisasi dalam pemulihan ERP—mengubah kegagalan sistem menjadi kesuksesan operasional.
Jadwalkan
penilaian pemulihan
untuk menemukan bagaimana kami dapat menyelamatkan investasi ERP Anda dan memberikan sistem yang Anda bayangkan sebelumnya.
