Alamboga Internusa, distributor makanan yang berbasis di Bali, memodernisasi operasinya dengan mengganti sistem lama dengan Odoo ERP untuk mengatasi tantangan proses manual dan alur kerja yang terfragmentasi. Studi kasus ini menyoroti bagaimana platform Odoo yang sepenuhnya terintegrasi—meliputi penjualan, pembelian, inventaris, akuntansi, SDM, dan manufaktur—memungkinkan Alamboga untuk menyederhanakan proses, memastikan akurasi data, dan membangun fondasi yang skalabel untuk pertumbuhan masa depan.
- Nama Perusahaan : PT Alamboga Internusa
- Industri : Distribusi Makanan (Bahan Berkualitas Impor)
- Lokasi : Denpasar, Bali, Indonesia
- Ukuran Perusahaan : ~200 karyawan
- Skala Saat Ini : 7 gudang di seluruh Bali, melayani pasar Indonesia dan ekspatriat
- Waktu Pelaksanaan : Go-live Januari 2018 (stabil setelah 1 tahun)
- Sistem yang Diimplementasikan: Penjualan, Pembelian, Inventaris, Akuntansi, Karyawan, Manufaktur, Cuti, Kehadiran
Dari Bisnis Keluarga menjadi Distributor Makanan Terkemuka
PT Alamboga Internusa (“Alamboga”) didirikan pada tahun 1990 sebagai salah satu perusahaan pertama yang mengimpor produk makanan premium dari Australia dan Selandia Baru langsung ke Bali. Dimulai dengan hanya delapan karyawan dan dua truk berpendingin, perusahaan ini mendukung industri hotel dan restoran yang sedang berkembang di Bali selama tahun-tahun awal pengembangan pariwisata.
Hampir tiga dekade kemudian, Alamboga telah berkembang menjadi distributor terpercaya dengan lebih dari 200 karyawan, tujuh gudang, dan kemitraan dengan pemasok dari lebih dari 20 negara.
Misinya tetap jelas: untuk mengantarkan produk makanan berkualitas tinggi ke pasar pariwisata dan ekspatriat Indonesia sambil memupuk kerja sama jangka panjang yang berkelanjutan dengan pemasok global.
Namun dengan skala tumbuh kompleksitas. Ketika pesanan, gudang, dan hubungan pemasok bertambah, sistem akuntansi legasi perusahaan tidak lagi mampu mengimbangi. Operasi menjadi terpisah, proses melambat, dan tim berjuang dengan ketidakefisienan.
Pada tahun 2017, kepemimpinan menyadari saatnya untuk sepenuhnya mendigitalisasi operasi dengan ERP modern.
Migrasi ke Masa Depan Digital Menjadi Tantangan Utama
Ketika Alamboga memutuskan untuk pindah ke Odoo ERP pada tahun 2018, tantangan terbesar bukan hanya teknologis tetapi juga budaya. Transisi ini memerlukan pergeseran total dalam pola pikir saat karyawan beralih dari sistem warisan yang sudah dikenal ke alur kerja digital yang terintegrasi.
Menerapkan pelacakan Nomor Lot untuk inventaris besar juga terbukti sulit, dan resistensi terhadap proses baru menghambat adopsi. Tanpa sistem terpadu, departemen seperti penjualan, pengadaan, inventaris, dan akuntansi bekerja secara terpisah, menciptakan gesekan dan membatasi visibilitas di seluruh bisnis.
Secara khusus, perusahaan menghadapi tiga hambatan kritis:
- Pelacakan inventaris yang kompleks: Mengelola ribuan SKU di tujuh gudang dengan pelacakan batch/lot untuk barang busuk impor
- Ketahanan adopsi pengguna: Staf yang terbiasa dengan proses manual menolak alur kerja digital baru
- Silo data: Tim penjualan, pembelian, dan akuntansi beroperasi secara independen, menyebabkan keterlambatan dan kesalahan
Odoo sebagai Tulang Punggung Pusat Mengatasi Tantangan
Bermitra dengan Portcities, Alamboga menerapkan solusi ERP Odoo lengkap untuk menggantikan sistem akuntansi legasinya dan menyatukan semua operasi inti di bawah satu platform.
Modul Kunci Odoo Yang Digunakan Adalah:
- Penjualan (manajemen pesanan dan pelanggan)
- Pembelian (hubungan pemasok dan pengadaan)
- Persediaan (manajemen multi gudang dengan pelacakan lot)
- Akuntansi (pelaporan keuangan terintegrasi)
- Manufaktur (perencanaan produksi untuk layanan yang meningkatkan nilai)
- HR: Karyawan, Cuti, Kehadiran
Kustomisasi kritis yang termasuk:
- Sistem reservasi stok untuk mencegah penjualan berlebih di berbagai saluran
- Desain cetakan faktur yang disesuaikan memenuhi persyaratan kepatuhan pajak Indonesia
Perjalanan Implementasi
ERP mulai digunakan pada 1 Januari 2018. Pada awalnya, adopsi pengguna adalah hambatan utama. Banyak karyawan menolak meninggalkan cara kerja lama, dan sistem Nomor Lot rumit untuk diterapkan.
Tantangan Utama Selama Implementasi:
- Perlawanan dari staf yang terbiasa dengan sistem lama
- Kompleksitas pengaturan pelacakan Nomor Lot untuk impor yang mudah busuk
- Adopsi yang lambat di berbagai departemen
Bagaimana Tantangan Diatasi:
- Arahan kuat dari manajemen untuk menghentikan semua sistem lama segera
- Kolaborasi dekat dengan konsultan Portcities untuk pelatihan dan stabilisasi
- Satu tahun penyesuaian terus menerus hingga penggunaan sistem menjadi standar dan lancar
Hasil: Fondasi Kuat untuk Pertumbuhan
Dengan Odoo, Alamboga mencapai tujuan utama mereka untuk mendigitalisasi proses bisnis dalam satu sistem. Departemen yang dulunya beroperasi secara terpisah sekarang bekerja sama dengan lancar, dengan data mengalir secara real-time di seluruh penjualan, pembelian, inventaris, dan akuntansi.
Manfaat Utama yang Dicapai:
- Peningkatan akurasi stok dengan pelacakan Nomor Lot untuk manajemen barang mudah rusak
- Penggabungan penagihan dan pelaporan untuk operasi keuangan yang lebih efisien
- Alur kerja gudang dan pembelian yang otomatis
- Visibilitas waktu nyata di seluruh departemen
- Fondasi untuk migrasi masa depan ke versi Odoo yang lebih baru
Membangun Kemitraan Berkelanjutan
Apa yang dimulai sebagai proyek modernisasi berkembang menjadi fondasi untuk kolaborasi jangka panjang. Kasus Alamboga menunjukkan bagaimana menyelaraskan solusi ERP dengan tujuan bisnis dapat menciptakan nilai yang langgeng. Meskipun ada resistensi awal, sistem sekarang mendukung operasi yang stabil dan mempersiapkan panggung untuk inovasi di masa depan.
Mari Mulai Perjalanan ERP Anda dengan Portcities
Jika bisnis distribusi Anda mengalami kesulitan dengan sistem warisan atau alur kerja yang terputus, kisah Alamboga menunjukkan kekuatan ERP yang terpadu.
Biarkan Portcities membantu Anda mendigitalisasi operasi Anda, mengintegrasikan tim Anda, dan mempersiapkan pertumbuhan yang dapat diskalakan.
Hubungi kami
hari ini untuk mengetahui bagaimana Odoo dapat memberikan kekuatan untuk transformasi Anda.
