Hãy tưởng tượng quản lý một doanh nghiệp nhập khẩu hoặc xuất khẩu phát triển mạnh với các hệ thống phần mềm riêng biệt cho mỗi chức năng. Đội ngũ logistics của bạn xử lý dữ liệu trong một chương trình, trong khi đội ngũ sản xuất phụ thuộc vào một phần mềm khác để quản lý dữ liệu của họ.
Cảnh quan phân tán này tạo ra các hoạt động không liên kết, khiến việc truy cập và chia sẻ thông tin quan trọng trở thành một cuộc chiến không ngừng.
Hiệu ứng kho dữ liệu này không chỉ là một sự bất tiện - nó là một chướng ngại lớn đối với hiệu suất. Việc tối ưu hóa quy trình trở thành một cơn đau đầu khi các phòng ban không thể hợp tác một cách liền mạch.
Sự trì hoãn trong giao tiếp và thiếu thông tin thời gian thực làm trở ngại cho khả năng tối ưu hóa quy trình và đưa ra quyết định thông minh.
Vậy, giải pháp là gì?
Nhập Hệ thống Quản lý Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) – một phần mềm mạnh mẽ được thiết kế để tích hợp tất cả các chức năng kinh doanh của bạn vào một nền tảng thống nhất.
Bằng cách tổng hợp dữ liệu và tối ưu hóa giao tiếp, hệ thống ERP giúp các doanh nghiệp như của bạn vượt qua những thách thức của hoạt động không liên kết và mở ra một cấp độ hiệu suất mới.
Việc Sử dụng Ứng dụng Độc lập
Đối với những doanh nhân mới nổi, standalone thường được chọn vì dễ cài đặt, sử dụng và hiểu.
Những ứng dụng này thường phục vụ một nhiệm vụ cụ thể với độ chuyên môn kỹ thuật khác nhau, như Microsoft Excel hoặc Google Spreadsheet để làm kế toán và CMS để tạo nội dung trang web công ty.
Tuy nhiên, sự thiếu tích hợp trong các ứng dụng standalone buộc việc nhập dữ liệu và quản lý vào các hệ thống riêng biệt, dẫn đến sự trùng lặp và lãng phí thời gian trong việc cân đối.
Không thể chia sẻ dữ liệu và quy trình làm việc một cách liền mạch trong một ứng dụng có thể tạo ra các kho thông tin và cản trở sự cộng tác, làm khó khăn trong việc đạt được hiệu quả và tối ưu hóa.
Cuối cùng, quyết định sử dụng các ứng dụng standalone phụ thuộc vào việc đánh giá kỹ lưỡng về điểm mạnh và hạn chế của chúng liên quan đến nhu cầu kinh doanh của bạn.
Ưu điểm của Hệ thống ERP so với Ứng dụng độc lập
Hãy chuyển đổi hướng thay vì tập trung vào các ứng dụng độc lập như một điểm khởi đầu.
Các ứng dụng độc lập có thể cung cấp một giải pháp tiện lợi cho các doanh nghiệp có nhu cầu cụ thể hoặc hạn chế ngân sách. Tuy nhiên, khi một công ty ưu tiên mở rộng dài hạn và tối ưu hóa hoạt động, hệ thống ERP trở thành một khoản đầu tư chiến lược hơn.
Phần này đi sâu vào các lợi ích của hệ thống ERP so với các ứng dụng đơn lẻ, giúp bạn lựa chọn các công cụ tối ưu hóa nhu cầu kinh doanh của bạn.
1. Quản lý Dữ liệu tích hợp
- Cơ sở dữ liệu đơn : Hệ thống ERP tổng hợp dữ liệu vào một cơ sở dữ liệu duy nhất và tập trung, loại bỏ sự không nhất quán và trùng lặp được tìm thấy trong các ứng dụng độc lập, do đó cung cấp cho tất cả người dùng thông tin chính xác và cập nhật.
- Hiển thị dữ liệu theo thời gian thực : Việc truy cập dữ liệu theo thời gian thực này giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng với các thay đổi trên thị trường, xác định các vấn đề tiềm năng và tối ưu hóa phân bổ tài nguyên.
- Dữ liệu nhất quán trên các mô-đun : Loại bỏ những sai khác thường xảy ra khi sử dụng các ứng dụng khác nhau.
2. Quy trình kinh doanh được tối ưu hóa
- Quy trình làm việc tự động : Hệ thống ERP giảm thiểu sự can thiệp thủ công đáng kể, giảm thiểu rủi ro do lỗi nhập dữ liệu và thiên hướng của con người. Điều này giải phóng thời gian quý giá của nhân viên cho các sáng kiến chiến lược.
- Quy trình tiêu chuẩn hóa : Hệ thống ERP thực thi các quy trình tiêu chuẩn trên các phòng ban, loại bỏ sự không hiệu quả và biến đổi phát sinh khi các phòng ban khác nhau hoạt động với quy trình của họ.
3. Quyết định tốt hơn
- Báo cáo toàn diện: Hệ thống ERP cung cấp khả năng báo cáo phong phú, cho phép doanh nghiệp tạo ra báo cáo chi tiết về hoạt động của họ.
4. Cải thiện sự cộng tác
- Phối hợp chức năng chéo : Ứng dụng độc lập thường dẫn đến việc tạo ra các kho dữ liệu, trong đó thông tin bị mắc kẹt trong ứng dụng của một phòng ban cụ thể. Hệ thống ERP phá vỡ các kho này bằng cách tích hợp dữ liệu từ các chức năng khác nhau như kho hàng, kế toán và bán hàng.
- Truy cập thông tin chia sẻ : Hệ thống ERP là trung tâm tập trung, cho phép tất cả các phòng ban truy cập và chia sẻ dữ liệu liên quan một cách mượt mà. Điều này tạo điều kiện cho làm việc nhóm bằng cách cho phép các tính năng như:
- Bảng điều khiển dự án chia sẻ
- Công cụ giao tiếp nội bộ
- Tính hiệu quả thời gian thực qua các phòng ban
5. Khả năng mở rộng và linh hoạt
- Dễ dàng tùy chỉnh : Hệ thống ERP, tuy nhiên, cung cấp khả năng tùy chỉnh mở rộng cho phép bạn tạo các trường và cấu trúc dữ liệu tùy chỉnh, sửa đổi quy trình làm việc và quy trình phê duyệt, và phát triển báo cáo và bảng điều khiển tùy chỉnh.
- Khả năng thích ứng với sự phát triển : Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, các ứng dụng độc lập có thể trở nên quá tải và không thể đáp ứng được nhu cầu tăng cao. Hệ thống ERP được thiết kế để đáp ứng sự phát triển và thích ứng với các mô hình kinh doanh và yêu cầu thị trường mới nhất với module mới nhất.
6. Tiết kiệm chi phí
- Giảm chi phí hạ tầng IT : Lợi ích của hệ thống ERP là có thể triển khai trên nền tảng cục bộ hoặc trên đám mây, tiềm năng giảm nhu cầu về hạ tầng IT bổ sung. Vì hệ thống ERP tổng hợp dữ liệu vào một nền tảng duy nhất, nó đơn giản hóa quản lý và bảo trì IT.
7. Dịch vụ khách hàng cải thiện
- Dữ liệu khách hàng tập trung : Hệ thống ERP tổng hợp dữ liệu khách hàng từ các phòng ban khác nhau như bán hàng, tiếp thị và hỗ trợ vào một nền tảng duy nhất.
- Quản lý đơn hàng được tối ưu hóa : Hệ thống ERP tích hợp quản lý đơn hàng qua các phòng ban, cho phép cải thiện giao tiếp giữa bộ phận bán hàng, đáp ứng và vận chuyển.
- Nâng cao hiểu biết về khách hàng : Hệ thống ERP tổng hợp dữ liệu khách hàng từ khắp tổ chức, giúp doanh nghiệp nhận biết xu hướng và sở thích mua hàng của khách hàng. Đội tiếp thị cũng có thể thực hiện chiến dịch sản phẩm dựa trên dữ liệu tập trung trên hệ thống ERP và tích hợp nó với hệ thống CRM của bạn.
Biến đổi hoạt động kinh doanh với Portcities
Bài viết này chỉ mới khám phá một phần tiềm năng biến đổi của hệ thống ERP. Nhưng nếu bạn có thể tận dụng sức mạnh đó với một giải pháp đã được chứng minh hoàn hảo phù hợp với nhu cầu của bạn?
Khám phá cách Portcities, một chuyên gia ERP đáng tin cậy, có thể giúp bạn cách mạng hóa hoạt động kinh doanh và đưa bạn tiến gần hơn đến thành công chưa từng có với Odoo, một hệ thống ERP hàng đầu.
Odoo cung cấp một loạt các ứng dụng kinh doanh trong một giải pháp phần mềm duy nhất. Điều này loại bỏ nhu cầu sử dụng nhiều ứng dụng độc lập để quản lý các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp của bạn, như kế toán, quản lý kho hàng hoá hoặc CRM.
Đừng chờ đợi nữa! Hãy tiếp nhận sức mạnh của hệ thống ERP dựa trên Odoo với
sự hướng dẫn của Portcities
.
