Chào mừng đến với thế giới kinh doanh số 4.0 của các giao dịch thương mại, nơi tuân thủ hóa đơn điện tử đã trở thành nền tảng cho hoạt động tài chính hiệu quả.
Tuy nhiên, một thống kê đáng kinh ngạc từ bài báo trắng của Thomson Reuters cho thấy các tổ chức toàn cầu đang đối mặt với quy định phức tạp về hóa đơn điện tử và kiểm soát giao dịch liên tục (CTC) , với nhiều tổ chức đang kém cơ sở hạ tầng công nghệ để theo kịp.
Và điều này dẫn đến đâu? Thời gian phối hợp tăng lên—không có gì ngạc nhiên, khi các đội tài chính trên toàn cầu cần mất thêm vài ngày để phù hợp dữ liệu trên các tài liệu tuân thủ khác nhau.
Vậy nó liên quan đến PEPPOL như thế nào?
PEPPOL là gì và tại sao nó quan trọng?
Hãy nhớ rằng ban đầu có các tiêu chuẩn quốc gia khác nhau cho hóa đơn điện tử như Svefaktura (Thụy Điển), EHF (Na Uy) hoặc NemHandel (Đan Mạch) - nhưng chúng không thể áp dụng trên toàn cầu.
Đó là cách PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) ra đời. Là một Odoo EDI (Electronic Data Interchange) , nó cũng phục vụ như một giao thức để trao đổi an toàn các tài liệu điện tử quan trọng cho doanh nghiệp, bao gồm hóa đơn.
Ban đầu là một ý tưởng của Liên minh châu Âu, định dạng thống nhất của PEPPOL đã lan rộng toàn cầu, được chấp nhận bởi các quốc gia như Canada, New Zealand, Singapore và Hoa Kỳ.
Nhưng lợi ích của việc sử dụng Odoo là gì?
Khi chúng ta khám phá sâu hơn về việc tích hợp Odoo với PEPPOL, chúng ta sẽ tìm hiểu cách kết nối này thúc đẩy tuân thủ, bảo mật, xuất sắc vận hành trong việc gửi hóa đơn điện tử và nhiều hơn thế nữa.
Đăng ký Peppol
Nếu bạn tin rằng PEPPOL phù hợp với bạn, bước tiếp theo là đăng ký tham gia Mạng PEPPOL trước khi bắt đầu với Odoo. Rất đơn giản:
- Lựa chọn Nhà cung cấp Điểm truy cập: Các doanh nghiệp phải chọn một Nhà cung cấp Điểm truy cập như Odoo. Odoo có thể hỗ trợ tạo PEPPOL ID - một định danh duy nhất để gửi và nhận hóa đơn điện tử.
- Xác minh và Cung cấp thông tin: Công ty của bạn cần cung cấp thông tin kinh doanh liên quan cho Nhà cung cấp Điểm truy cập đã chọn. Nhà cung cấp sẽ xác minh thông tin này và gán PEPPOL ID.
- Kiểm tra và Kết nối: Sau khi có PEPPOL ID, bạn có thể thiết lập kết nối điểm truy cập PEPPOL của mình. Quá trình kiểm tra đảm bảo việc chuyển đổi trơn tru, và sau khi kết nối, doanh nghiệp có thể bắt đầu trao đổi tài liệu. Hãy yêu cầu sự trợ giúp từ đối tác Odoo để thiết lập kết nối đúng.
Kể từ ngày hôm nay, bạn có thể đăng ký với PEPPOL miễn phí, ngay cả trong phiên bản Cộng đồng. phiên bản Cộng đồng.
Lợi ích của Odoo như một điểm truy cập mạng Peppol
Chúng tôi biết Odoo rất tiện lợi cho việc lập hóa đơn và quy trình kế toán chung của bạn. Tuy nhiên, Odoo cung cấp nhiều lợi ích so với các cổng PEPPOL khác: 01. Tích hợp mượt mà: Odoo là điểm truy cập PEPPOL của bạn
Vấn đề phổ biến:
Nhiều điểm truy cập bên thứ ba giới thiệu thêm các lớp bổ sung, gây trì hoãn và khó khăn tiềm năng trong việc truyền hóa đơn. Các lớp bổ sung có thể bao gồm:
- Mạng gia tăng giá trị (VANs) : Một số cổng định tuyến hóa đơn thông qua VANs, hoạt động như trung gian. VANs có thể làm tăng thời gian xử lý, tăng chi phí và gây ra các điểm tiềm năng gặp sự cố.
- Phần mềm trung gian tùy chỉnh : Cổng bên thứ ba có thể sử dụng phần mềm trung gian tùy chỉnh hoặc API để kết nối với PEPPOL. Những thành phần bổ sung này có thể gây ra sự phức tạp và trì hoãn trong việc truyền.
- Nhiều trung tâm hoặc tổng hợp dữ liệu : Trong một số trường hợp, hóa đơn đi qua nhiều trung tâm hoặc tổng hợp dữ liệu trước khi đến PEPPOL. Trong trường hợp này, mỗi trung tâm đều gây trễ và các vấn đề tiềm năng.
Giải pháp của Odoo: Odoo là một Điểm truy cập (AP) và Nhà xuất bản Dữ liệu dịch vụ (SMP) cho PEPPOL, điều này có nghĩa là người dùng có thể gửi và nhận hóa đơn điện tử mà không cần phải định dạng tệp tin thủ công hoặc sử dụng dịch vụ bên thứ ba. Việc tích hợp này đơn giản hóa quy trình và đảm bảo giao tiếp liền mạch trong mạng.
Nó tích hợp hoàn hảo với ứng dụng Kế toán của Odoo. Điều này giúp bạn định dạng, tạo và xuất tệp tin như hóa đơn khách hàng và phiếu ghi có giá trị tuân thủ PEPPOL - tất cả trực tiếp từ Odoo.
02. Hóa đơn được tối ưu hóa: Lợi ích của tự động hóa
Vấn đề phổ biến: Hầu hết các cổng không tích hợp mạnh mẽ, yêu cầu kiểm tra và điều chỉnh thủ công trước khi truyền hóa đơn.
Giải pháp của Odoo: Bộ máy tự động hóa của nó điều phối toàn bộ quy trình lập hóa đơn. Nó tự động điền các trường liên quan (như chi tiết người gửi và người nhận) và xác minh hóa đơn theo yêu cầu PEPPOL. Đảm bảo tuân thủ định dạng PEPPOL BIS Billing 3.0 với Odoo và chuyển đổi dữ liệu hóa đơn thành XML2 tuân thủ PEPPOL.
03. Giảm chi phí: Hiệu suất lập hóa đơn của Odoo được giải phóng
Vấn đề phổ biến: Các cổng khác liên quan đến quy trình thủ công, dẫn đến chi phí lao động cao và nguy cơ sai sót tiềm tàng.
Giải pháp của Odoo: Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ như tạo, xác nhận và gửi hóa đơn - tổ chức giảm chi phí lao động. Hơn nữa, ít can thiệp thủ công cũng có nghĩa là ít cơ hội cho sai sót, tránh việc phải sửa chữa tốn kém. Với Odoo xử lý các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, đội tài chính của bạn có thể tập trung vào hoạt động chiến lược thay vì nhập dữ liệu.
Bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian quý giá trong quy trình lập hóa đơn. Hóa đơn di chuyển một cách liền mạch từ khởi tạo đến truyền tải, từ nhắc nhở và phê duyệt đến thông báo. Không cần phải nói, quy trình tự động hóa gia tăng tốc độ xử lý hóa đơn. Nếu khách hàng của bạn nhận được hóa đơn kịp thời, bạn sẽ được thanh toán nhanh hơn. Dòng tiền tăng cường, làm tốt cho sức khỏe tài chính của tổ chức.
Tin tốt nhất là Odoo cho phép kích hoạt miễn phí định dạng PEPPOL trong phiên bản 17. Các cổng khác có thể tính phí cho chức năng tương tự, làm cho Odoo trở thành lựa chọn tiết kiệm ngân sách.
04. Sự theo dõi nâng cao và ít lỗi: Thông tin thời gian thực
Vấn đề phổ biến: Sự không phù hợp trong hóa đơn đã nộp có thể dẫn đến tranh chấp và vấn đề tuân thủ. Nếu bạn không sử dụng cổng chính thức PEPPOL như Odoo, không phải là không thể gặp phải việc trì hoãn thanh toán, phạt không tuân thủ, hiệu suất hoạt động không hiệu quả, thách thức theo dõi kiểm toán và rủi ro bảo mật dữ liệu.
Giải pháp của Odoo: Trong quá trình tạo hóa đơn, Odoo kích hoạt các quy tắc xác nhận. Những quy tắc này kiểm tra sự không phù hợp, thông tin thiếu hoặc mã thuế không chính xác. Ví dụ, nếu các trường bắt buộc không hoàn chỉnh hoặc tỷ lệ thuế không phù hợp với tiêu chuẩn PEPPOL, Odoo sẽ đánh dấu những vấn đề này sớm trong quá trình. Nó cũng có thể xác nhận cấu trúc, định dạng và nội dung của hóa đơn, đảm bảo tuân thủ yêu cầu PEPPOL BIS (Business Interoperability Specifications).
Lợi ích bổ sung: ERP cũng hỗ trợ các định dạng PEPPOL khác nhau, bao gồm UBL 2.1, e-fff (Bỉ), Factur-x/XRechnung (Pháp/Đức), NLCIUS 2.1 (Hà Lan) và EHF (Na Uy), tạo thành một lựa chọn linh hoạt cho các doanh nghiệp hoạt động toàn cầu.
05. Tuân thủ và bảo mật tốt hơn: Trao đổi dữ liệu được củng cố
Vấn đề phổ biến: Hầu hết các cổng không tuân thủ chặt chẽ định dạng PEPPOL EDI và thiếu xem xét cụ thể địa phương, ảnh hưởng đến giao dịch xuyên biên giới. Giao dịch xuyên biên giới thực hiện kém chất lượng thường dẫn đến tổn thất tài chính, rủi ro pháp lý, trì hoãn hoạt động, tổn thương danh tiếng và vi phạm bảo mật dữ liệu.
Giải pháp của Odoo: Dữ liệu của bạn sẽ được mã hóa trong quá trình truyền tải bằng AS2 để thay thế các mạng giá trị gia tăng đắt đỏ trước đây được sử dụng để trao đổi dữ liệu.
AS2 mã hóa các tệp tin như 'đính kèm' trong một tin nhắn S/MIME chuẩn (một tin nhắn AS2). Nội dung tệp tin thực tế thường được định dạng riêng biệt đã được thỏa thuận, chẳng hạn như XML hoặc EDIFACT. Trong Odoo, bạn có thể ký và/hoặc mã hóa tin nhắn của mình.
Nếu được yêu cầu, một MDN (Message Disposition Notification) sẽ được gửi lại cho người gửi ban đầu sau khi nhận và xử lý thành công tin nhắn AS2.
Để tuân thủ các luật pháp địa phương ở các quốc gia khác nhau, Odoo cung cấp các tính năng cục bộ hóa cho các khu vực cụ thể, chẳng hạn như Úc. Các tính năng này bao gồm định dạng thuế chuẩn hóa, cấu hình định giá hàng tồn kho mới và tài khoản chênh lệch tỷ giá.
4 Tính năng chính của tích hợp Peppol của Odoo cho Tuân thủ Hóa đơn điện tử
Bây giờ chúng ta đã biết về các lợi ích. Không vấn đề gì; chúng tôi có bốn tính năng chính sẽ thu hút sự quan tâm của bạn.
01. Tạo Hóa đơn điện tử
Odoo tạo ra một hóa đơn trong định dạng Universal Business Language (UBL). Sau đó, nó sẽ bổ sung các phần mở rộng cụ thể của PEPPOL và bao gồm các trường bổ sung, như PEPPOL participant identifier (PEPPOL ID) và loại tài liệu. Để đảm bảo tuân thủ cú pháp và cấu trúc của PEPPOL, hóa đơn sẽ được chuyển đổi thành tài liệu XML tuân thủ PEPPOL.
02. Xác minh thông tin liên hệ
Đảm bảo thông tin người nhận chính xác để giao tiếp liền mạch, Odoo đóng vai trò của một bộ xác minh tỉ mỉ.
Trước tiên, hệ thống Odoo ERP tra cứu PEPPOL Participant Registry để xác minh thông tin người nhận - Nó xác minh PEPPOL ID của người nhận, đảm bảo nó tương ứng với tổ chức chính xác. Sau đó, nó xác định điểm truy cập PEPPOL (AP) của người nhận để đảm bảo rằng hóa đơn điện tử đến được điểm truy cập AP của người nhận dự định để tiếp tục xử lý.
03. Gửi Hóa đơn
Như một dịch vụ chuyển phát đáng tin cậy, hệ thống ERP cho phép truyền trực tiếp hóa đơn điện tử qua mạng lưới PEPPOL. Đây là cách hoạt động:
Odoo thiết lập kết nối AS2 (Applicability Statement 2) với PEPPOL AP của người nhận. Hóa đơn XML tuân thủ PEPPOL sẽ được gửi đến AP của người nhận và đi qua mạng lưới PEPPOL để đến hệ thống của người nhận. Sau khi giao hàng thành công, bạn sẽ nhận được một thông báo xác nhận (ví dụ: PEPPOL Receipt).
04. Nhận hóa đơn từ nhà cung cấp
Bộ công cụ kinh doanh toàn diện cũng xử lý các hóa đơn đến từ nhà cung cấp qua PEPPOL.
Khi nhà cung cấp gửi một hóa đơn điện tử qua PEPPOL, Access Point (AP) của Odoo nhận được thông qua kết nối AS2. Hóa đơn XML PEPPOL đến sẽ được phân tích để trích xuất thông tin liên quan và sau đó xác thực hóa đơn theo tiêu chuẩn PEPPOL.
Nhờ tính năng tự động hóa của Odoo, các quy trình tiếp theo sẽ được kích hoạt, chẳng hạn như cập nhật hồ sơ phải trả và hồ sơ tồn kho.
Trường hợp sử dụng PEPPOL trong Hóa đơn điện tử Quốc gia
Bạn vẫn cần thuyết phục rằng PEPPOL có thể giải quyết các vấn đề về hóa đơn của bạn ngoài EU?
01. Nguyên nhân sử dụng PEPPOL ở châu Âu
Là một nhóm các quốc gia làm việc chặt chẽ với nhau, mục tiêu chính của nó là giảm các rào cản phát sinh từ yêu cầu pháp lý khác nhau và thiếu khả năng tương tác trong các giao dịch xuyên biên giới.
Tiêu chuẩn châu Âu (EN 16931-1:2017) xác định mô hình ngữ nghĩa của hóa đơn điện tử. Nó đảm bảo tính tương tác ngữ nghĩa và sự chắc chắn về pháp lý. Cú pháp tuân thủ tiêu chuẩn này bao gồm UBL (Ngôn ngữ Kinh doanh Đa năng) và thông điệp Hóa đơn Công nghiệp Chéo XML của UN/CEFACT.
Và đó là cách PEPPOL đáp ứng các chỉ thị của EU và pháp luật quốc gia về hóa đơn điện tử.
02. Yêu cầu quy định tại Singapore: PEPPOL và InvoiceNow
Của Singapore Cơ quan Phát triển Truyền thông Infocomm (IMDA) trở thành Cơ quan Quốc gia đầu tiên không thuộc châu Âu tham gia OpenPeppol vào năm 2018, chứng tỏ cam kết của nó với sự chuyển đổi số.
Không dừng lại ở đó, Singapore đã ra mắt mạng lưới e-invoicing dựa trên PEPPOL trên toàn quốc vào tháng 1 năm 2019. Mạng lưới nhằm cải thiện hiệu suất, giảm chi phí, đẩy nhanh thanh toán và thúc đẩy bền vững. Đồng thời, nó giải quyết việc xử lý thủ công và chi phí quản lý hành chính.
Từ đầu năm 2020, Chính phủ Singapore đã thêm e-invoicing thông qua
Mạng lưới E-Invoicing Quốc gia
, biến nó thành kênh ưu tiên cho các nhà cung cấp gửi hóa đơn cho chính phủ.
Bằng cách áp dụng PEPPOL, các nước ASEAN có thể làm đồng bộ các thực hành e-invoicing qua biên giới. Sự nhất quán này đơn giản hóa thương mại qua biên giới, giảm ma sát và nâng cao tích hợp kinh tế - tất cả đều là phần của
Hiệp định Khung Kinh tế số
.
Vâng, mặc dù PEPPOL có sẵn rộng rãi trong Odoo 17, nhưng đối với các phiên bản Odoo trước đó, chúng tôi vẫn coi tích hợp PEPPOL là một lợi ích địa phương hóa của Odoo.
Hướng tới Tương lai của E-Invoicing với PEPPOL
Hướng đi của PEPPOL đang hướng tới một hướng toàn cầu.
Điều này không ngạc nhiên vì nó đảm bảo tuân thủ quy định về biên giới, điều chỉnh với các chỉ thị của EU và pháp luật quốc gia để thực hiện giao dịch vượt biên không rối. Một số ít quốc gia khác cũng đang theo sau và áp dụng tiêu chuẩn hóa đơn điện tử như của riêng họ.
Tác động của nó đã được chứng minh bởi dự án InvoiceNow của Singapore, giúp tăng tốc thanh toán và giảm gánh nặng hành chính. Vai trò tiên phong của Singapore là Cơ quan PEPPOL đầu tiên không thuộc châu Âu mang lại tiết kiệm chi phí, lợi ích về môi trường và quy trình được tối ưu - một sự kết hợp ba mặt thúc đẩy việc áp dụng rộng rãi.
Với sự ủng hộ của các chính phủ như Singapore cho PEPPOL là kênh ưu tiên cho các nhà cung cấp, thời gian để hành động là bây giờ.
Đảm bảo bạn không bị bỏ lại phía sau - hãy cố gắng theo kịp Singapore và kết nối Odoo của bạn với Odoo EDI hiện đại và toàn cầu .
Liên hệ Portcities , người hướng dẫn đáng tin cậy của bạn trong hành trình biến đổi này, và đón nhận tương lai của hóa đơn điện tử.
