Dù có tiềm năng tăng năng suất lên 25%, 70% các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) vẫn chưa áp dụng hệ thống ERP. Sự do dự này thường xuất phát từ sự không chắc chắn khi chọn lựa giải pháp phù hợp. Tuy nhiên, để duy trì sự cạnh tranh trong bối cảnh kinh doanh hiện nay, bạn cần có những công cụ kỹ thuật số phù hợp..
Chìa khóa thành công nằm ở việc chọn một hệ thống ERP với các tính năng phù hợp hoàn hảo với nhu cầu doanh nghiệp của bạn. Nó có thể hoàn toàn thay đổi cách bạn quản lý mọi thứ – từ kế toán đến quan hệ khách hàng. Nhưng với rất nhiều lựa chọn có sẵn, làm sao bạn biết được tính năng nào thực sự quan trọng?
Bài viết này liệt kê 7 tính năng ERP hàng đầu giúp nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Cho dù bạn đang vật lộn với các bảng tính vô tận hay phải xử lý nhiều phần mềm khác nhau, những tính năng thiết yếu này sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình và kiểm soát công việc.
Hệ Thống ERP Cho Doanh Nghiệp Nhỏ Là Gì?
Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), hay ERP, là một giải pháp phần mềm toàn diện dành cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, tích hợp và quản lý các quy trình kinh doanh cốt lõi trên nhiều phòng ban khác nhau.
Hệ thống ERP quản lý mọi thứ từ tài chính và kho hàng đến quan hệ khách hàng và nhân sự trong một nền tảng duy nhất, giúp tối ưu hóa hoạt động, cải thiện hiệu quả và cung cấp cái nhìn tổng thể về dữ liệu doanh nghiệp.
Các hệ thống ERP ngày càng trở nên quan trọng đối với SMEs, giúp ra quyết định dựa trên dữ liệu và cung cấp khả năng mở rộng để hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp.
Với phân tích thời gian thực và các quy trình tự động, hệ thống này giúp các doanh nghiệp nhỏ cạnh tranh hiệu quả hơn trong một thị trường ngày càng phức tạp.
Cách Lựa Chọn ERP Tốt Nhất Cho Doanh Nghiệp SMEs?
Khi cân nhắc lựa chọn ERP cho SME của bạn, việc triển khai Odoo có thể là một giải pháp mạnh mẽ nhờ tính linh hoạt và khả năng mở rộng.
Tuy nhiên, để đảm bảo kết quả tốt nhất, điều quan trọng là bạn phải hiểu rõ nhu cầu riêng của doanh nghiệp và các lĩnh vực mà sự hỗ trợ của ERP sẽ có tác động lớn nhất.
Dưới đây là phương pháp từng bước để giúp bạn chọn lựa hệ thống ERP lý tưởng cho SME của mình.
1. Xác Định Nhu Cầu Kinh Doanh
Để chọn được hệ thống ERP phù hợp, bạn cần xác định các nhu cầu kinh doanh cốt lõi. Xác định các điểm đau – như sự chậm trễ từ các công việc thủ công, vấn đề về độ chính xác của dữ liệu, hoặc sự hợp tác kém giữa các nhóm – và cân nhắc các mục tiêu ngắn và dài hạn về tăng trưởng, khả năng mở rộng và hiệu quả.
Đánh giá này giúp xác định các tính năng thiết yếu: ưu tiên tính năng quản lý kho và chuỗi cung ứng nếu quản lý hàng tồn kho là một thách thức, hoặc tìm kiếm tính năng quản lý khách hàng và theo dõi đơn hàng nếu dịch vụ khách hàng là yếu tố then chốt.
Hiểu rõ những nhu cầu này sẽ giúp thu hẹp các lựa chọn ERP, như Odoo, để tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
2. Đánh Giá Các Giải Pháp Phần Mềm ERP
Once you've identified your needs, research and evaluate different ERP solutions that cater to small businesses.
Tìm kiếm các hệ thống có các tính năng bạn cần, có uy tín trên thị trường và cung cấp hỗ trợ khách hàng đáng tin cậy.
Đảm bảo hệ thống ERP của bạn có các tính năng chính: các chức năng kinh doanh cốt lõi (quản lý kho, bán hàng, mua sắm, nhân sự, v.v.), tích hợp giữa các phòng ban, công cụ báo cáo nâng cao và các khả năng kế toán và tài chính vững chắc.
3. Cân Nhắc Các Lựa Chọn ERP Dựa Trên Đám Mây
Đối với nhiều SMEs, các giải pháp ERP dựa trên đám mây mang lại những ưu điểm lớn hơn so với hệ thống tại chỗ. Chúng giảm chi phí ban đầu đáng kể nhờ mô hình đăng ký và loại bỏ nhu cầu sử dụng phần cứng phức tạp.
ERP đám mây cũng nhanh chóng triển khai, yêu cầu ít bảo trì IT hơn và cung cấp cập nhật tự động. Khả năng truy cập từ xa của nó cho phép các thành viên trong nhóm làm việc từ bất cứ đâu, rất lý tưởng cho các doanh nghiệp có nhiều địa điểm hoặc nhân viên làm việc từ xa, tăng năng suất và khả năng hợp tác theo thời gian thực.
Thêm vào đó, ERP đám mây có khả năng mở rộng cao, cho phép điều chỉnh dễ dàng khi doanh nghiệp phát triển, tạo ra một lựa chọn linh hoạt cho các SMEs năng động.
Dưới Đây Là 7 Tính Năng ERP Hàng Đầu Cho SMEs
1. Tích Hợp Mô-đun
Kiến trúc mô-đun của Odoo ERP là một tính năng nổi bật cho phép doanh nghiệp tích hợp các hoạt động thiết yếu như kế toán, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý kho và bán hàng vào một hệ thống thống nhất.
Tính năng tích hợp này tạo điều kiện cho việc chia sẻ dữ liệu thời gian thực, rất quan trọng cho việc ra quyết định kịp thời và hiệu quả hoạt động. Odoo thúc đẩy một quy trình làm việc mượt mà, tăng cường năng suất các phòng ban bằng cách loại bỏ các hệ thống dư thừa.
Đối với SMEs, điều này có nghĩa là giảm độ phức tạp và cải thiện sự hợp tác, vì các nhóm có thể truy cập thông tin họ cần mà không bị trì hoãn hay hiểu lầm.
Hơn nữa, tính chất mô-đun của Odoo cho phép doanh nghiệp triển khai chỉ các mô-đun cần thiết ban đầu, tạo ra một giải pháp tiết kiệm chi phí có thể phát triển cùng họ. Khi nhu cầu mới phát sinh, các mô-đun bổ sung có thể được tích hợp một cách liền mạch, đảm bảo hệ thống ERP vẫn giữ được sự phù hợp và hiệu quả theo thời gian.
Một phương pháp ERP tích hợp có thể giảm chi phí vận hành từ 23-35% so với việc duy trì nhiều hệ thống độc lập, đồng thời giảm thiểu nhu cầu đối chiếu dữ liệu giữa các nền tảng khác nhau.
2. Có Thể Tùy Chỉnh và Mở Rộng
Có tác dụng gì khi có một hệ thống không linh hoạt? Một số phần mềm không thể tùy chỉnh, hoặc có thể gọi là cứng nhắc, như gỗ.
Tuy nhiên, việc sử dụng hệ thống Odoo cho phép các doanh nghiệp cùy chỉnh các mô-đun theo nhu cầu của họ. Khi doanh nghiệp phát triển, hệ thống sẽ mở rộng để đáp ứng các hoạt động phức tạp hơn. Khả năng thích ứng này đảm bảo hệ thống ERP có thể phát triển song song với doanh nghiệp, đáp ứng các hoạt động phức tạp hơn khi chúng phát sinh.
Khả năng tùy chỉnh chức năng có nghĩa là SMEs có thể tạo ra một hệ thống phản ánh quy trình và dòng công việc riêng biệt của họ. Ví dụ, các doanh nghiệp trong các ngành công nghiệp khác nhau có thể sửa đổi các định dạng báo cáo tài chính hoặc quy trình quản lý tồn kho để phù hợp với các tiêu chuẩn ngành hoặc sở thích cá nhân.
Khả năng mở rộng như vậy là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ khi duy trì hiệu quả mà không cần phải nâng cấp hệ thống thường xuyên. Cuối cùng, nó tiết kiệm thời gian và tài nguyên trong khi tạo ra một trải nghiệm người dùng cá nhân hóa hơn.
Sự linh hoạt này cho phép các doanh nghiệp vừa và nhỏ bắt đầu với các tính năng cơ bản và thêm các tính năng khi cần thiết, tránh được cái bẫy phổ biến khi phải trả tiền cho những tính năng không sử dụng kèm theo các giải pháp "một cỡ cho tất cả.
3. Tự động hóa quy trình
Odoo ERP nổi bật trong việc tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại như xử lý đơn hàng, theo dõi tồn kho và báo cáo tài chính. Bằng cách tự động hóa những nhiệm vụ này, các doanh nghiệp có thể giảm đáng kể lao động thủ công và giảm thiểu các lỗi thường gặp trong các quy trình thủ công. Sự tự động hóa này nâng cao năng suất tổng thể và cho phép nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ có giá trị cao hơn, đòi hỏi suy nghĩ phản biện và sự sáng tạo.
Việc sử dụng công cụ xây dựng quy trình trực quan còn đơn giản hóa việc tạo ra các quy trình tự động, làm cho nó dễ tiếp cận ngay cả với người dùng không có chuyên môn kỹ thuật. Tự động hóa cũng nâng cao tính nhất quán trong các hoạt động; ví dụ, các thông báo tự động có thể giúp các đội nhóm cập nhật về mức tồn kho hoặc các đơn hàng đang chờ xử lý, đảm bảo rằng không có nhiệm vụ quan trọng nào bị bỏ sót.
Kết quả là, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể cải thiện hiệu quả hoạt động trong khi giảm chi phí liên quan đến lỗi của con người và sự bỏ sót.
Báo cáo của McKinsey cho thấy tự động hóa quản lý đơn hàng có thể giảm thời gian xử lý từ 2-3 ngày xuống còn 1-2 giờ. Tự động hóa cũng đã được chứng minh là giảm chi phí từ 10-15%, với những cải thiện đáng kể về độ chính xác của đơn hàng nhờ giảm thiểu việc nhập liệu thủ công. Những cải thiện này có thể có tác động tích cực đáng kể đến lợi nhuận cuối cùng.
4. Báo cáo và phân tích nâng cao
Trong môi trường dữ liệu hiện nay, việc có các công cụ báo cáo và phân tích hiệu quả là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn giành lợi thế cạnh tranh. Việc triển khai Odoo ERP cung cấp các khả năng trí tuệ doanh nghiệp mạnh mẽ, mang lại cái nhìn thời gian thực về các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp, bao gồm tài chính, hiệu suất bán hàng và các tương tác với khách hàng.
Những thông tin này giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ đưa ra quyết định thông minh dựa trên dữ liệu chính xác thay vì chỉ dựa vào trực giác.
Với các tính năng như bảng điều khiển có thể tùy chỉnh và báo cáo chi tiết, các doanh nghiệp có thể theo dõi hiệu quả các chỉ số hiệu suất chính (KPIs). Ví dụ, các nhóm bán hàng có thể phân tích xu hướng theo thời gian để xác định các giai đoạn bán hàng cao điểm hoặc đánh giá hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị. Thêm vào đó, phân tích tài chính cung cấp cái nhìn về các mô hình dòng tiền, giúp việc lập ngân sách và dự báo trở nên tốt hơn.
Bằng cách tận dụng những thông tin này, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể điều chỉnh chiến lược của mình một cách chủ động thay vì phản ứng lại, đảm bảo sự phát triển và lợi nhuận bền vững.
Các khả năng phân tích dự đoán có thể cải thiện đáng kể việc quản lý tồn kho bằng cách dự báo các mô hình nhu cầu, thường đạt được mức độ chính xác khác nhau tùy thuộc vào ngành và chất lượng dữ liệu. Khả năng này là một lợi thế quan trọng trong thị trường hiện nay, nơi các doanh nghiệp chú trọng đến chuỗi cung ứng, giúp ngăn ngừa tình trạng thiếu hàng và tối ưu hóa mức tồn kho.
5. Tùy chọn triển khai trên đám mây và tại chỗ
Odoo cung cấp cả triển khai trên đám mây và tại chỗ, mang lại sự linh hoạt dựa trên nhu cầu riêng biệt của mỗi doanh nghiệp. Triển khai trên đám mây giúp việc truy cập dữ liệu từ bất kỳ đâu trở nên dễ dàng hơn, phù hợp với xu hướng Công nghiệp 4.0 và các môi trường làm việc từ xa, nơi mà nhân viên có thể cần truy cập hệ thống ngoài các văn phòng truyền thống.
Sự linh hoạt này đảm bảo rằng các nhóm vẫn duy trì được năng suất làm việc bất kể vị trí vật lý của họ.
Ngược lại, các giải pháp tại chỗ cung cấp sự kiểm soát lớn hơn về bảo mật dữ liệu và tuân thủ các yêu cầu quy định—đây là yếu tố quan trọng đối với các ngành công nghiệp xử lý thông tin nhạy cảm như tài chính hoặc y tế. Tùy chọn triển khai kép này đảm bảo rằng các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với mô hình vận hành và cơ sở hạ tầng CNTT của họ mà không làm giảm hiệu suất hoặc bảo mật.
Theo một báo cáo, các tổ chức có thể giảm chi phí vận hành lên tới 35% thông qua các chiến lược quản lý đám mây hiệu quả. Nhiều nhà cung cấp dịch vụ đám mây cam kết đảm bảo thời gian hoạt động đạt 99,9%, góp phần nâng cao tính liên tục của doanh nghiệp.
6. Tích hợp với bên thứ ba
Việc tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba là một lợi thế lớn của nền tảng API mở của Odoo. Tính năng này cho phép các doanh nghiệp mở rộng chức năng của hệ thống ERP mà không mất quyền truy cập vào các công cụ họ đã phụ thuộc. Dù là tích hợp với các nền tảng thương mại điện tử như Shopify hay các công cụ tiếp thị như Mailchimp, cộng đồng nhà phát triển rộng lớn của Odoo hỗ trợ nhiều loại tích hợp để nâng cao khả năng vận hành.
Điều này đảm bảo rằng các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc đối tác Odoo có thể tạo ra một hệ sinh thái toàn diện phù hợp với nhu cầu cụ thể của họ trong khi tận dụng các khoản đầu tư công nghệ hiện tại. Hơn nữa, việc tích hợp mượt mà giúp giảm thiểu sự gián đoạn trong quá trình chuyển đổi giữa các hệ thống, cho phép doanh nghiệp duy trì tính liên tục trong hoạt động và nâng cao chức năng tổng thể.
Nền tảng API mở cho phép các doanh nghiệp tích hợp các khả năng mới với hệ thống hiện có của họ, giúp chuyển đổi mượt mà hơn và có thể giảm thiểu thời gian đào tạo so với việc triển khai các hệ thống.
7. Các Tùy Chọn Triển Khai Linh Hoạt
Odoo hỗ trợ triển khai trên đám mây và tại chỗ cho phép các doanh nghiệp vừa và nhỏ điều chỉnh các giải pháp ERP với dữ liệu, sở thích quản lý dự án và yêu cầu quy định của họ. Khả năng thích ứng này là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong các ngành công nghiệp đa dạng hoặc những doanh nghiệp có tài nguyên CNTT khác nhau.
Ví dụ, các công ty trong các lĩnh vực bị quản lý chặt chẽ có thể ưu tiên các giải pháp tại chỗ để kiểm soát tốt hơn dữ liệu nhạy cảm. Ngược lại, các công ty khác có thể chọn các giải pháp đám mây vì chi phí ban đầu thấp hơn và yêu cầu bảo trì đơn giản hơn.
Bằng cách cung cấp nhiều tùy chọn triển khai, Odoo đảm bảo khả năng tiếp cận cho tất cả các loại tổ chức trong khi duy trì hiệu suất mạnh mẽ trên các cơ sở hạ tầng khác nhau.
Sự linh hoạt này giúp các doanh nghiệp đạt được sự tuân thủ quy định tại các khu vực khác nhau trong khi vẫn duy trì yêu cầu về quyền sở hữu dữ liệu, điều này rất quan trọng đối với các công ty có kế hoạch mở rộng quốc tế.
Tất Cả Các Tính Năng Tốt Nhất Trong Hệ Thống ERP Odoo
Việc sở hữu phần mềm ERP phù hợp có thể là yếu tố quyết định giữa việc vật lộn với các hoạt động hàng ngày và đạt được sự tăng trưởng bền vững. Odoo ERP cung cấp một bộ tính năng toàn diện được thiết kế để giải quyết các thách thức phổ biến của các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Từ việc quản lý dữ liệu thống nhất thông qua tích hợp mô-đun thống nhất kế toán, CRM, tồn kho và bán hàng cho đến tính linh hoạt của việc tùy chỉnh và tự động hóa, các tính năng này kết hợp với nhau để tạo ra một tổ chức hiệu quả hơn, dựa trên dữ liệu. Các doanh nghiệp có thể điều chỉnh hệ thống theo nhu cầu cụ thể của họ thay vì điều chỉnh các quy trình của họ theo phần mềm.
Bằng cách tập trung vào các tính năng chính này khi triển khai hệ thống ERP, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển trong khi vẫn duy trì hiệu quả hoạt động.
Sẵn sàng chuyển đổi hoạt động kinh doanh của bạn?Liên hệ với chúng tôi để tìm hiểu thêm về việc triển khai hệ thống ERP phù hợp với mục tiêu của bạn.
