Enterprise Resource Planning (ERP) là gì và tại sao nó quan trọng

Hãy tưởng tượng tình huống này:

Sau nhiều năm phát triển kinh doanh từ từ, đơn hàng đang tràn vào công ty sản xuất đồ gỗ thủ công của bạn. Mặc dù hứng thú, nhưng sự tăng trưởng đột ngột này đã tạo ra sự hỗn loạn trong hoạt động kinh doanh, nhấn mạnh nhu cầu quản lý tài nguyên hiệu quả thông qua các công cụ ERP.

Đội ngũ bán hàng gặp khó khăn trong việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Đội sản xuất thiếu khả năng nhìn thấy các đơn hàng sắp tới. Và các nhân viên kế toán liên tục phải giải quyết các vấn đề tài chính do sự mở rộng nhanh chóng gây ra.

Quen thuộc chứ? Bạn không phải một mình đối mặt với những thách thức của việc triển khai ERP hiện đại.

Những khó khăn như thế này là phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp. Nhưng tưởng tượng nếu có một giải pháp để tối ưu hóa tất cả?

Nhập quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP).

ERP là chìa khóa để mở ra một cấp độ hiệu quả vận hành, năng suất và lợi nhuận mới cho doanh nghiệp của bạn.

Hướng dẫn này sẽ khám phá ERP là gì, tại sao doanh nghiệp của bạn cần nó, tập trung vào lợi ích của ERP và cách triển khai nó thành công.

Hãy bắt đầu!

Định nghĩa về Quản lý nguồn lực doanh nghiệp

Quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một nền tảng phần mềm thống nhất tích hợp và quản lý quy trình kinh doanh cốt lõi của công ty bạn theo thời gian thực.

Khác với các chương trình độc lập cho kế toán, nhân sự, kho hàng hoặc CRM, ERP tổng hợp tất cả vào một cơ sở dữ liệu trung tâm có thể truy cập từ các phòng ban khác nhau. Nó loại bỏ các kho dữ liệu riêng lẻ và quy trình thủ công, cung cấp khả năng nhìn thấy và kiểm soát toàn diện.

Ví dụ, khi một đơn đặt hàng được nhập vào ERP, dữ liệu sẽ tự động cập nhật vào cấp độ tồn kho, lịch trình sản xuất, hồ sơ kế toán và nhiều hơn nữa. Kết quả là thông tin kinh doanh và quyết định thông minh hơn. Ngoài ra, cải thiện giao tiếp, quy trình làm việc nhanh hơn và quyết định dựa trên dữ liệu.

Theo báo cáo của Mordor Intelligence, kích thước thị trường ERP toàn cầu được định giá ở 50,57 tỷ đô la vào năm 2021 và dự kiến ​​sẽ đạt 123,41 tỷ đô la vào năm 2030, tăng với tỷ suất tăng trưởng hàng năm kết hợp là 10,2%.

Sự tăng trưởng này nhấn mạnh giá trị chiến lược ngày càng tăng của ERP khi các công ty nhằm mục tiêu nâng cao hiệu suất, năng suất và cạnh tranh.

Tại sao Doanh nghiệp của bạn không thể bỏ qua Phần mềm ERP

Giải pháp phần mềm Quản lý nguồn lực doanh nghiệp không chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn nữa. Các doanh nghiệp có kích thước và ngành nghề khác nhau hiện đang tận dụng sức mạnh của nó để tối ưu hóa hoạt động.

Vẫn chưa chắc chắn liệu doanh nghiệp của bạn cần ERP hay không?

Dưới đây là một số cách quan trọng mà ERP tăng cường hiệu suất kinh doanh của bạn:

1. Tăng cường Hiệu suất Vận hành

ERP kết nối các hệ thống trước đây cô lập, loại bỏ việc nhập dữ liệu trùng lặp và quy trình làm việc thủ công, từ đó tối ưu hóa quản lý kinh doanh thông qua một hệ thống quản lý thống nhất. Các hoạt động như xử lý đơn hàng, lập hóa đơn, báo cáo và quản lý hàng tồn kho trở nên tự động hóa và hiệu quả hơn.

Không còn mất thời gian tìm kiếm thông tin trong các bảng tính và hệ thống không liên quan khác trong công ty của bạn.

Một nghiên cứu của Aberdeen Group cho thấy 82% các công ty đã thấy cải thiện hiệu suất vận hành trong vòng một năm sau khi triển khai ERP.

2. Cải thiện Tính hiệu quả và Báo cáo Dữ liệu

Với ERP, dữ liệu kinh doanh quan trọng được thống nhất dưới một nền tảng. Bạn có được thông tin thời gian thực về doanh số bán hàng, đơn hàng, hàng tồn kho, tài chính và nhiều hơn nữa để hỗ trợ việc ra quyết định thông minh hơn.

Bảng điều khiển và báo cáo có thể được tùy chỉnh dễ dàng, cho phép bạn phân tích hiệu suất theo khu vực, dòng sản phẩm, đại diện bán hàng và các chiều kinh doanh khác.

3. Nâng cao Sự hài lòng của Khách hàng

ERP nâng cao trải nghiệm khách hàng bằng cách cho phép đội ngũ bán hàng nhanh chóng tìm kiếm dữ liệu khách hàng và lịch sử đặt hàng thông qua cơ sở dữ liệu chung. Các câu hỏi được trả lời nhanh hơn và các vấn đề được giải quyết kịp thời.

Theo một nghiên cứu của MIT, ERP có thể dẫn đến thời gian phản hồi nhanh hơn 75% đối với yêu cầu của khách hàng. Chu kỳ đáp ứng đơn hàng có thể giảm đi đến 90%.

4. Tạo điều kiện cho Sự phát triển và Mở rộng

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, ERP, đặc biệt là các loại ERP có khả năng mở rộng, sẽ mở rộng cùng bạn. Các địa điểm mới có thể được thêm một cách liền mạch với quy trình làm việc nhất quán trên toàn tổ chức của bạn.

Nhờ tính mở rộng được cung cấp bởi các bộ công cụ ERP tiên tiến, bạn có thể mở rộng vào các thị trường hoặc địa lý mới mà không gặp rắc rối đáng kể về công nghệ thông tin.

5. Tối ưu hóa Quản lý Chuỗi cung ứng

ERP cung cấp khả năng nhìn thấy toàn diện từ đầu đến cuối của chuỗi cung ứng của bạn. Cấp độ tồn kho được cập nhật liên tục theo thời gian thực, giảm thiểu tình trạng thiếu hàng và tránh tình trạng tồn kho quá cao gây lãng phí.

Việc tái cung cấp thông minh trở nên dễ dàng với các công cụ dự báo và quy trình mua hàng tự động trong ERP.

6. Tăng cường Tuân thủ và Bảo mật

Từ SOX và HIPAA đến GDPR, tuân thủ quy định là ưu tiên quan trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. ERP mang lại sự yên tâm bằng cách tích hợp kiểm soát truy cập dựa trên vai trò, nhật ký kiểm toán và mã hóa dữ liệu.

Thông tin nhạy cảm được bảo vệ trong khi vẫn có thể truy cập cho nhân viên được phê duyệt, nhờ các biện pháp bảo mật ERP dựa trên đám mây. Các cảnh báo tích hợp trong hệ thống phần mềm ERP thông báo cho quản trị viên về hoạt động đáng ngờ.

ERP là một yếu tố quan trọng cho nhiệm vụ, không chỉ là điều tốt đẹp. Dữ liệu cho thấy việc triển khai ERP dẫn đến tăng 9% doanh thu trên mỗi nhân viên, trong khi các lỗi dẫn đến giảm 6%.

Lựa chọn Các loại Hệ thống ERP phù hợp: Những yếu tố quan trọng cần xem xét

Trong khi ERP mang lại giá trị không thể chối cãi, bạn chỉ có thể thực hiện được những lợi ích đầy đủ của nó với hệ thống phù hợp được tùy chỉnh cho doanh nghiệp của bạn.

Trong khi không có giải pháp ERP phù hợp với mọi người, hiểu yêu cầu kinh doanh của bạn có thể giúp xác định sự phù hợp. Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét khi chọn nền tảng ERP:

1. Mô hình triển khai ERP

Đám mây hay trên nền tảng? Hệ thống ERP dưới dạng SaaS cung cấp chi phí ban đầu và bảo trì thấp hơn trong khi cho phép truy cập di động. Tuy nhiên, ERP trên nền tảng cơ sở có thể được ưa thích để kiểm soát tùy chỉnh hoặc lý do bảo mật. Cũng có một tùy chọn hệ thống ERP hai tầng cho một phương pháp linh hoạt hơn.

2. Thời gian triển khai

Mất bao lâu để triển khai giải pháp ERP đám mây? ERP dưới dạng SaaS, một ứng dụng kinh doanh hiện đại, có thể triển khai nhanh hơn so với trên nền tảng cơ sở. Tuy nhiên, cài đặt phức tạp cho các doanh nghiệp lớn có thể mất từ 12-18+ tháng, một thách thức mà hệ thống ERP lai nhằm giảm thiểu.

3. Dễ sử dụng

Đánh giá giao diện người dùng (UI/UX) cho người dùng không chuyên. ERP nên cải thiện công việc hàng ngày thay vì làm trở ngại. Đơn giản và trực quan là tốt nhất.

4. Tính linh hoạt và khả năng mở rộng

Làm thế nào để phần mềm ERP có thể thích nghi khi nhu cầu của bạn thay đổi, đặc biệt là xem xét các loại ERP khác nhau? ERP modul xây dựng trên tiêu chuẩn mở cung cấp sự linh hoạt hơn cho sự phát triển trong tương lai.

5. Tổng chi phí

Hãy nhìn xa hơn chỉ chi phí giấy phép. Hãy tính cả dịch vụ triển khai, tùy chỉnh, đào tạo, bảo trì, tích hợp với phần mềm quản lý bên ngoài và nhu cầu phần cứng để so sánh TCO thực sự.

6. Hỗ trợ và Chuyên môn từ Nhà cung cấp

Đối tác ERP đúng sẽ cung cấp hướng dẫn vượt ra ngoài hỗ trợ kỹ thuật, bao gồm cả xem xét về nguồn nhân lực và vật liệu. Họ trở thành người tư vấn đáng tin cậy trong hành trình biến đổi kinh doanh của bạn.

7. Phạm vi chức năng

Liệu ERP có đáp ứng được quy trình làm việc độc đáo của ngành của bạn hay cần tùy chỉnh rộng rãi? Nó nên đạt được sự cân bằng phù hợp giữa chức năng sẵn có và tùy chọn cấu hình.

Lựa chọn nền tảng ERP của bạn đặt nền tảng cho việc thực hiện mục tiêu kinh doanh của bạn.

Trong khi các nhà cung cấp ERP lớn như SAP, Oracle và Microsoft cung cấp các giải pháp phong phú tính năng, chúng có thể phức tạp và tốn kém đối với các tổ chức nhỏ và vừa, tạo điều kiện cho hệ thống ERP hai tầng.

Một cách khác, một ERP linh hoạt và giá cả phải chăng như Odoo có thể phù hợp hơn cho việc mở rộng doanh nghiệp linh hoạt của bạn.

Odoo: Sự lựa chọn ERP linh hoạt, mã nguồn mở

Odoo là một nền tảng ERP mã nguồn mở, linh hoạt cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Với Odoo, các công ty có thể bắt đầu nhỏ với các ứng dụng cho CRM, kế toán, quản lý kho hoặc thương mại điện tử. Khi doanh nghiệp phát triển, các ứng dụng doanh nghiệp bổ sung cho sản xuất, nhân sự và nhiều hơn nữa có thể được thêm vào để có một giải pháp tích hợp hoàn chỉnh.

Một số lợi ích chính của Odoo bao gồm:

Chi phí sở hữu tổng thấp hơn

Odoo là mã nguồn mở, loại bỏ chi phí cấp phép phần mềm đắt đỏ. Việc triển khai và hỗ trợ thông qua các đối tác Odoo cũng rất hiệu quả về chi phí.

Dễ sử dụng

Giao diện người dùng trực quan và hàng trăm sơ đồ quy trình đồ họa trong Odoo giúp nhân viên dễ dàng học và sử dụng hệ thống. Yêu cầu đào tạo tối thiểu.

Linh hoạt và dễ thích ứng

Các ứng dụng Odoo có tính mô-đun, đại diện cho nhiều mô-đun ERP có sẵn, vì vậy bạn có thể bắt đầu với những gì bạn cần hiện tại và mở rộng khi nhu cầu của bạn phát triển. Các ứng dụng tùy chỉnh cũng có thể được xây dựng mà không cần sửa mã nguồn.

Cộng đồng mạnh mẽ

Với hơn 4 triệu người dùng trên toàn thế giới, Odoo có một cộng đồng và một thị trường hoạt động cho các tiện ích mở rộng và hỗ trợ.

Trong khi Odoo cung cấp các giải pháp ERP linh hoạt, hợp tác với một chuyên gia Odoo có kinh nghiệm có thể đảm bảo việc triển khai thành công hệ thống phần mềm ERP được tùy chỉnh cho nhu cầu độc đáo của bạn.

Biến đổi Doanh nghiệp của bạn với Chuyên môn Odoo của Portcities

Là đối tác Odoo toàn cầu, Portcities có thể giúp bạn tối đa hóa giá trị của Odoo ở mọi giai đoạn - từ lập kế hoạch và triển khai đến cải tiến và hỗ trợ.

Một số lý do chính để hợp tác với Portcities bao gồm:

Chuyên môn Odoo đã được chứng minh

Với hơn 300 dự án Odoo đã triển khai, Portcities có kinh nghiệm không thể sánh bằng trong việc tạo ra ROI từ việc triển khai ERP trên đám mây trên toàn cầu, tóm tắt bản chất của một hệ thống quản lý phức tạp.

Dịch vụ Toàn diện

Ngoài việc triển khai Odoo, Portcities cung cấp một loạt các dịch vụ bổ sung, bao gồm:

• Tư vấn Công nghệ ERP
• Lưu trữ Đám mây và Xử lý Máy chủ Email
• Tư vấn kinh doanh và cải tiến quy trình
• Tư vấn marketing và quản lý hiện diện trực tuyến
• Hỗ trợ sau triển khai và quản trị hệ thống

Tập trung vào thành công của khách hàng

Portcities không chỉ triển khai Odoo và rời đi. Phương pháp thành công của khách hàng đảm bảo bạn đạt được kết quả kinh doanh từ việc đầu tư vào phần mềm ERP, tập trung vào mọi khía cạnh của hệ thống quản lý công ty của bạn.

Mô hình giao hàng toàn cầu

Với trung tâm giao hàng tại Châu Âu, Châu Á, Châu Phi và Châu Mỹ, Portcities cung cấp triển khai và hỗ trợ theo mô hình theo dõi mặt trời.

Hợp tác với Portcities mở khóa tiềm năng đầy đủ của Odoo như một giải pháp ERP linh hoạt và giá cả phải chăng cho tổ chức phát triển của bạn.

Tìm hiểu thêm Portcities đã giúp Carrefour Mongolia cải thiện hiệu suất trong hoạt động, tự động hóa tài chính và quản lý hàng tồn kho bằng cách triển khai Odoo.

Lập kế hoạch cho hành trình triển khai ERP của bạn

Triển khai ERP Đem lại những phần thưởng không thể chối cãi nhưng yêu cầu kế hoạch và thực hiện cẩn thận.

Vội vàng triển khai mà không có mục tiêu rõ ràng hoặc triển khai theo từng giai đoạn có nguy cơ gây trì hoãn dự án, vượt quá ngân sách và gây sự thất vọng cho nhân viên.

Tuân thủ những thực tiễn tốt nhất sau để có một hành trình suôn sẻ:

1. Xác định tầm nhìn hệ thống Quản lý nguồn lực doanh nghiệp của bạn: Ghi lại mục tiêu kinh doanh, những vấn đề đau đầu và cách ERP liên kết với chiến lược tăng trưởng của bạn. Đồng thuận với các bên liên quan về mục tiêu, kết quả và lợi ích của ERP để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
2. Lập kế hoạch cho dự án ERP của bạn: Phác thảo tất cả các giai đoạn triển khai với thời gian thực tế dựa trên độ phức tạp và phạm vi. Đảm bảo nguồn lực và ngân sách đủ.
3. Dọn dẹp dữ liệu của bạn: Một bước quan trọng! Dọn dẹp dữ liệu lỗi thời, trùng lặp hoặc không hoàn chỉnh trong hệ thống hiện tại để đảm bảo tính chính xác khi di chuyển dữ liệu vào nền tảng ERP mới của bạn.
4. Đào tạo nhân viên: Cung cấp đào tạo ERP tùy chỉnh cho nhân viên trong mỗi phòng ban. Thực hành thực tế với quy trình làm việc thực tế là lý tưởng trước khi triển khai chính thức.
5. Di chuyển Dữ liệu và Tích hợp: Làm việc chặt chẽ với đối tác triển khai của bạn về chiến lược di chuyển dữ liệu ERP và tiết lộ các API cho tích hợp quan trọng.
6. Kiểm tra một cách kỹ lưỡng: Việc kiểm tra kỹ lưỡng bởi cả nhóm kinh doanh và công nghệ thông tin là rất quan trọng. Sửa các vấn đề trước khi ảnh hưởng đến khách hàng hoặc hoạt động hàng ngày.
7. Tối ưu hóa liên tục: Triển khai ERP không phải là một dự án một lần và xong. Liên tục thu thập phản hồi từ người dùng và nâng cao hệ thống theo thời gian.

Mặc dù thách thức là không thể tránh khỏi, nhưng những mẹo trên có thể giảm thiểu sự cố và đạt được thành công với ERP.

Theo dõi Hiệu suất ERP: Các chỉ số quan trọng cần theo dõi

Với thời gian, công sức và đầu tư vào triển khai ERP, việc theo dõi hiệu suất sau triển khai với hệ thống phần mềm ERP đúng là rất quan trọng.

Các chỉ số chính cần theo dõi bao gồm:

• Tỷ lệ Sử dụng Người dùng: Đo lường phần trăm nhân viên sử dụng tích cực hệ thống ERP. Tỷ lệ sử dụng thấp cho thấy đào tạo kém hoặc quy trình làm việc phức tạp cần đơn giản hóa trong các mô-đun ERP, nhấn mạnh nhu cầu về bộ công cụ ERP trực quan hơn.
• Thời gian Chu kỳ Đặt hàng: Mất bao lâu để hoàn thành đơn hàng của khách hàng từ đầu đến cuối bằng hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp? ERP nên giảm thời gian chu kỳ đặt hàng.
• Doanh thu trên mỗi nhân viên: ERP tăng năng suất lao động. So sánh doanh thu trên mỗi nhân viên trước và sau khi triển khai để định lượng lợi ích.
• Độ chính xác Kho hàng: Xác định sự sai lệch giữa mức tồn kho ghi nhận trong ERP so với số lượng kiểm kê thực tế. ERP nên cải thiện độ chính xác và tối ưu quản lý tài nguyên.
• Sự giữ chân Khách hàng: Theo dõi xem tỷ lệ giữ chân khách hàng có tăng sau triển khai ERP do thời gian phản hồi nhanh hơn và dịch vụ tốt hơn hay không.

Phân tích liên tục các chỉ số định lượng này cung cấp thông tin về tác động kinh doanh của đầu tư ERP của bạn. Chúng cũng xác định các lĩnh vực cần cải tiến liên tục để tối đa hóa giá trị.

Tương lai của ERP hiện đại: Xu hướng cần theo dõi

Trong khi ERP đã mang lại giá trị to lớn trong nhiều thập kỷ, sự đổi mới tiếp tục nhanh chóng. Các xu hướng mới nổi cần theo dõi bao gồm:

1. ERP thông minh: Trí tuệ nhân tạo và học máy cho phép hệ thống ERP cung cấp thông tin dự đoán, đề xuất hành động và thậm chí tự động hóa quyết định.
2. ERP di động: Ứng dụng ERP di động dựa trên đám mây cho phép nhân viên truy cập thông tin bất cứ lúc nào, bất cứ đâu để phục vụ khách hàng khi di chuyển.
3. ERP số: Tích hợp ERP với các công nghệ số như IoT, blockchain và thương mại điện tử cung cấp kết nối và thông minh tuyệt vời trong hoạt động.
4. ERP bền vững: Các đổi mới ERP đang giúp doanh nghiệp theo dõi tác động môi trường của họ trong khi xác định cơ hội tăng cường bền vững.

Các công ty sáng tạo sẽ tiếp tục tận dụng ERP như một phần của chiến lược chuyển đổi số và phát triển của họ khi công nghệ và mong đợi của khách hàng tiến triển, tận dụng thông tin thông minh kinh doanh.

Đến lúc sử dụng ERP

Trong cảnh cạnh tranh gay gắt của thị trường kinh doanh hiện nay, các quy trình thủ công lỗi thời và hệ thống cô lập có thể nhanh chóng làm trì hoãn sự phát triển và làm giảm lợi nhuận.

Bây giờ là thời điểm để mở khả năng thực sự của công ty bạn với sức mạnh của ERP.

Với hoạt động được tối ưu hóa, thông tin thời gian thực và kết nối toàn bộ tổ chức, ứng dụng ERP cung cấp cơ sở số cho doanh nghiệp linh hoạt.

Mặc dù hành trình ERP yêu cầu kế hoạch cẩn thận và cam kết, nhưng phần thưởng cho khách hàng, nhân viên và lợi nhuận là to lớn.

Vì vậy, đừng để sự phát triển kinh doanh và sự tăng cường hiệu suất bị bỏ qua. Biến công ty của bạn thành một trụ cột hiệu suất cao với ERP hiện đại.

Đến lúc hành động

P. S.:
Khám phá cách Odoo ERP tối ưu hoá hoạt động, tăng cường sự cộng tác và tăng hiệu suất.

Liên hệ với chúng tôi hôm nay cho doanh số biến đổi, mối quan hệ khách hàng và quản lý quy trình kinh doanh.