Trong nghiên cứu trường hợp này, chúng tôi khám phá cách PT. Athena Royal Kosmetika (ARK), một nhà sản xuất mỹ phẩm với 400 nhân viên, đã vượt qua các hệ thống chậm và dữ liệu không liên kết với Odoo ERP. Thông qua việc triển khai trong 3 tháng, ARK đã đạt được các hoạt động tích hợp, báo cáo chính xác và khả năng ra quyết định nhanh hơn.
- Tên công ty: PT. Athena Royal Kosmetika
- Ngành công nghiệp: Sản xuất mỹ phẩm
- Địa điểm: Bogor, Indonesia
- Quy mô công ty: Công ty quy mô vừa (400 nhân viên)
- Quy mô hiện tại: Công ty sản xuất mỹ phẩm và chăm sóc da quy mô quốc gia từ năm 2017
- Thời gian thực hiện: 3 tháng (bắt đầu từ tháng 7 năm 2024)
- Hệ thống đã triển khai: Bán hàng, Mua hàng, Tồn kho, Kế toán, Sản xuất
Là một nhà sản xuất mỹ phẩm và chăm sóc da quy mô quốc gia với quy mô vừa, PT. Athena Royal Kosmetika (ARK) đã gặp phải những bất cập trong bán hàng, tồn kho và kế toán làm chậm tiến độ hoạt động của họ.
Rõ ràng, họ đã vượt quá khả năng của các hệ thống hiện tại - phần mềm trước đây không đáp ứng được kỳ vọng của người dùng, và hiệu suất chậm chạp khiến các tác vụ hàng ngày trở nên khó chịu. Các báo cáo thiếu độ chính xác, và dòng dữ liệu giữa các phòng ban không liên kết, làm cho việc duy trì cái nhìn tổng quan rõ ràng về doanh nghiệp trở nên khó khăn.
Với chuyên môn của Portcities trong việc triển khai Odoo ERP, ARK cuối cùng đã vượt qua những thách thức này. Bằng cách tích hợp một hệ thống Odoo tùy chỉnh hoàn toàn dựa trên đám mây, chúng tôi đã giúp ARK tối ưu hóa hoạt động, tối ưu hóa tồn kho và có được những thông tin theo thời gian thực - trao quyền cho họ để mở rộng một cách hiệu quả.
Một bước nhảy vào số hóa
Vào giữa năm 2024, ARK đã hợp tác với Portcities để triển khai Odoo, với mục tiêu chuyển đổi số liền mạch.
Dự án đã đề cập đến các chức năng kinh doanh cốt lõi:
- Bán hàng & Mua sắm – Quy trình tự động hóa để giao dịch trôi chảy hơn
- Quản lý hàng tồn kho & Sản xuất – Theo dõi thời gian thực để tối ưu hóa sản xuất
- Kế toán – Báo cáo tùy chỉnh và quản lý tài chính tích hợp
Mục tiêu là tham vọng nhưng rõ ràng: thay thế các hệ thống không có kết nối bằng một nền tảng ERP thống nhất có thể phục vụ như một nguồn thông tin duy nhất cho tất cả các phòng ban, loại bỏ những bất cập và cung cấp cái nhìn thời gian thực về các hoạt động.
Thách thức: Một hệ thống không thể đáp ứng nhu cầu của họ
Hệ thống lỗi thời của ARK không chỉ chậm—mà còn cản trở họ. Các nhóm của họ đã vật lộn với:
- Hiệu suất hệ thống chậm – Các hoạt động hàng ngày diễn ra một cách chậm chạp, gây ảnh hưởng đến năng suất.
- Dữ liệu không liên kết – Doanh số, tồn kho và tài chính thiếu tích hợp theo thời gian thực, gây ra sự kém hiệu quả.
- Báo cáo không chính xác – Các báo cáo tài chính đòi hỏi điều chỉnh thủ công liên tục, tăng thêm khối lượng công việc và sai sót.
- Báo cáo kế toán không nhất quán – Các báo cáo tiêu chuẩn không phù hợp với mô hình kinh doanh của ARK, khiến việc theo dõi giao dịch trở nên khó khăn.
- Phức tạp trong việc chuyển dữ liệu – Việc chuyển dữ liệu lịch sử giữa các phòng ban là một thách thức nghiêm trọng.
Đối với một công ty phát triển nhanh chóng như ARK, đây không phải là những bất tiện nhỏ - chúng đại diện cho những mối đe dọa tồn tại đối với khả năng phát triển của doanh nghiệp. Mỗi lần đối chiếu thủ công, mỗi lần cập nhật tồn kho bị trì hoãn và mỗi điểm dữ liệu không liên kết đều là một rào cản đối với tầm nhìn của họ về việc trở thành nhà sản xuất mỹ phẩm hàng đầu tại Indonesia.
Giải pháp Portcities: Chuyển đổi hệ thống của họ sang Odoo ERP tích hợp hoàn toàn.
ARK biết họ cần thay đổi, nhưng việc chuyển đổi sang một hệ thống ERP mới không phải là một nhiệm vụ nhỏ. Họ cần một giải pháp có thể khắc phục những thiếu sót hiện tại và phát triển doanh nghiệp của họ. Đó là lúc Portcities xuất hiện.
Trong vòng ba tháng, chúng tôi đã làm việc chặt chẽ với ARK để triển khai một hệ thống ERP Odoo dựa trên đám mây, tập trung vào hiệu suất, tự động hóa và khả năng sử dụng. Với một phương pháp có cấu trúc, các hoạt động của họ đã chuyển đổi thành một hệ thống được sắp xếp gọn gàng và hiệu quả hơn:
- Quản lý Bán hàng & Tồn kho Liền mạch
Các đơn hàng bán và mua giờ đây chảy liên tục giữa các phòng ban, đảm bảo mức tồn kho chính xác và việc bổ sung kịp thời—loại bỏ những suy đoán và trì hoãn đã từng khiến họ chậm lại.
- Tối ưu hóa Sản xuất
Kế hoạch sản xuất của ARK trở nên chính xác hơn với việc tích hợp Trung tâm Làm việc và BOM (Danh sách vật liệu). Nhu cầu vật liệu giờ đây được liên kết tự động với các yêu cầu mua hàng, đảm bảo một quy trình sản xuất suôn sẻ, không bị gián đoạn.
- Độ chính xác tài chính & Báo cáo tùy chỉnh
Nhóm kế toán của ARK không còn vật lộn với việc đối chiếu thủ công hoặc dữ liệu rải rác. Với cái nhìn thời gian thực vào các sổ cái, COA và lịch sử thanh toán, họ hiện có một bức tranh tài chính rõ ràng và chính xác. Một mẫu hóa đơn tùy chỉnh đã được phát triển để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của họ.
- Độ tin cậy dựa trên đám mây
Được lưu trữ trên run-Odoo.com bởi Portcities, hệ thống của ARK hiện đã an toàn, có thể mở rộng và luôn sẵn có, đảm bảo không có thời gian ngừng hoạt động cho các hoạt động quan trọng của nó.
Quy trình triển khai tự nó là một minh chứng cho chuyên môn của Portcities.
Bắt đầu từ tháng 7 năm 2024, chúng tôi đã sử dụng một phương pháp có cấu trúc nhằm giảm thiểu sự gián đoạn kinh doanh trong khi chuyển dữ liệu quan trọng một cách cẩn thận.
Chúng tôi đã hoàn thành toàn bộ quá trình chuyển đổi chỉ trong ba tháng mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày của ARK bằng cách chia nhỏ dự án thành các giai đoạn tập trung và cung cấp đào tạo chuyên biệt cho từng phòng ban.
Tác động Đo Lường Chỉ Trong 3 Tháng
Khi Odoo hoạt động hoàn toàn, những cải tiến là ngay lập tức và không thể chối cãi:
1. Tạo ra Nguồn Thông Tin Độc Nhất
Mọi bộ phận bây giờ làm việc với dữ liệu được tích hợp hoàn toàn, loại bỏ sự khác biệt và sự hiểu lầm.
2. Các hoạt động mượt mà hơn & hiệu quả hơn
Quy trình sản xuất trở nên có cấu trúc hơn, và quản lý hàng tồn kho trở nên chính xác và nhạy bén hơn nhiều.
3. Quyết định nhanh hơn, dựa trên dữ liệu
Với các báo cáo thời gian thực và cái nhìn tập trung, ban lãnh đạo của ARK có thể đưa ra quyết định có thông tin ngay lập tức.
Nhưng sự chuyển đổi không dừng lại sau khi đi vào hoạt động. Portcities tiếp tục cung cấp hỗ trợ liên tục, đảm bảo hệ thống của ARK phát triển cùng với sự gia tăng kinh doanh của nó.
Đối với đội ngũ quản lý của ARK, tác động không chỉ dừng lại ở công nghệ - nó đại diện cho một sự thay đổi cơ bản trong cách họ tiếp cận công việc kinh doanh của mình. Với những hiểu biết dựa trên dữ liệu thay thế cho những phỏng đoán, các phòng ban giờ đây hợp tác hiệu quả hơn thông qua sự hiểu biết chung về hoạt động.
Và ARK nghĩ gì về việc triển khai?
Có phải đã đến lúc cho Chuyển đổi Kỹ thuật số của bạn?
Hành trình của ARK chứng minh rằng hệ thống ERP đúng không chỉ khắc phục những thiếu sót mà còn giúp các doanh nghiệp phát triển và thịnh vượng.
Bằng cách hợp tác với Portcities để triển khai Odoo ERP, ARK đã biến đổi từ một công ty đang vật lộn với các giới hạn của hệ thống thành một công ty có khả năng phát triển bền vững.
Bạn có tò mò về cách Odoo có thể thúc đẩy tăng trưởng cho doanh nghiệp của bạn không?
Hãy trò chuyện với các chuyên gia của chúng tôi! Bạn có thể truy cập portcities.net/r/contact để bắt đầu quá trình chuyển đổi số của bạn ngay hôm nay!
