Trong nghiên cứu trường hợp này, chúng tôi khám phá cách PT DCI Indonesia Tbk, nhà cung cấp trung tâm dữ liệu hàng đầu của Indonesia, đã thay thế các hệ thống cũ và chuẩn hóa các hoạt động phức tạp của mình bằng Odoo ERP. Thông qua việc triển khai nhiều giai đoạn, DCI đã đạt được quy trình làm việc tập trung, cải thiện khả năng nhìn thấy tài chính và cơ sở hạ tầng có thể mở rộng để hỗ trợ sự phát triển kinh doanh liên tục.
- Tên Công Ty : PT DCI Indonesia Tbk
- Ngành : Dịch Vụ Trung Tâm Dữ Liệu
- Địa điểm : Jakarta, Indonesia
- Kích thước công ty : ±110 Nhân viên
- Thang hiện tại : 7 tòa nhà trung tâm dữ liệu với công suất 83MW, mở rộng lên 300MW
- Thời gian thực hiện : Tháng 8 năm 2021 – Hiện tại (các đợt đi vào hoạt động)
-
Các hệ thống đã triển khai
: CRM, Bán hàng, Đăng ký, Mua sắm, Tồn kho, Kế toán, Biểu mẫu, Dự án
Hành trình chuyển đổi số của DCI được bắt nguồn từ một thực tế cấp bách: các nền tảng di sản của họ không được trang bị để hỗ trợ các quy trình làm việc phức tạp, đa phòng ban cần thiết cho một doanh nghiệp đang phát triển. Các công cụ phân mảnh dẫn đến sự kém hiệu quả, sự nỗ lực trùng lặp và sự hạn chế tầm nhìn giữa các phòng ban.
Với các hoạt động mở rộng và quy trình kinh doanh ngày càng trở nên phức tạp, DCI cần hơn chỉ là một sự thay thế - họ cần một giải pháp tích hợp hoàn toàn có thể tự động hóa và tập trung mọi thứ từ việc lập hóa đơn dựa trên đăng ký và mua sắm cho đến theo dõi dự án và các hoạt động tài chính.
Điều gì khiến Odoo trở thành sự lựa chọn đúng đắn cho các hoạt động phức tạp của DCI?
DCI đã chọn Odoo ERP vì tính linh hoạt, mô-đun và khả năng được tùy chỉnh cho các quy trình làm việc phức tạp của công ty. Portcities đã được chọn làm đối tác triển khai nhờ vào kinh nghiệm của chúng tôi trong việc xử lý các triển khai ERP phức tạp và khả năng tùy chỉnh sâu.
Khác với hầu hết các triển khai, dự án này sẽ kéo dài qua nhiều năm, vài giai đoạn go-live và hàng chục tính năng tùy chỉnh được phát triển - mỗi tính năng được thiết kế để phản ánh các quy trình làm việc thực tế của một doanh nghiệp trung tâm dữ liệu đang phát triển nhanh chóng.
Xây dựng theo từng giai đoạn: Một lộ trình chiến lược cho một doanh nghiệp phức tạp
Để đảm bảo tính liên tục của doanh nghiệp trong khi thay thế các hệ thống kế thừa của họ (Microsoft Dynamics AX 2012 và Salesforce), việc triển khai của DCI đã được chia thành các giai đoạn một cách chiến lược:
Giai đoạn 1: Quản lý CRM và Bán hàng (Tháng 8–Tháng 11 năm 2021)
Portcities bắt đầu bằng cách triển khai các mô-đun CRM và Bán hàng để thiết lập nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp cốt lõi của DCI. Những thành tựu chính bao gồm:
- Tính toán giá cả Ramp-Up tự động cho các dịch vụ colocation
- Hệ thống tính toán trước cho dự đoán biên và doanh thu
- Tạo dự án tự động từ đơn hàng bán
- Quản lý quy trình làm việc hiệu quả cho dịch vụ colocation và đám mây
Giai đoạn 2: Đăng ký, Mua sắm, Kế toán, Tồn kho, Ký, và Dự án (Nov 2021–Apr 2022)
Giai đoạn thứ hai mở rộng tự động hóa trên tất cả các chức năng kinh doanh quan trọng:
- Quản lý đăng ký tự động cho cả khoản phí định kỳ hàng tháng (MRC) và khoản phí một lần (NRC)
- Hệ thống lập hóa đơn điện tử với e-Materai tích hợp và quy trình phê duyệt
- Tạo dự án tự động với các mẫu nhiệm vụ đã được định nghĩa sẵn cho việc triển khai dịch vụ
- Hệ thống phê duyệt nhiều cấp cho hợp đồng nhà cung cấp thông qua Odoo Sign
- Tích hợp hoàn chỉnh giữa bán hàng, quản lý dự án và lập hóa đơn đăng ký
Các phòng ban của DCI - từ Tài chính đến Cơ sở hạ tầng - hoạt động trên một hệ thống tập trung, mang lại tính toàn vẹn dữ liệu và khả năng hiển thị chức năng chéo.
Được tùy chỉnh để phù hợp: Tùy chỉnh sâu cho các quy trình làm việc độc đáo
Các dịch vụ trung tâm dữ liệu độc đáo của DCI cần tùy chỉnh nhiều tính năng tiêu chuẩn của Odoo. Portcities đã cung cấp:
- Hệ thống Thanh toán Tăng cường: Công cụ lập hóa đơn tùy chỉnh tự động tính toán và điều chỉnh chi phí dựa trên thời gian triển khai dịch vụ chia sẻ cơ sở
- Tự động hóa Đăng ký: Hệ thống thông minh kích hoạt các đăng ký dựa trên trạng thái hoàn thành dự án và xử lý các kích hoạt dịch vụ giữa tháng với việc tính toán tự động
- Khung phê duyệt nâng cao: Quy trình phê duyệt đa tầng cho việc mua sắm, thuế tem kỹ thuật số (e-Materai) và xác thực hóa đơn
- Bảng điều khiển theo bộ phận: Bảng điều khiển KPI tùy chỉnh theo thời gian thực cho:
- Tiếp thị: Theo dõi khách hàng tiềm năng và hiệu suất chiến dịch
- Tài chính: Dự báo doanh thu và các chỉ số lập hóa đơn
- Bán hàng: Phân tích pipeline và biên lợi nhuận
- Quản lý tài liệu tự động: Hệ thống tạo hợp đồng số với khả năng kiểm soát phiên bản và chữ ký điện tử được tích hợp
Những cải tiến này đã tạo ra một cơ sở hạ tầng số được thiết kế riêng cho hoạt động của DCI.
Một nền tảng, Nhiều công cụ: Cách DCI tích hợp các hoạt động chính
Để hoàn thành hệ sinh thái, Portcities đã giúp DCI kết nối Odoo với:
- Chủ động (Hệ thống nội bộ): Đồng bộ hóa dữ liệu chính và yêu cầu mua sắm
- e-Materai API: Để tuân thủ nghĩa vụ thuế tem điện tử tại Indonesia
- Cổng Khách Hàng: Cho phép khách hàng yêu cầu dịch vụ gia tăng và theo dõi trạng thái dự án
Các tích hợp này đã loại bỏ các nhiệm vụ thủ công dư thừa và giảm thời gian tạo giá trị cho mỗi bộ phận.
Biến Khó Khăn Thành Kết Quả: Rào Cản Triển Khai của DCI
Việc triển khai Odoo trong một môi trường quy mô lớn, nhiều bên liên quan đã gặp phải những thách thức đặc biệt:
- Phạm vi tùy chỉnh – Đưa Odoo vào các quy trình không chuẩn yêu cầu hiểu biết sâu sắc và các giải pháp tùy chỉnh.
- Áp dụng theo từng giai đoạn – Mỗi giai đoạn phải hoạt động liền mạch trong khi chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo.
- Khối lượng dữ liệu – Di chuyển và quản lý các tập dữ liệu lớn từ các hệ thống kế thừa mà không làm gián đoạn hoạt động.
Portcities đã quản lý những rủi ro này bằng cách tiến hành kiểm tra nghiêm ngặt, đào tạo người dùng liên tục và điều chỉnh quy trình liên tục với các hoạt động thực tế.
Kết quả: Hệ thống thống nhất và thành công có thể mở rộng
Kể từ khi đi vào hoạt động, DCI đã thấy những kết quả chuyển đổi:
- Một Nền Tảng Trung Tâm – Tất cả các phòng ban hiện hoạt động trong một hệ thống duy nhất, giảm thiểu sự cách biệt và cải thiện độ chính xác của dữ liệu.
- Thanh Toán Tự Động và Theo Dõi Dự Án – Loại bỏ việc chuyển giao thủ công, tăng tốc độ nhận diện doanh thu và cung cấp dịch vụ.
- Mua Sắm và Tài Chính Tích Hợp – Đồng bộ hóa nguồn cung nhà cung cấp với ngân sách và phê duyệt thanh toán.
- Hạ Tầng Có Thể Mở Rộng – Hệ thống sẵn sàng hỗ trợ mục tiêu 300MW của DCI mà không cần thêm nền tảng.
Hơn cả một nhà cung cấp: Portcities như một đối tác ERP đáng tin cậy
DCI tiếp tục làm việc với Portcities để cải thiện và mở rộng hệ thống. Với sự hỗ trợ hàng tháng liên tục, các tính năng mới và chiến lược mở rộng, hệ thống Odoo tiến hóa cùng với doanh nghiệp của DCI.
Mặc dù không có bản chứng thực chính thức nào được chia sẻ, DCI đã bày tỏ sự hài lòng liên tục và dựa vào Portcities để hỗ trợ ERP chiến lược cho đến ngày nay.
Sẵn sàng biến đổi doanh nghiệp của bạn với Odoo? Hãy nói chuyện
Cho dù bạn đang thay thế các nền tảng cũ hay xây dựng một nền tảng kỹ thuật số mới cho doanh nghiệp đang phát triển của bạn, Portcities có kinh nghiệm và chuyên môn để cung cấp.
Liên hệ với chúng tôi hôm nay để khám phá cách Odoo có thể thúc đẩy sự chuyển mình của bạn—giống như cách nó đã làm cho DCI Indonesia.
