Exploremos cómo Okeara, una startup de agua mineral infundida con hidrógeno premium, superó el desafío de no tener procesos establecidos al implementar Odoo ERP antes de que comenzaran las operaciones. A través de nuestra implementación por fases de 5 meses, establecieron flujos de trabajo comerciales estructurados, integraron sistemas de pago y logística, y crearon una base escalable para el crecimiento futuro, todo antes de producir su primera botella.
- Nombre de la empresa : PT Elementis Smart Technology (Okeara)
- Industria : Producción de Agua Mineral Infundida con Hidrógeno Premium
- Ubicación : Ubud, Bali
- Tamaño de la Empresa : <50 Empleados
- Escala Actual : Empresa recién establecida
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Tiempo de Implementación
: Septiembre 2024 - Enero 2025
Sistemas Implementados: Ventas, Compras, Inventario, Contabilidad, Manufactura, Comercio electrónico.
Para las empresas que han estado operando durante años, la transformación digital a menudo se trata de optimizar o reemplazar sistemas obsoletos. Pero para Okeara, el desafío era diferente: aún no había procesos empresariales establecidos.
Sin un historial operativo previo, Okeara necesitaba estructurar todos los aspectos de su negocio, desde la adquisición y producción hasta las ventas y finanzas, para sentar las bases de un crecimiento sostenible.
Okeara invirtió en Odoo ERP para apoyar su crecimiento, pero los retrasos regulatorios externos les impidieron lanzar operaciones como estaba planeado. Esta brecha entre la preparación del sistema y la preparación operativa creó incertidumbre, requiriendo un enfoque estratégico para la implementación del ERP.
Sin flujos de trabajo establecidos, Okeara necesitaba más que solo un sistema ERP. Requerían un enfoque estructurado para definir y ejecutar sus procesos empresariales mientras aseguraban la eficiencia del sistema desde el principio.
De Pizarra en Blanco a Plan de Negocios: Los Desafíos Únicos de Implementación de Okeara
A diferencia de las empresas que migran de sistemas heredados, el desafío de Okeara no era mejorar procesos obsoletos, sino establecer flujos de trabajo comerciales efectivos desde cero.
Algunos de los principales obstáculos que enfrentaron incluían:
- Falta de Procesos Predefinidos – Como una empresa recién establecida, Okeara no tenía flujos de trabajo existentes que replicar. Cada aspecto de sus operaciones, desde la adquisición hasta las ventas, necesitaba ser definido y estructurado desde el principio.
- Retrasos Regulatorios y de Licencias – Aunque el sistema Odoo de Okeara estaba listo para la implementación, su lanzamiento operativo se retrasó debido a factores externos no técnicos, como obtener permisos comerciales y aprobaciones de cumplimiento. Esto creó una brecha entre la preparación del sistema y su uso real.
- Incertidumbre en la Ejecución de la Producción – Como un fabricante recién establecido, Okeara todavía estaba en la fase de prueba de su proceso de producción, lo que significaba que los requisitos técnicos aún no estaban finalizados. Esto hizo que fuera un desafío definir configuraciones claras de ERP para apoyar sus operaciones en evolución.
Okeara requería un enfoque estructurado de implementación de ERP para superar estas incertidumbres que pudiera adaptarse a las necesidades comerciales en evolución, asegurando al mismo tiempo la alineación operativa.
Implementación Estratégica de ERP: Cómo Okeara Entró en Funcionamiento en Dos Fases
Reconociendo los desafíos únicos de Okeara, Portcities diseñó una estrategia de implementación de ERP adaptable en dos fases para alinearse con sus requisitos operativos en evolución y garantizar una transición fluida al nuevo sistema.
Fase 1: Establecimiento de Funciones Empresariales Básicas (Sept–Nov 2024)
La primera fase se centró en establecer operaciones comerciales esenciales para permitir transacciones iniciales y actividades operativas. Módulos clave implementados:
- Ventas y Comercio Electrónico – Construcción de una plataforma de comercio electrónico integrada para establecer un canal de ventas digitales sin interrupciones.
- Gestión de Inventario – Creación de un sistema estructurado de seguimiento de inventario para materias primas y productos terminados.
- Gestión de Compras – Desarrollando procesos de adquisición para asegurar una obtención de materiales eficiente y confiable.
Fase 2: Expansión a Operaciones Financieras y de Fabricación (Nov 2024–Ene 2025)
Una vez que los sistemas fundamentales estaban en su lugar, la segunda fase introdujo:
- Contabilidad y Gestión Financiera – Estableciendo capacidades de seguimiento y reporte financiero integrales para proporcionar visibilidad en tiempo real.
- Integración del Proceso de Manufactura – Creando flujos de trabajo de producción con inventario y adquisiciones para asegurar una ejecución de manufactura fluida y eficiente.
Este enfoque estructurado permitió a Okeara adoptar gradualmente Odoo sin la presión de tener procesos totalmente definidos desde el primer día.
Conectando los Puntos: Integrando Pagos y Logística con Odoo
Para crear un ecosistema empresarial completo, Okeara requirió integraciones con sistemas externos para mejorar aún más la eficiencia y la automatización que apoyen transacciones y logística. Portcities implementó:
- Integración de Pasarela de Pago (Xendit) – Habilitando el procesamiento de pagos en línea seguro y automatizado para agilizar las transacciones de comercio electrónico.
- Integración de API de logística (RajaOngkir) – Integrando tarifas de envío en tiempo real y cumplimiento de pedidos automatizado para mejorar la eficiencia de entrega y la experiencia del cliente
Estas integraciones crearon un ecosistema totalmente automatizado y conectado que reduce la carga de trabajo manual y mejora la fiabilidad del servicio.
Adaptándose a las necesidades cambiantes: Abrazando la incertidumbre con Odoo
Si bien la implementación del ERP en sí estaba estructurada, el estado operativo en evolución de Okeara creó desafíos continuos, particularmente en la definición de flujos de trabajo de manufactura. Dado que la producción todavía estaba en la fase de prueba, era difícil determinar los requisitos de proceso exactos en las primeras etapas.
Cómo Portcities Abordó Estos Desafíos:
- Aprovechando los Procesos Flexibles de Odoo – En lugar de esperar a que se finalizaran los flujos de trabajo de fabricación, Okeara adoptó los procedimientos de fabricación estándar de Odoo, que podrían perfeccionarse más tarde en función de los aprendizajes operativos y los requisitos cambiantes.
- Implementando Configuraciones ERP Adaptables – Portcities diseñó el sistema Odoo con configuraciones flexibles para acomodar fácilmente ajustes futuros a medida que el negocio de Okeara maduraba.
- Alineándose con las Mejores Prácticas de Odoo – Al guiar a Okeara para alinear sus flujos de trabajo con las mejores prácticas de Odoo probadas en la industria, Portcities ayudó a la empresa a evitar ineficiencias comunes y reducir la complejidad del proceso.
Este enfoque pragmático permitió a Okeara avanzar en la adopción de su ERP sin verse obstaculizado por incertidumbres operativas.
Construyendo para el Futuro: La Fundación de Crecimiento de Okeara
A pesar de estar en las primeras etapas de operaciones, la implementación de Odoo de Okeara ya ha proporcionado beneficios significativos:
- Un Sistema de Negocios Centralizado y Estructurado – Okeara ha consolidado todos sus datos comerciales dentro de una única plataforma ERP de Odoo estructurada, reemplazando hojas de cálculo dispersas y seguimiento manual.
- Un Marco Operativo a Prueba de Futuro – La implementación de Odoo de Okeara fue diseñada para adaptarse a sus necesidades en evolución, garantizando escalabilidad y crecimiento a largo plazo.
- Procesos de Ventas, Inventario y Finanzas Integrados – La coordinación sin fisuras entre la adquisición, el inventario y la presentación de informes financieros ha eliminado cuellos de botella operativos y mejorado la precisión de los datos.
El Camino a Seguir: Escalando el Éxito de Okeara con Odoo
Con un sistema ERP de Odoo totalmente integrado en su lugar, Okeara ahora está posicionada para escalar sus operaciones de producción y ventas sin interrupciones. Portcities continúa brindando soporte continuo y mejoras en el sistema, asegurando que a medida que el negocio crezca, su sistema ERP evolucione a su lado.
El viaje de Okeara demuestra que una implementación exitosa de ERP no se trata solo de automatización, sino de construir una base estructurada para apoyar el crecimiento y la transformación empresarial a largo plazo.
Comenzando de nuevo o modernizando sistemas heredados - Podemos ayudar
Ya sea que seas una nueva empresa como Okeara estableciendo tus primeros sistemas empresariales, o un negocio establecido que busca modernizar procesos obsoletos, Portcities puede diseñar un enfoque de implementación que satisfaga tus necesidades únicas.
Si tu negocio quiere establecer un sistema ERP escalable y completamente integrado para impulsar el crecimiento y la eficiencia, Portcities puede ayudar contactándonos hoy para explorar cómo Odoo puede apoyar tu viaje de transformación.
