Dalam lanskap industri otomotif yang terus berkembang pesat, perusahaan seperti Astra Auto Trust memanfaatkan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) untuk tetap kompetitif dan mendorong inovasi. Studi kasus ini menggali perjalanan Astra Auto Trust dalam mengimplementasikan solusi ERP yang disesuaikan dengan sektor otomotif.
Astra Auto Trust menyadari perlunya proses yang lebih efisien untuk menghadapi kompleksitas industri otomotif. Perusahaan bertujuan untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya, meningkatkan pengambilan keputusan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan mengimplementasikan sistem ERP yang dirancang khusus untuk operasi otomotif.
Nama Organisasi : Astra Auto Trust
Lokasi : Indonesia
Industri Industri Otomotif
Waktu Pelaksanaan: 2019-sekarang
Sistem yang Diterapkan: Penjualan, Pembelian, Inventaris, SDM, Akuntansi
Total Cabang: 10 cabang di seluruh Jawa, Sumatera, dan Kalimantan
Tentang Astra Auto Trust
PT Astra Auto Trust adalah anggota PT Astra International Tbk, salah satu perusahaan otomotif terbesar di Indonesia. Perusahaan ini juga dikenal sebagai Toyota Trust dan didirikan pada tahun 2016.
Toyota Trust memiliki beberapa layanan untuk membantu pelanggan yang ingin melakukan trade-in dari kendaraan lama ke Toyota dan menjual mobil bekas berkualitas dengan jaminan resmi Toyota Astra Motor.
Toyota Trust menyediakan beberapa layanan seperti:
1. Trade-In: Toyota Trust membantu pelanggan dalam melakukan proses trade-in dari kendaraan lama ke Toyota.
2. Mobil Bekas Berkualitas : Toyota Trust menjual mobil-mobil berkualitas baik dan garansi resmi Toyota Astra Motor.
3. Subsidi harga dan voucher belanja: Pelanggan yang membeli mobil bekas dengan Toyota Trust dapat mendapatkan voucher khusus untuk belanja dan subsidi harga.
Terdapat 10 cabang Toyota Trust, tersebar di kota-kota besar di Jawa, seperti Jakarta, Sidoarjo, Bogor, dan Karawang. Sementara itu, terdapat cabang di Pulau Kalimantan, di Balikpapan, dan Pulau Sumatra, di Medan.
Tantangan
Sebuah perusahaan di industri otomotif bernama Toyota Trust dengan segera membutuhkan peningkatan sistem manajemennya, terutama dalam membeli dan menjual mobil bekas.
Dalam operasional sehari-hari mereka, Toyota Trust menyadari pentingnya sistem yang dapat mencatat setiap transaksi pembelian dan penjualan mobil dengan efisien dan sistematis.
Hal ini sangat penting untuk memastikan bahwa riwayat transaksi ini dapat didokumentasikan dengan baik dan diakses dengan mudah, memudahkan analisis, pelacakan, dan pelaporan.
Namun, sistem manajemen yang sebelumnya digunakan oleh Toyota Trust telah menunjukkan keterbatasan dalam menangani kebutuhan bisnis otomotif yang semakin kompleks dan berkembang.
Sistem tersebut tidak dapat dengan mudah disesuaikan atau disesuaikan dengan alur kerja terbaru yang diinginkan oleh Toyota Trust. Akibatnya, pencatatan dan pengelolaan data menjadi kurang efisien dan rentan terhadap kesalahan, dan mengakses informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat menjadi tantangan.
Menanggapi tantangan ini, Toyota Trust memutuskan untuk mencari solusi yang lebih sesuai. Setelah melakukan evaluasi dengan cermat berbagai Platform ERP , perhatian mereka beralih ke Odoo.
Odoo dikenal karena fleksibilitas tingginya dalam menyesuaikan dengan berbagai kebutuhan bisnis. Dengan fitur yang dapat disesuaikan, Odoo memungkinkan Toyota Trust untuk membuat sistem manajemen yang sesuai dengan alur kerja yang baru dirancang mereka.
Dengan menggunakan Odoo, Toyota Trust berharap dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengoptimalkan pencatatan dan pelacakan transaksi mobil, serta meningkatkan aksesibilitas dan akurasi data.
Dengan demikian, mereka bertujuan untuk mencapai tingkat kepuasan pelanggan yang lebih tinggi dan memperkuat posisi mereka di pasar otomotif yang kompetitif.
Tujuan
Toyota Trust menetapkan beberapa tujuan untuk meningkatkan aktivitas bisnis pembelian dan penjualan mobil bekas mereka dengan memastikan pengalaman pengguna ERP yang terintegrasi dengan sistem mereka untuk pencatatan yang lebih efisien dan layanan pelanggan yang optimal.
Ada penilaian mengenai kualitas mobil bekas yang diterima atau dijual oleh dan kepada pelanggan sesuai dengan standar.
Mereka bertujuan untuk menyesuaikan sistem dengan mencatat penjualan dan pembelian secara efisien dari berbagai cabang.
Mereka ingin mendirikan sistem HR berfokus pada gaji, daftar karyawan, kehadiran, cuti dibayar, lembur, dan biaya.
Strategi Implementasi Utama
Dengan pemahaman yang mendalam tentang tantangan-tantangan tersebut, Portcities, mitra Odoo dan ahli dalam solusi ERP, memulai pekerjaan mereka.
Untuk mengatasi masalah-masalah yang menantang yang dihadapi oleh Toyota Trust, solusi komprehensif dirumuskan dengan melibatkan pendekatan bertahap dalam mengimplementasikan sistem ERP Odoo.
- Integrasi ERP: Astra Auto Trust dengan lancar mengintegrasikan modul ERP yang disesuaikan untuk manufaktur otomotif, manajemen rantai pasokan, dan manajemen hubungan pelanggan.
- Pusat Data Sentral: Sistem ERP memfasilitasi pengelolaan data terpusat, memberikan wawasan real-time tentang produksi, inventaris, dan penjualan di berbagai unit otomotif.
- Automatisasi Proses : Alur kerja otomatis mempermudah proses manufaktur, mengurangi waktu tunggu, dan meningkatkan produktivitas di lantai pabrik.
- Optimasi Rantai Pasokan : Fungsi-fungsi ERP memungkinkan Astra Auto Trust untuk mengoptimalkan rantai pasokan, memastikan pengadaan bahan baku dan komponen tepat waktu sambil meminimalkan biaya.
- Mengkustomisasi sistem : Portcities disesuaikan sistem dalam proses pembelian . Sistem yang sudah dimiliki oleh Toyota Trust telah diintegrasikan dengan aplikasi inspeksi. Implementasi ini memastikan bahwa pembelian dapat langsung dimasukkan ke dalam sistem dengan efisien dan pembayaran dapat dilakukan.
Tidak hanya itu, tim Portcities juga menyesuaikan pembayaran tagihan oleh pelanggan agar terpisah. Selain itu, tim juga mengintegrasikan sistem Odoo untuk kelengkapan dokumen. Itu adalah saat pelanggan akan membayar, dan admin atau staf dari Toyota Trust akan memeriksa dokumen registrasi kendaraan terkait dengan kendaraan.
Setelah admin memeriksa dan mencatat dalam sistem, pelanggan Toyota Trust akan melakukan pembayaran.
Apa yang dilakukan oleh Portcities?
Mengatur modul Odoo
Pada awal fase kerja, Portcities menawarkan 4 modul Odoo utama dalam hal operasi bisnis, yaitu,
- Penjualan
- Persediaan
- Pembelian
- Akuntansi
Penambahan modul HR sebagai sistem manajemen internal
Portcities menyediakan solusi dengan menambahkan penggunaan modul Odoo, HR, atau Sumber Daya Manusia dari sisi manajemen internal yang mencakup,
- Kehadiran
- Daftar Karyawan,
- Lembur,
- Cuti Berbayar,
- Kerja Lembur,
- Biaya
Pada saat implementasi, versi Odoo yang tersedia adalah 12. Portcities menggunakan versi ini pada tahun 2019 untuk mengembangkan sistem pembelian dan penjualan di Toyota Trust.
Saat menulis studi kasus ini, proyek Portcities dan Toyota Trust masih berjalan pada Maret 2024. Versi Odoo yang digunakan dalam proyek ini masih versi 12.
Kesimpulan
Dilengkapi dengan solusi ERP yang disesuaikan dan tim yang berdedikasi, Toyota Trust, sebuah perusahaan yang mengkhususkan diri dalam pembelian dan penjualan mobil bekas, terus bekerja sama dengan Portcities untuk meningkatkan manajemen internal dan proses bisnis operasionalnya.
Seiring perkembangannya, potensi pertumbuhan dan inovasi di industri otomotif tetap tak terbatas.
Apakah Anda siap memulai perjalanan transformasi ERP Anda? Hubungi tim spesialis kami di Portcities hari ini. Kami berkomitmen untuk membantu Anda dalam menyederhanakan operasi Anda, meningkatkan efisiensi, dan mendorong pertumbuhan yang berkelanjutan dalam industri ritel.
