Dalam studi kasus ini, kami mengeksplorasi bagaimana PT. Athena Royal Kosmetika (ARK), sebuah produsen kosmetik dengan 400 karyawan, mengatasi sistem yang lambat dan data yang terpisah dengan Odoo ERP. Melalui implementasi kami selama 3 bulan, ARK mencapai operasi terpadu, pelaporan yang akurat, dan kemampuan pengambilan keputusan yang lebih cepat.
- Nama Perusahaan: PT. Athena Royal Kosmetika
- Industri: Produksi Kosmetik
- Lokasi: Bogor, Indonesia
- Ukuran Perusahaan: Perusahaan skala menengah (400 karyawan)
- Skala Saat Ini: Perusahaan manufaktur kosmetik dan perawatan kulit berskala nasional sejak 2017
- Waktu Pelaksanaan: 3 bulan (mulai Juli 2024)
- Sistem yang Diterapkan: Penjualan, Pembelian, Inventaris, Akuntansi, Manufaktur
Sebagai produsen kosmetik dan perawatan kulit berskala nasional dengan skala menengah, PT. Athena Royal Kosmetika (ARK) menghadapi inefisiensi dalam penjualan, inventaris, dan akuntansi yang memperlambat operasi mereka.
Jelas, mereka telah melampaui sistem yang ada—perangkat lunak sebelumnya gagal memenuhi ekspektasi pengguna, dan kinerja yang lambat membuat tugas sehari-hari menjadi frustrasi. Laporan kurang akurat, dan aliran data antara departemen tidak terhubung, membuat sulit untuk mempertahankan gambaran yang jelas tentang bisnis.
Dengan keahlian Portcities dalam implementasi Odoo ERP, ARK akhirnya mengatasi tantangan ini. Dengan mengintegrasikan sistem Odoo berbasis cloud yang sepenuhnya disesuaikan, kami membantu ARK merampingkan operasi, mengoptimalkan inventaris, dan mendapatkan wawasan waktu nyata—memberdayakan mereka untuk berkembang dengan efisien.
Lompatan ke Digitalisasi
Pada pertengahan 2024, ARK menjalin kemitraan dengan Portcities untuk menerapkan Odoo, dengan tujuan transformasi digital yang mulus.
Proyek ini mencakup fungsi bisnis inti:
- Penjualan & Pembelian – Alur kerja otomatis untuk transaksi yang lebih lancar
- Inventaris & Manufaktur – Pelacakan waktu nyata untuk produksi yang dioptimalkan
- Akuntansi – Laporan kustom dan manajemen keuangan terintegrasi
Tujuannya ambisius tetapi jelas: mengganti sistem yang tidak terhubung dengan platform ERP terpadu yang dapat berfungsi sebagai satu sumber kebenaran di seluruh departemen, menghilangkan inefisiensi dan memberikan visibilitas waktu nyata ke dalam operasi.
Tantangan: Sistem yang Tidak Bisa Mengikuti Kebutuhan Mereka
Sistem ARK yang usang tidak hanya lambat—itu menghambat mereka. Tim mereka berjuang dengan:
- Performa sistem yang lambat – Operasi harian terasa frustasi lambat, memengaruhi produktivitas.
- Data yang terputus – Penjualan, inventaris, dan keuangan tidak memiliki integrasi waktu nyata, menyebabkan ketidakefisienan.
- Pelaporan yang tidak akurat – Laporan keuangan memerlukan penyesuaian manual yang konstan, meningkatkan beban kerja dan kesalahan.
- Kesalahan pelaporan akuntansi – Laporan standar tidak sesuai dengan model bisnis ARK, membuatnya sulit untuk melacak transaksi.
- Kompleksitas migrasi data – Memindahkan data sejarah antar departemen adalah tantangan kritis.
Bagi perusahaan yang tumbuh secepat ARK, ini bukanlah ketidaknyamanan kecil—mereka mewakili ancaman eksistensial bagi kemampuan bisnis untuk berkembang. Setiap rekonsiliasi manual, setiap pembaruan inventaris yang tertunda, dan setiap titik data yang terputus adalah penghalang bagi visi mereka untuk menjadi produsen kosmetik terkemuka di Indonesia.
Solusi Portcities: Mengubah Sistem Mereka ke ERP Odoo yang Sepenuhnya Terintegrasi
ARK tahu mereka membutuhkan perubahan, tetapi beralih ke sistem ERP yang baru bukanlah hal yang mudah. Mereka membutuhkan solusi yang dapat memperbaiki ketidakefisienan yang ada dan mengembangkan bisnis mereka. Di situlah Portcities terlibat.
Selama tiga bulan, kami bekerja sama dengan ARK untuk menerapkan Odoo ERP berbasis cloud, dengan fokus pada kinerja, otomatisasi, dan kegunaan. Dengan pendekatan terstruktur, operasi mereka berubah menjadi sistem yang lebih efisien dan lancar:
- Manajemen Penjualan & Inventaris Tanpa Hambatan
Pesanan penjualan dan pembelian sekarang mengalir tanpa usaha antara departemen, memastikan tingkat stok yang akurat dan pengisian ulang yang tepat waktu—menghilangkan dugaan dan keterlambatan yang pernah menghambat mereka.
- Optimalisasi Manufaktur
Perencanaan produksi ARK menjadi lebih tepat dengan integrasi Work Center dan BOM (Bill of Materials). Kebutuhan material sekarang secara otomatis terhubung ke permintaan pembelian, memastikan proses manufaktur yang lebih lancar dan tanpa gangguan.
- Akurasi Keuangan & Laporan Kustom
Tim akuntansi ARK tidak lagi kesulitan dengan rekonsiliasi manual atau data yang tersebar. Dengan wawasan waktu nyata ke dalam jurnal, COA, dan riwayat pembayaran, mereka sekarang memiliki gambaran keuangan yang jelas dan akurat. Sebuah template faktur kustom telah dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan bisnis mereka.
- Keandalan Berbasis Cloud
Dihosting di run-Odoo.com oleh Portcities, sistem ARK sekarang aman, dapat diskalakan, dan selalu tersedia, memastikan tidak ada waktu henti untuk operasi kritisnya.
Proses implementasi itu sendiri merupakan bukti keahlian Portcities.
Mulai Juli 2024, kami menggunakan metodologi terstruktur yang meminimalkan gangguan bisnis sambil dengan hati-hati memigrasi data penting.
Kami menyelesaikan transformasi seluruhnya hanya dalam tiga bulan tanpa mengorbankan operasi sehari-hari ARK dengan membagi proyek menjadi fase-fase terfokus dan memberikan pelatihan yang ditargetkan untuk setiap departemen.
Dampak Terukur dalam Hanya 3 Bulan
Setelah Odoo sepenuhnya beroperasi, perbaikan segera dan tidak dapat disangkal:
1. Pembuatan Sumber Kebenaran Tunggal
Setiap departemen sekarang bekerja dengan data yang sepenuhnya terintegrasi, menghilangkan ketidaksesuaian dan miskomunikasi.
2. Operasi yang Lebih Lancar & Efisien
Alur produksi menjadi lebih terstruktur, dan manajemen inventaris menjadi jauh lebih akurat dan responsif.
3. Keputusan yang Lebih Cepat dan Berdasarkan Data
Dengan laporan waktu nyata dan wawasan terpusat, kepemimpinan ARK dapat membuat keputusan yang tepat segera.
Tapi transformasi tidak berhenti pada saat diluncurkan. Portcities terus memberikan dukungan berkelanjutan, memastikan sistem ARK berkembang seiring dengan pertumbuhan bisnisnya.
Bagi tim manajemen ARK, dampaknya melampaui teknologi—itu mewakili perpindahan mendasar dalam cara mereka menjalankan bisnis. Dengan wawasan berbasis data menggantikan asumsi, departemen sekarang berkolaborasi lebih efektif melalui pemahaman bersama tentang operasi.
Dan apa pendapat ARK tentang penerapan ini?
Apakah Sudah Saatnya untuk Transformasi Digital Anda?
Perjalanan ARK membuktikan bahwa sistem ERP yang tepat tidak hanya memperbaiki ketidak efisienan—itu memberdayakan bisnis untuk berkembang dan berhasil.
Dengan bermitra dengan Portcities untuk menerapkan Odoo ERP, ARK berubah dari perusahaan yang berjuang dengan keterbatasan sistem menjadi perusahaan yang siap untuk pertumbuhan yang berkelanjutan.
Ingin tahu bagaimana Odoo dapat mendorong pertumbuhan untuk bisnis Anda?
Mari berbicara dengan para ahli kami! Anda dapat mengunjungi portcities.net/r/contact untuk memulai transformasi digital Anda hari ini!
