Mengubah Alur Kerja Penerbitan: Perjalanan Odoo ERP Koleksi Hachette Jepang

Studi kasus ini menunjukkan bagaimana Hachette Collection Japan menyederhanakan pengadaan, inventaris, dan keuangan dengan mengimplementasikan Odoo ERP bersama Portcities. Beralih dari sistem yang ketinggalan zaman ke platform yang terintegrasi, HCJ mencapai efisiensi yang lebih baik dan fondasi untuk operasi yang dapat diskalakan di seluruh Jepang, Taiwan, dan Hong Kong.

Nama Perusahaan: Hachette Collections Japan
Industri: Penerbitan (Majalah & Koleksi)
Lokasi: Tokyo, Jepang
Ukuran Perusahaan: S perusahaan skala kecil (50-100 karyawan)
Skala Saat Ini: anak perusahaan Jepang dari Hachette Livre, yang berspesialisasi dalam penerbitan partwork untuk Jepang, Taiwan, dan Hong Kong sejak 2003
Waktu Implementasi:
24 minggu (21 minggu untuk implementasi + 3 minggu Hypercare)
Sistem yang Diimplementasikan: Pembelian, Inventaris, Penagihan, Akuntansi, Modul Kumpulan Produk Kustom

Hachette Collection Japan (HCJ), sebuah anak perusahaan yang berbasis di Tokyo dari Hachette Livre yang terkenal di seluruh dunia, mengkhususkan diri dalam koleksi partwork yang niche. Dari kit model yang rumit dan kerajinan quilting hingga DVD terbitan berseri, rilis mingguan atau bulanan ini sangat dihargai oleh para penggemar dan kolektor di Jepang, Taiwan, dan Hong Kong.

Namun, mengelola operasi kompleks ini sangat bergantung pada sistem yang sudah ketinggalan zaman. Inventaris dilacak dalam spreadsheet yang luas, pengadaan melibatkan pesanan pembelian manual, dan akuntansi terfragmentasi di Excel dan platform eksternal.

Seiring pertumbuhan bisnis HCJ, ketidakefisienan ini menjadi semakin berisiko dan tidak dapat dikelola. Menyadari ketidakberlanjutan alat warisan mereka, HCJ mencari solusi modern dari Portcities, menjadikan Odoo ERP sebagai batu loncatan transformasi operasional mereka.

Ketika Spreadsheet Menjadi Kendala…

Ketergantungan HCJ pada alur kerja manual dan alat yang terpisah memperlambat mereka di bidang-bidang kritis:

• Pelacakan pesanan dan inventaris dilakukan di Excel, tanpa database terpusat untuk pemasok atau produk.
• Pembaruan stok antara gudang tidak konsisten dan tertunda.
• Pengadaan dilakukan secara manual dan rentan terhadap kesalahan, dengan PO dan faktur dibuat di sistem terpisah.
• Perencanaan editorial dan koleksi kurang terstruktur, sering bergantung pada spreadsheet versi.
• Pelaporan keuangan memerlukan rekonsiliasi yang konstan, menghabiskan waktu dan meningkatkan risiko kesalahan.

Bagi perusahaan yang dibangun di atas produk yang diserialisasi dan rilis yang tepat waktu, ketidakefisienan ini menghadirkan ancaman nyata. Keterlambatan tenggat waktu, pengiriman yang salah, dan pemborosan produksi menjadi perjuangan umum yang berdampak langsung pada hasil akhir.

Bagaimana Portcities Menyesuaikan Ekosistem ERP Odoo Untuk HCJ

Proyek ini berlangsung selama 21 minggu. Portcities juga menyediakan 3 minggu dukungan Hypercare. Bersama-sama, kami merancang solusi ERP Odoo yang disesuaikan. Ini sangat sesuai dengan alur kerja penerbitan unik HCJ.

Setiap modul dipilih secara strategis atau dibangun khusus untuk menangani titik sakit operasional tertentu:

• Odoo Purchase: Manajemen pemasok pusat dan proses pengadaan yang didigitalisasi, meminimalkan kesalahan dan mempercepat turnaround PO.
• Odoo Inventory: Memberikan visibilitas waktu nyata di seluruh gudang yang berbeda, memastikan tingkat stok yang akurat dan transfer internal yang lebih efisien.
• Modul Manajemen Koleksi Kustom: Dibuat khusus untuk HCJ, memungkinkan manajemen koleksi partwork yang mulus, termasuk data master untuk koleksi, terbitan, dan BOM produksi.
• Penagihan & Akuntansi Odoo: Proses otomatis untuk penagihan, pelaporan keuangan dalam berbagai mata uang, dan sistem keuangan terpadu yang menggantikan alat alat mereka yang tersebar sebelumnya.

Perjalanan Implementasi: Mengatasi Tantangan yang Kompleks

Meski visi jelas, implementasi menghadapi beberapa hambatan:

• Data warisan yang terfragmentasi: Bertahun-tahun menggunakan spreadsheet dan proses manual harus dipindahkan dengan hati-hati tanpa gangguan bisnis.
• Operasi lintas batas: Sistem harus memenuhi persyaratan regulasi dan operasional di Jepang, Taiwan, dan Hong Kong.
• Penerapan jarak jauh di era pandemi: Kolaborasi di berbagai zona waktu memerlukan fleksibilitas dan koordinasi proyek yang kuat.
• Adopsi pengguna: Transisi tim dari alur kerja manual ke digital memerlukan pelatihan yang disesuaikan dan dukungan berkelanjutan.

Melalui peluncuran bertahap, kolaborasi dekat, dan adaptasi kustom, Portcities memastikan transisi yang lancar di setiap langkah.

Hasil: Operasi Penerbitan yang Telah Diubah

Setelah go-live, Hachette Collection Jepang dengan cepat melihat perbaikan operasional yang terukur:

• Pengurangan Tenaga Kerja Manual: Proses otomatis mengurangi duplikasi, mengurangi tingkat kesalahan, dan membebaskan staf untuk pekerjaan dengan nilai lebih tinggi.
• Manajemen Inventaris yang Akurat dan Waktu Nyata: Pembaruan stok segera meningkatkan perencanaan dan koordinasi gudang.
• Manajemen Pengumpulan dan Pengadaan yang Lebih Pintar: Tim mendapatkan kontrol yang lebih baik atas jadwal rilis dan perencanaan material, mengurangi limbah produksi.
• Operasi Keuangan yang Disederhanakan: Validasi dan pelaporan waktu nyata mengurangi waktu penutupan keuangan dan meningkatkan kepatuhan.

Dengan sistem terpusat berbasis cloud, HCJ sekarang dapat beroperasi dengan kecepatan, kejelasan, dan keyakinan yang lebih besar.

Membangun Bisnis Siap Masa Depan dengan Odoo

Hari ini, Hachette Collection Jepang mendapatkan manfaat dari:

1. Data terpusat, waktu nyata di seluruh departemen
2. Pengambilan keputusan lebih cepat yang didukung oleh laporan langsung
3. Pengadaan yang lebih ramping dan manajemen inventaris
4. Peningkatan produktivitas dan pengurangan risiko operasional

Transisi HCJ ke Odoo ERP telah meletakkan dasar untuk pertumbuhan di masa depan sambil menjaga standar teliti yang diharapkan oleh pengumpul mereka.

Saatnya untuk Memikirkan Kembali Bagaimana Bisnis Anda Beroperasi...

Apakah Anda mengelola penerbitan terserial, logistik lintas batas, atau jaringan inventaris yang kompleks, Odoo ERP dapat membawa kejelasan dan kontrol yang dibutuhkan bisnis Anda.

Portcities ada di sini untuk membantu Anda mengambil langkah itu persis seperti yang kami lakukan untuk Hachette Collection Jepang.

Pesan konsultasi Anda dan jelajahi bagaimana kami dapat mendukung perjalanan transformasi digital Anda.