Trong lĩnh vực kinh doanh,
56 phần trăm các công ty đã áp dụng trí tuệ nhân tạo ít nhất trong một chức năng,
một bước nhảy từ 50 phần trăm so với năm trước, cho thấy sự áp dụng nhanh chóng của công nghệ để nâng cao hiệu suất.
Các số liệu nói lên tầm quan trọng của quản lý hiệu quả và chính xác cho doanh nghiệp, bao gồm quản lý tài chính.
Là cột sống của mọi doanh nghiệp, quản lý tài chính đảm bảo việc phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả với rủi ro được giảm thiểu và ổn định lâu dài.
Rất tiếc, những gì đang diễn ra trên thực tế lại thể hiện một hiện thực khác đối với những người có hệ thống quản lý kém.
Một số kế toán không may phải đối mặt với những thách thức hàng ngày như:
- Sự kiểm tra tỉ mỉ các con số,
- Sự theo đuổi không ngừng nghỉ của sự chính xác
- Và áp lực không ngừng để tuân thủ các quy định tài chính đang phát triển.
Kế toán là một cuộc cân bằng đòi hỏi sự chính xác và hiệu quả.
Do đó, hệ thống ERP không chỉ là một công cụ mà còn là một đồng minh trên chiến trường tài chính.
Với các tính năng như nhập số tự động vào sổ cái, thuật toán phát hiện lỗi và giám sát tuân thủ, hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp duy trì các tiêu chuẩn cao nhất về tính toàn vẹn tài chính.
Chúng giải phóng các phòng kế toán khắp nơi khỏi công việc nhàm chán của quy trình thủ công, cho phép họ tập trung vào phân tích chiến lược và tầm nhìn xa trước.
Các tính năng ERP nào cho quản lý kế toán bạn có thể xem xét triển khai trong nơi làm việc của bạn?
5 Tính năng ERP quan trọng cho Kế toán
Để đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp, kế toán viên phải phân tích xu hướng tài chính, cung cấp những thông tin chiến lược và tham gia vào các hoạt động mang giá trị gia tăng khác nhau góp phần vào quyết định chiến lược của công ty. Hãy bắt đầu với những điều cơ bản.
1. Quản lý tài chính và sổ cái chung
Trong nền kinh tế toàn cầu hóa ngày nay, quản lý tài chính không chỉ là việc cân đối sổ sách; nó còn liên quan đến việc đạt được lợi thế chiến lược.
Hệ thống quản lý tài chính tích hợp trong một giải pháp ERP cung cấp một nền tảng thống nhất đảm bảo độ chính xác và cung cấp cái nhìn thời gian thực về tình hình tài chính của bạn, giúp bạn đưa ra quyết định thông minh nhanh chóng.
Hỗ trợ đa nguyên tệ và đa công ty là rất cần thiết cho các chuyên gia xử lý giao dịch quốc tế.
Nếu bạn tìm thấy một hệ thống ERP cung cấp tính năng này, hãy yên tâm rằng dữ liệu tài chính của bạn sẽ luôn nhất quán, tuân thủ và cập nhật với tỷ giá hối đoái mới nhất.
Bạn không muốn cài đặt một hệ thống ERP và vẫn phải chuyển đổi các loại tiền tệ khác nhau thủ công cho từng giao dịch.
Chúng ta có thể đồng ý rằng báo cáo được tổ chức và minh bạch LÀ trái tim của bất kỳ hoạt động tài chính nào. Không thể phủ nhận, một trong những tính năng quan trọng nhất của ERP cho quản lý kế toán mà bạn nên xem xét là
báo cáo tài chính và phân tích
.
Tính năng cho phép bạn nói lời tạm biệt với việc lục lọi qua các bảng tính và nguồn dữ liệu không liên quan và chào mừng một báo cáo được tối ưu hóa.
Khi xem xét một ERP, bạn nên tìm các tính năng phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn. Ví dụ, nếu bạn cần một công cụ báo cáo và phân tích toàn diện,
Odoo sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo.
Phần mềm tích hợp tất cả dữ liệu tài chính của bạn, cung cấp báo cáo có thể tùy chỉnh chỉ bằng một cú nhấp chuột.
2. Công nợ và Công phải thu
Nếu bạn cần giúp đỡ về khả năng nhìn thấy công nợ và công phải thu của bạn, bạn không phải là người duy nhất.
Theo báo cáo của Ardent Partners năm 2022, 45% doanh nghiệp báo cáo gặp quá nhiều trường hợp ngoại lệ trong công nợ của họ.
Nó nhấn mạnh sự cần thiết của việc nhìn thấy để giải quyết lỗi và trì hoãn thanh toán. Một cách để kiểm soát và cải thiện khả năng nhìn thấy là thông qua quản lý công nợ và công phải thu tập trung.
Quản lý tài khoản phải trả và tài khoản phải thu tập trung Cung cấp một nguồn thông tin duy nhất, loại bỏ các kho thông tin có thể dẫn đến sai lệch và không hiệu quả.
Hai ác mộng của kế toán viên:
- Tìm các khoản thanh toán không chính xác, và
- Không thể phát hiện gian lận.
Để giảm thiểu điều này, hầu hết các tính năng ERP cho kế toán cung cấp xử lý và khớp hóa đơn tự động trong khả năng Tài khoản phải trả và Tài khoản phải thu của họ.
Chức năng chính của nó là giảm công việc thủ công liên quan đến xử lý hóa đơn để giảm thiểu lỗi. Chỉ cần đảm bảo ERP bạn chọn mở rộng việc khớp hóa đơn với đơn đặt hàng và biên nhận của bạn.
Mẹo chuyên gia: Nếu bạn muốn điều khoản đàm phán tốt hơn, mức dịch vụ cải thiện và lợi nhuận tăng cao hơn, hãy tận dụng quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp (VRM) và quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) tích hợp trong ERP Hãy tưởng tượng nó như một cây cầu kết nối một công ty với nhà cung cấp và khách hàng của nó.
- Trong Kế toán phải trả (AP), VRM hiệu quả dẫn đến điều khoản đàm phán cải thiện, thanh toán đúng hạn và quản lý chi phí tốt hơn, từ đó có thể ngăn chặn phạt trễ hạn thanh toán và đảm bảo giá cả thuận lợi cho công ty của bạn.
- Trên mặt khác, lợi ích của tài khoản phải thu (AR) được thể hiện qua sự hài lòng của khách hàng được nâng cao. Lập hóa đơn kịp thời và quy trình thanh toán minh bạch không chỉ có lợi cho kế toán mà còn giúp doanh nghiệp tăng sự trung thành và giao dịch lặp lại.
Chúng ta không được quên rằng sự tiên phong cũng không kém phần quý giá để duy trì sự liên tục vận hành và tận dụng cơ hội đầu tư.
Hãy đảm bảo bao gồm dự báo và quản lý dòng tiền là một trong những tính năng tiên quyết của bạn cho quản lý Kế toán AP và AR ERP. Chiếc quả cầu pha lê này mang đến cái nhìn trước về tương lai tài chính cung cấp các công cụ giúp doanh nghiệp dự đoán nhu cầu tiền mặt và quản lý thanh khoản hiệu quả.
3. Quản lý Tài sản Cố định
Theo dõi và quản lý vòng đời tài sản trong hệ thống ERP cung cấp cái nhìn toàn diện về hành trình của tài sản từ khi mua đến khi thanh lý. Đó là cách bạn biết rằng tất cả các tài sản đều được tính đến và quản lý đúng cách trong suốt vòng đời của chúng, dẫn đến việc tận dụng tài sản cải thiện và tiết kiệm chi phí.
Là kế toán viên, bạn có thể hưởng lợi từ tính toán khấu hao tự động trong tính năng quản lý tài sản cố định của ERP.
Việc ERP thường xuyên cập nhật hệ thống kế toán của bạn khi luật thuế thay đổi trở thành sự khác biệt cơ bản giữa các hệ thống tài sản cố định riêng biệt và các mô-đun bổ sung từ các nhà cung cấp ERP.
Đủ để nói rằng hệ thống tự động hóa các phép tính phức tạp và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn kế toán mà không thực hiện tính toán thủ công cho từng mục.
Nói về tài sản, việc có một ERP là một ý tưởng tốt nâng cao bảo trì tài sản và quản lý bảo hiểm qua tính năng quản lý tài sản cố định của nó.
Đó là bởi vì hệ thống cung cấp một nền tảng tập trung để lập lịch bảo trì và quản lý chính sách bảo hiểm, giảm rủi ro gián đoạn tài sản và đảm bảo tài sản được bảo hiểm đầy đủ.
Tích hợp hồ sơ kế toán và thuế với ERP của bạn có thể tiết kiệm thời gian khi biên soạn báo cáo hàng năm. Nhưng nó làm thế nào có thể mang lại lợi ích cho bạn trong quản lý tài sản cố định?
- Giảm trùng lặp: Việc duy trì cơ sở tài sản theo sách và thuế trong hai hệ thống riêng biệt yêu cầu phải ghi lại tất cả hoạt động trong mỗi kỳ hai lần. Tích hợp giảm bớt sự trùng lặp này và thời gian cần thiết để nhập thông tin tài sản.
- Tăng khả năng nhìn thấy: Khi quản lý tài sản được tích hợp với hệ thống ERP, người quản lý có thể nhìn thấy sâu hơn về tài sản. Nó cho phép người ra quyết định đưa ra lựa chọn tốt hơn về tài sản liên quan đến vòng đời tài sản và bảo trì.
- Chuyển dữ liệu hiệu quả: Một số ERPs có thể chuyển dữ liệu tài sản cố định giữa hệ thống tài sản cố định, Sổ cái chung (GL) và các chức năng kinh doanh khác, như Tài khoản phải trả (AP) và Mua hàng.
4. Lập kế hoạch ngân sách và Dự báo
Khi đến việc lập kế hoạch ngân sách và dự báo, một ERP cung cấp các công cụ toàn diện đáp ứng tất cả nhu cầu của bạn, làm cho nó trở thành một phần không thể thiếu cho doanh nghiệp của bạn. Đúng vậy, nó tối ưu hóa quy trình lập ngân sách của bạn bằng cách tự động hóa nhiều thứ, bao gồm việc thu thập dữ liệu, tổng hợp và báo cáo.
Nhưng người chiến thắng thực sự là hệ thống ERP có môi trường hoàn hảo cho sự cộng tác giữa các phòng ban để bạn có thể chia sẻ kế hoạch ngân sách và dự báo.
Khám phá các kết quả tiềm năng bằng cách thay đổi giá trị đầu vào và giả định trong một mô hình tài chính cũng quan trọng như việc có thể tạo ra nhiều kịch bản tương lai hợp lý để dự đoán các thay đổi có thể xảy ra. Điều này bởi vì tất cả các doanh nghiệp đều muốn có khả năng chuẩn bị cho những không chắc chắn và vẫn đưa ra quyết định có căn cứ.
Đây là nơi kế hoạch kịch bản và phân tích 'what-if' được triển khai.
Các tính năng ERP cho quản lý kế toán cho phép người dùng mô phỏng các kịch bản khác nhau dựa trên dự báo nhu cầu và mô hình ràng buộc. Người ra quyết định có thể đánh giá tác động của các kịch bản khác nhau đối với kết quả tài chính và xác định các sự cố tiềm năng.
Phân tích sai lệch và báo cáo do phần mềm ERP cung cấp sẽ cho phép bạn phân tích sự chênh lệch giữa hiệu suất thực tế và mục tiêu đã lên kế hoạch.
Bằng cách phân tích sự chênh lệch, bạn có thể hiểu tại sao kết quả của bạn khác so với mong đợi và tìm ra các lĩnh vực bạn có thể giảm chi phí và tăng doanh thu. Điều này cũng có lợi trong mùa kiểm toán.
Một số khả năng ERP cho quản lý kế toán đi kèm với tích hợp dữ liệu tài chính và KPI của bạn . Việc tích hợp cho phép doanh nghiệp theo dõi các chỉ số hiệu suất chính như doanh số, tăng trưởng, chi phí thu hút khách hàng và lợi nhuận. Đồng thời, hãy đảm bảo mục tiêu tài chính phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể của bạn.
5. Quản lý Ngân hàng & Tiền mặt
Cuộc chiến thực sự: 61% doanh nghiệp (theo Khảo sát Thanh toán AFP 2023) đã gặp rủi ro về dòng tiền trong năm qua. Nhưng nếu bạn có thể có thông tin thời gian thực về tình hình tiền mặt và tối ưu hóa quy trình tài chính của bạn thì sao?
Đây là nơi mà khả năng ERP cho kế toán xuất hiện để khắc phục những rủi ro về dòng tiền:
- Kết nối Ngân hàng Tự động: Không còn ngày phải tải lên sao kê ngân hàng thủ công nữa. ERP của bạn tự động kết nối với tài khoản ngân hàng, cung cấp dữ liệu thời gian thực trực tiếp vào hệ thống. Điều này có nghĩa là không cần chờ đợi để hiểu vị trí tiền mặt của bạn - bạn luôn có một bức tranh rõ ràng.
- Quản lý Máy tính tiền Dễ dàng: Nói lời tạm biệt với việc phải cân đối máy tính tiền đáng chán. ERP sẽ cho phép bạn ghi lại và theo dõi mọi giao dịch tiền mặt, từ doanh số bán hàng đến chi phí. Ngoài ra, bạn sẽ có một dấu vết kiểm toán rõ ràng để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ. Hãy tưởng tượng việc liên kết các giao dịch máy tính tiền đó với hồ sơ ngân hàng của bạn để cân đối hoàn hảo - một giấc mơ trở thành hiện thực đối với bất kỳ đội tài chính nào!
- Từ bỏ công việc Cân đối thủ công mệt nhọc: Hãy tưởng tượng không còn phải dành hàng giờ đồng hồ để kỹ càng phù hợp sao kê ngân hàng với hồ sơ phải trả/nhận của bạn, điều này làm giảm KPI của bạn. ERP của bạn tự động hóa các bút toán và cân đối, loại bỏ quy trình thủ công dễ gây lỗi và tốn thời gian.
Giải phóng đội kế toán của bạn để tập trung vào phân tích chiến lược và các nhiệm vụ tạo giá trị thực sự cho doanh nghiệp của bạn.
Thưởng: Tích hợp với các mô-đun khác
Hình dung một nguồn thông tin duy nhất không chỉ cho kế toán mà cho MỌI phòng ban.
Các khả năng ERP cho kế toán tích hợp mượt mà với các mô-đun và chức năng ERP khác, loại bỏ các khoang cách và tăng cường hiệu suất. Kế toán viên nhận được thông tin tài chính theo thời gian thực, trong khi mọi người đều có cái nhìn toàn diện về doanh nghiệp.
Nhưng đó không chỉ là dữ liệu. Bất kể tính năng ERP bạn sử dụng và cách bạn sử dụng chúng, chúng phá vỡ các rào cản giao tiếp. Các nhà phân tích tài chính nhận được thông tin thời gian thực, tạo điều kiện cho sự cộng tác giữa các phòng ban, trong khi các giám đốc tài chính có thể nhận báo cáo tức thì, giúp đáp ứng nhanh hơn.
Kết quả là quyết định thông minh, kế hoạch chiến lược và một tổ chức linh hoạt sẵn sàng thích ứng với mọi thách thức.
Chọn Odoo cho Quản lý Kế toán của bạn
Khi bạn đứng ở ngã tư, xem xét con đường để đạt được sự xuất sắc trong quản lý tài chính, hãy nhớ rằng hệ thống ERP đúng là hơn một công cụ - nó là một yếu tố thay đổi trò chơi cho doanh nghiệp của bạn.
Đã đến lúc vượt qua việc nhận ra nhu cầu quản lý tài chính hiệu quả và tích hợp để triển khai một giải pháp thúc đẩy doanh nghiệp của bạn.
Lợi ích chính của hệ thống ERP cho các phòng kế toán là không thể chối cãi. Từ việc tối ưu hóa báo cáo tài chính và phân tích đến tự động hóa quy trình thanh toán và thu tiền, một giải pháp ERP trang bị cho doanh nghiệp của bạn các công cụ để nâng cao độ chính xác, tuân thủ và ra quyết định chiến lược.
Với các tính năng như quản lý tài sản cố định, dự phóng ngân sách và dự báo, và quản lý ngân hàng và tiền mặt, bạn sẽ có cái nhìn thời gian thực, giúp bạn luôn dẫn đầu trò chơi.
Tuy nhiên, rất quan trọng để nhớ rằng không phải tất cả các hệ thống ERP được tạo ra bằng nhau. Hãy dành thời gian để nghiên cứu và so sánh các lựa chọn ERP khác nhau, chẳng hạn như ERPNext và Oracle Netsuite , để tìm ra lựa chọn phù hợp nhất với yêu cầu kinh doanh của bạn.
Đừng chấp nhận một giải pháp phù hợp cho tất cả; thay vào đó, đầu tư vào một hệ thống ERP có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của bạn. Hệ thống ERP , cho phép bạn tối đa hóa tiềm năng của nó.
Liên hệ với
các chuyên gia của chúng tôi hoặc lên lịch hẹn tư vấn
. Sự hướng dẫn của họ có thể giúp bạn điều hướng qua những phức tạp trong việc triển khai ERP quản lý tài chính và đảm bảo một quá trình chuyển giao suôn sẻ cho tổ chức của bạn.
