Khi chính phủ Singapore ra mắt một mạng lưới E-invoicing toàn quốc vào năm 2019, lý do rất đơn giản - để cải thiện hiệu quả kinh doanh và giảm chi phí. Mặc dù đã có nhiều thay đổi kể từ đó, mục tiêu vẫn không thay đổi.

Trong số những thay đổi là mạng lưới e-invoicing đã được đổi tên thành InvoiceNow kể từ tháng 9 năm 2020, và bây giờ có một vài khoản trợ cấp cho các doanh nghiệp phù hợp với các sáng kiến của chính phủ Singapore để sử dụng mạng Peppol nhằm tăng tốc độ áp dụng e-invoice.

Trước khi đi vào các khoản trợ cấp, hãy thảo luận về e-invoicing là gì, lợi ích của nó, Peppol, và cách doanh nghiệp của bạn có thể hưởng lợi.

E-invoice là gì?

Một e-invoice hoặc hóa đơn điện tử là một hóa đơn được gửi một cách điện tử trong một định dạng cụ thể và tiêu chuẩn hóa.

Nó chứa một đại diện hình ảnh của dữ liệu hóa đơn ở dạng có cấu trúc. Nó cũng có thể được nhập tự động vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp mua.

Cần lưu ý rằng hóa đơn điện tử không phải là:

• Hình ảnh của hóa đơn giấy ở định dạng như .jpg hoặc .tiff hoặc gửi qua máy fax.

• Hóa đơn giấy đã quét - thông qua Nhận diện Ký tự Quang học (OCR).

• Dữ liệu hóa đơn không cấu trúc ở định dạng word hoặc PDF.

• Hóa đơn HTML không tổ chức trong email hoặc trên trang web.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn điện tử xảy ra khi một hóa đơn không giấy tờ được trao đổi giữa người mua và người bán qua một phương thức trao đổi dữ liệu điện tử đã được định nghĩa trước.

Trong thế giới ngày nay, việc lập hóa đơn điện tử được kích hoạt thông qua hai tùy chọn chính. Tùy chọn đầu tiên là kết nối trực tiếp giữa người bán và người mua.

Tùy chọn thứ hai liên quan đến một mạng lưới gồm nhiều người bán và người mua.

Đây là điều đang diễn ra tại Singapore. Với nỗ lực của IMDA (Cơ quan Phát triển Truyền thông và Thông tin) , một cơ quan nhà nước thuộc Bộ Truyền thông và Thông tin Singapore, chính phủ Singapore đã triển khai mạng lưới lập hóa đơn điện tử quốc gia đầu tiên dưới quyền Peppol bên ngoài châu Âu.

Quốc tế Peppol Mạng lưới Giao hàng điện tử cho phép các doanh nghiệp giao dịch quốc tế với các công ty liên kết khác.

Và bây giờ, các doanh nghiệp ở Singapore có thể hưởng lợi từ việc lập hóa đơn điện tử trong mạng lưới Peppol với các công ty cả trong và ngoài Singapore, miễn là cả hai bên tham gia vào mạng lưới.

Lợi ích của Hóa đơn điện tử

• Tăng cường Luồng Tiền

Bởi vì hóa đơn điện tử được giao ngay lập tức đến các bên cần thiết, thời gian thanh toán được rút ngắn, điều này cải thiện luồng tiền của doanh nghiệp.

• Giảm Chi Phí

Với hóa đơn giấy, các doanh nghiệp cam kết nhiều tài nguyên hơn cho việc lưu trữ và khôi phục, làm tăng chi phí kinh doanh. Hóa đơn điện tử giảm chi phí này.

• Cải thiện Hiệu Quả Kinh Doanh

Hóa đơn điện tử giảm thiểu đáng kể khả năng xảy ra sai sót do con người và sự chậm trễ trong việc nộp hóa đơn. Điều này, ngược lại, tăng độ chính xác và hiệu quả kinh doanh.

• Cho Phép Tuân Thủ Cao Hơn

Hóa đơn điện tử không chỉ là một phương tiện để điền hóa đơn kỹ thuật số; nó còn hơn thế. Hóa đơn điện tử cho phép các doanh nghiệp đạt được mức độ tuân thủ cao hơn mà không gặp rắc rối.

• Cung cấp sự minh bạch và khả năng nhìn thấy

Giao dịch điện tử cung cấp sự minh bạch tốt hơn vì nó theo dõi hóa đơn và cung cấp các đường dẫn kiểm toán sâu sắc. Nó cũng cải thiện khả năng nhìn thấy hóa đơn, hợp đồng, đơn đặt hàng và tài liệu hỗ trợ.

• Tăng cường tinh thần của nhân viên

Với giao dịch điện tử, lực lượng lao động có ít thứ để lo lắng hơn vì bên kia sẽ nhận hóa đơn nhanh chóng, và họ có thể tiết kiệm thời gian và tập trung vào các nhiệm vụ giá trị cao khác.

Peppol E-invoicing là gì tại Singapore?

Giao dịch điện tử Peppol tại Singapore là một phần của mạng lưới giao dịch điện tử Peppol toàn cầu. Nhiều quốc gia châu Âu, như Đức, Anh và Na Uy, sử dụng khuôn khổ Peppol để tạo điều kiện cho việc trao đổi tài liệu kinh doanh điện tử.

Nó cũng cho phép các doanh nghiệp giao tiếp điện tử với các bên mua công, bao gồm việc trao đổi hóa đơn điện tử qua mạng lưới Peppol.

Với tư cách là cơ quan Peppol tại Singapore, IMDA phê duyệt và chứng nhận các điểm truy cập Peppol và các nhà cung cấp giải pháp sẵn sàng với Peppol.

Vào thời điểm ra mắt, mạng lưới hóa đơn điện tử có 11 nhà cung cấp điểm truy cập và chỉ một vài doanh nghiệp là nhà cung cấp giải pháp sẵn sàng Peppol.

Ngày nay, vì những lợi ích mà doanh nghiệp nhận được từ việc tuân thủ, InvoiceNow, tên chính thức của mạng lưới hóa đơn điện tử Singapore, hiện có hơn 150 nhà cung cấp giải pháp sẵn sàng Peppol - một trong số đó là Cảng Thành phố Singapore .

Các chức năng khác của IMDA bao gồm việc chỉ định các thông số kỹ thuật SG Peppol BIS , quản lý sự tuân thủ mạng, và thúc đẩy việc áp dụng hóa đơn điện tử.

Bạn muốn giảm chi phí và cải thiện quy trình thanh toán với InvoiceNow?

Xem nó hoạt động như thế nào

Hệ thống Hóa đơn điện tử hoạt động như thế nào ở Singapore?

Trước IMDA, các công ty phát hành hóa đơn sau khi trích xuất thông tin cần thiết từ hệ thống ERP/kế toán của họ và định dạng chúng thành định dạng có thể đọc được bằng mắt. Khi hoàn tất, họ gửi hóa đơn qua giấy hoặc email.

Bạn sẽ đồng ý rằng đó không phải là phương pháp tốt nhất, nhưng các công ty nhận cũng không làm tốt hơn.

Các công ty nhận sẽ nhập thông tin thủ công hoặc quét nó vào hệ thống của họ - một phương pháp dễ xảy ra lỗi, tốn thời gian và lãng phí tài nguyên.

InvoiceNow tăng tốc độ xử lý hóa đơn bằng cách truyền trực tiếp các hóa đơn điện tử từ hệ thống kế toán này sang hệ thống kế toán khác, giúp thanh toán nhanh hơn.

Điều này được thực hiện thông qua định dạng tài liệu XML được gọi là BIS (Các thông số khả năng tương tác kinh doanh) Billing 3.0 UBL.

Tiêu chuẩn này cho phép các doanh nghiệp (cả người mua và người bán) sử dụng hệ thống ERP/kế toán mà họ chọn cho mục đích hóa đơn điện tử mà không cần các đối tác của họ phải sử dụng cùng một hệ thống. Điều này khả thi khi các hệ thống ở cả hai bên đáp ứng yêu cầu của IMDA.

Do sự thuận tiện của nó, nhiều doanh nghiệp là người dùng đã được xác thực Peppol. Bạn có thể tìm thấy danh sách các doanh nghiệp trong danh bạ Peppol Singapore bằng cách truy cập https://www.peppoldirectory.sg/.

Sự khác biệt giữa các nhà cung cấp sẵn sàng Peppol và Nhà cung cấp Điểm Truy cập

Các nhà cung cấp giải pháp sẵn sàng Peppol là các hệ thống như giải pháp ERP hoặc Kế toán có khả năng gửi và nhận hóa đơn điện tử trên mạng Peppol.

Ngoài khả năng gửi hóa đơn điện tử, giải pháp cũng phải đảm bảo độ chính xác của các ID Peppol của các đối tác kinh doanh. Thông tin về việc đăng ký hệ thống như một giải pháp sẵn sàng Peppol có thể được tìm thấy ở đây.

Mặt khác, các nhà cung cấp điểm truy cập hoặc dịch vụ tạo ra và duy trì các cổng kết nối trên mạng hóa đơn điện tử.

Họ phải tuân thủ các tiêu chuẩn Peppol, đăng ký và cập nhật thông tin người dùng trong Nhà xuất bản Metadata Dịch vụ Singapore (SMP), và định tuyến hóa đơn điện tử đến đúng địa chỉ.

Thêm thông tin về cách trở thành nhà cung cấp điểm truy cập ở Singapore có thể được tìm thấy đây .

Các khoản trợ cấp hiện tại từ Chính phủ Singapore

Chính phủ Singapore đang chuẩn bị thúc đẩy việc áp dụng mạng lưới hóa đơn điện tử. Thông qua IMDA, họ đã giới thiệu các khoản trợ cấp sau:

• Tiền thưởng giao dịch InvoiceNow (ITB)

ITB là khoản tiền thưởng 200 đô la có sẵn cho tất cả các doanh nghiệp sau khi họ gửi mười hóa đơn trên mạng lưới InvoiceNow trong vòng 12 tháng đầu tiên kể từ hóa đơn đầu tiên.

Sau khi một doanh nghiệp gửi hóa đơn đầu tiên, bất kể số tiền, IMDA sẽ trả cho họ 50 đô la. Một khoản tiền bổ sung 150 đô la sẽ được trả sau khi họ gửi chín hóa đơn còn lại.

Để bắt đầu, bạn phải đăng ký trên mạng thông qua một nhà cung cấp giải pháp đã được chứng nhận Peppol như Port Cities. Sau đó, bạn có thể tìm kiếm khách hàng của mình trong danh bạ Peppol Singapore và nhận thông tin ID Peppol của họ.

Khi điều đó hoàn tất, bạn có thể sử dụng hệ thống ERP/ kế toán ưu thích của mình để gửi hóa đơn cho họ, với điều kiện là nó được đăng ký trên mạng với sự trợ giúp của nhà cung cấp Điểm Truy Cập.

• Hỗ Trợ Kết Nối & Giao Dịch LEAD

Hỗ trợ này gồm hai phần, hỗ trợ Kết Nối LEAD và hỗ trợ Giao Dịch LEAD. Chúng chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp lớn.

• Hỗ Trợ Kết Nối LEAD

Các tổ chức lớn với giải pháp ERP/ tài chính của họ có thể tiếp cận một khoản hỗ trợ trị giá 30,000 đô la thông qua hỗ trợ Kết Nối LEAD.

Có một số yêu cầu đủ điều kiện cần đáp ứng:

• • Doanh nghiệp phải có UEN kinh doanh hợp lệ và còn hiệu lực.

  • Họ phải hoàn thành việc tích hợp với InvoiceNow với hệ thống tài chính của họ trong vòng 12 tháng.

  • Quá trình tích hợp phải bắt đầu sau ngày 1 tháng 11 năm 2022.

  • Họ phải có ít nhất 200 nhà cung cấp và khách hàng.

• Khoản tài trợ LEAD Transact

Các doanh nghiệp đủ điều kiện nhận khoản tài trợ LEAD Transact có thể nhận tối đa $40,000. Họ cũng có thể nhận các ưu đãi với vai trò cả nhà lập hóa đơn và người mua.

Tiêu chí đủ điều kiện:

• • Các doanh nghiệp lớn có thể đáp ứng ngưỡng giao dịch tối thiểu 25 UEN với vai trò là người mua và/hoặc 250 UEN với vai trò là nhà lập hóa đơn.

  • Thời gian tài trợ kéo dài một năm sau khi yêu cầu đầu tiên, và ngày bắt đầu với vai trò nhà lập hóa đơn hoặc người mua không cần phải giống nhau.

  • Các nhà lập hóa đơn nhận khoản tài trợ LEAD Transact được miễn khoản thưởng giao dịch InvoiceNow.

  • Bảng dưới đây cho thấy các cấp giao dịch mà các doanh nghiệp có thể rơi vào và các khoản thanh toán tương ứng.

Bạn có thể tìm thêm thông tin về việc đăng ký và các điều khoản và điều kiện tại đây.

Tích hợp với giải pháp ERP/Kế toán như Odoo là rất quan trọng

Odoo là một ERP mô-đun bắt đầu vào năm 2005 để giúp các doanh nghiệp cải thiện quy trình của họ thông qua công nghệ.

Ngày nay, Odoo là một trong những giải pháp Lập kế hoạch Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hàng đầu, với hơn 7 triệu người dùng và hàng trăm ứng dụng và mô-đun.

Trong số này có Kế toán, Kho, CRM, Công cụ xây dựng website, Bán hàng và rất nhiều thứ khác - tất cả đều chia sẻ dữ liệu một cách liền mạch khi được cài đặt.

Thông qua Ứng dụng Kế toán , Odoo đang giúp các doanh nghiệp ở Singapore tuân thủ các yêu cầu về hóa đơn điện tử IMDA mới.

Ngoài các tính năng kế toán vượt trội và khả năng kết nối ngay lập tức với các ứng dụng Odoo khác , Kế toán Odoo là một khoản đầu tư tuyệt vời cho bất kỳ doanh nghiệp nào ở Singapore vì các lý do sau:

Tuân thủ yêu cầu IRAS

Kế toán Odoo là một trong các phần mềm được liệt kê trong Sổ đăng ký Phần mềm Kế toán của IRAS+ ("ASR+"). Nó cũng có khả năng tạo ra Tệp Kiểm toán IRAS (IAF).

Quyết định trở nên liền mạch

Ứng dụng giúp hỗ trợ việc ra quyết định bằng cách làm cho dữ liệu hoạt động và tài chính dễ tiếp cận và ở định dạng thân thiện với người dùng. Các báo cáo có thể là ngay lập tức, tổng quát hoặc động; giờ đây bạn có thể quản lý các báo cáo tài chính và pháp lý của mình một cách chính xác.

Tích hợp với các ứng dụng Odoo khác

Odoo Kế toán là những ứng dụng Odoo liên quan giống như tai đối với một cặp kính. Khi kết hợp lại, các tổ chức với mọi quy mô có thể sử dụng Odoo để quản lý tài nguyên tốt hơn, giảm lãng phí và cải thiện quy trình kế toán.

Địa phương hóa ở các quốc gia khác

Odoo Kế toán đáp ứng các tiêu chuẩn kế toán tại Singapore và các quốc gia khác như Malaysia, Indonesia, Việt Nam và Thái Lan. Ứng dụng loại bỏ các vấn đề tương thích nếu bạn kinh doanh ở các quốc gia khác hoặc sắp mở rộng.

Bắt đầu với E-invoicing

Lợi ích của việc xuất hóa đơn điện tử không thể được nhấn mạnh quá nhiều. Các doanh nghiệp có thể hoạt động minh bạch hơn, tiết kiệm chi phí và làm việc với dòng tiền nhiều hơn.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp ở Singapore có lợi thế bổ sung với InvoiceNow được hỗ trợ bởi Peppol.

Khi tham gia mạng lưới không phải là bắt buộc tại thời điểm viết này, thật đúng đắn cho các doanh nghiệp, bất kể quy mô và ngành nghề, hãy chấp nhận e-invoicing.

Chúng tôi có thể hỗ trợ bạn bất kể bạn đã từng sử dụng hệ thống kế toán và muốn đăng ký trên InvoiceNow, hay đang tìm cách bắt đầu.

Các Thành phố Cảng Singapore bao gồm các chuyên gia có thể giúp bạn tích hợp Odoo Accounting với Peppol và trả lời thêm các câu hỏi về e-invoicing và nộp đơn xin trợ cấp của chính phủ.

Gửi cho chúng tôi một tin nhắn , và một thành viên trong nhóm sẽ liên lạc với bạn càng sớm càng tốt.