Ngành nông nghiệp (agribusiness) vận hành trong một trong những môi trường vận hành phức tạp nhất so với bất kỳ ngành nào. Các hoạt động hằng ngày trải rộng trên những khu đất rộng lớn, hàng trăm lô và lực lượng lao động ngoài đồng quy mô lớn, trong khi các quyết định phải được đưa ra nhanh chóng dưới điều kiện thời tiết và hiện trạng đồng ruộng khó dự đoán.
Tuy nhiên, ở nhiều doanh nghiệp trồng trọt, ban lãnh đạo vẫn bắt đầu ngày làm việc bằng cách xem số liệu của ngày hôm qua, hoặc tệ hơn là báo cáo của tuần trước, và phần lớn ngành nông nghiệp vẫn vận hành với mức độ số hóa và phân tích còn thấp, phụ thuộc nặng nề vào quy trình thủ công và dữ liệu rời rạc.
Khoảng cách giữa những gì diễn ra trên đồng ruộng và những gì ban lãnh đạo nhìn thấy tại trụ sở chính chính là lý do vì sao ERP cho nông nghiệp trồng trọt trở nên thiết yếu. Khi được triển khai đúng cách, ERP không chỉ là một hệ thống CNTT khác; nó trở thành xương sống vận hành, kết nối lập kế hoạch, thực thi ngoài đồng hằng ngày, thu hoạch, chế biến và kiểm soát tài chính vào một nguồn dữ liệu duy nhất, đáng tin cậy.
Trong bài viết này, chúng tôi phân tích lý do ERP đóng vai trò trung tâm trong agribusiness hiện đại, những thách thức phổ biến mà các nông trường gặp phải khi áp dụng ERP, và cách triển khai hiệu quả. Dựa trên các dự án nông trường thực tế và chuyên môn ERP trong ngành nông nghiệp, hướng dẫn này nhằm giúp các lãnh đạo nông trường hiểu được kỳ vọng và cách biến ERP thành công cụ thực tiễn cho khả năng quan sát, kiểm soát chi phí và tăng trưởng bền vững.
1. Những thách thức kinh doanh phổ biến trong Agribusiness
Không giống các doanh nghiệp dựa trên văn phòng hoặc nhà máy, agribusiness được dẫn dắt bởi hoạt động ngoài đồng, sử dụng nhiều lao động và chịu ảnh hưởng mạnh bởi thời tiết, địa hình và kỷ luật thực thi hằng ngày.
Những thực tế này tạo ra các thách thức mà các hệ thống truyền thống như quản lý tồn kho và công cụ thủ công khó có thể xử lý.
Dữ liệu rời rạc giữa các nông trường và đội ngũ tại hiện trường
Ở nhiều nông trường, dữ liệu vận hành bị phân tán trên các ghi chú giấy, ứng dụng liên lạcvà file Excel. Các hoạt động ngoài đồng được mandor ghi chép thủ công, tổng hợp ở cấp nông trường và chỉ được tóm tắt gửi về trụ sở sau đó.
Không có một hệ thống tập trung, ban lãnh đạo thường nghi ngờ độ chính xác của dữ liệu. Khi xuất hiện sai lệch, việc truy vết nguyên nhân gốc rễ – do vấn đề thực thi, lỗi báo cáo hay cập nhật chậm – trở nên khó khăn. Đây chính là lúc một nguồn dữ liệu duy nhất và hệ thống tự động hóa trở nên quan trọng.
Báo cáo thủ công nặng nề
Báo cáo hằng ngày là bắt buộc trong nông nghiệp trồng trọt, nhưng trên thực tế, nhiều nông trường vẫn dựa vào quy trình thủ công. Trong một hoạt động trồng cọ dầu đa nông trường được Portcities hỗ trợ, kế hoạch công việc năm và tháng được lập trên bảng tính và sau đó được chuyển thủ công thành các phân công công việc hằng ngày cho từng nông trường và từng lô.
Việc lập kế hoạch và phân bổ nhiệm vụ tốn nhiều thời gian, phụ thuộc lớn vào từng giám sát viên và khó tiêu chuẩn hóa giữa các địa điểm.
Khả năng quan sát vận hành thấp
Các hoạt động ngoài đồng như làm cỏ, phun thuốc, bón phân và thu hoạch được ghi chép thủ công và tổng hợp ở cấp nông trường trước khi gửi về trụ sở. Do đó, dữ liệu vận hành thường chỉ đến được ban lãnh đạo sau vài ngày. Khi các chỉ số năng suất hoặc kết quả thu hoạch được xem xét, cơ hội để điều chỉnh hiệu suất thấp, tái phân bổ lao động hoặc kiểm soát chi phí đã trôi qua.
Độ trễ này tạo ra khoảng cách quan sát kéo dài giữa những gì đang diễn ra trên đồng và những gì ban lãnh đạo có thể nhìn thấy. Thiếu dữ liệu kịp thời và đáng tin cậy khiến việc ra quyết định mang tính phản ứng thay vì chủ động, đây là thách thức phổ biến trong các hoạt động nông trường quy mô lớn, đa địa điểm.
Phân bổ chi phí và kiểm soát ngân sách yếu
Trong các hoạt động nông trường quy mô lớn, thách thức phân bổ chi phí thường bị khuếch đại bởi sự phức tạp của việc lập kế hoạch công việc theo nhiều năm trồng, lô và tiểu lô. Trong một nông trường đa khu vực được đội dự án của chúng tôi hỗ trợ, lập kế hoạch hằng năm đòi hỏi phải phân rã hoạt động theo nhiều năm trồng, mỗi năm gồm hàng chục lô và tiểu lô, với nhiều loại công việc như bảo dưỡng, phun thuốc, bón phân và thu hoạch.
Khi thực hiện thủ công, điều này dẫn đến hàng nghìn lệnh công việc trên giấy phải được chuẩn bị, phân công, in ấn, kiểm tra và lưu trữ mỗi năm, tiêu tốn đáng kể thời gian và chi phí vận hành, đồng thời làm tăng rủi ro sai sót và thất lạc chứng từ. Đồng thời, dữ liệu chấm công và tiền lương được quản lý tách biệt khỏi hoạt động ngoài đồng hằng ngày, buộc chi phí lao động phải được tính toán hồi tố và gây khó khăn trong việc liên kết chi phí với từng lô hoặc sản lượng cụ thể.
Cách tiếp cận rời rạc này hạn chế khả năng theo dõi năng suất và biến kiểm soát ngân sách thành một quy trình mang tính phản ứng, trong đó vượt chi chỉ được nhìn thấy vào cuối kỳ báo cáo.
Rào cản chuyển đổi số trong vận hành ngoài đồng
Hoạt động nông trường phụ thuộc rất nhiều vào mandor và giám sát viên ngoài đồng để thực thi công việc hằng ngày và ghi nhận dữ liệu vận hành. Tuy nhiên, nhiều đội ngũ ngoài đồng ít có cơ hội tiếp xúc với hệ thống số, đặc biệt là các hệ thống được thiết kế cho môi trường văn phòng hoặc sản xuất.
Khi công nghệ quá phức tạp hoặc không phù hợp với thực tế ngoài đồng, việc áp dụng sẽ nhanh chóng đổ vỡ. Mandor có thể gặp khó khăn trong việc ghi nhận nhất quán hoạt động hằng ngày hoặc dữ liệu thu hoạch, khiến đội ngũ quay lại sử dụng biểu mẫu giấy, bảng tính hoặc ứng dụng nhắn tin. Những quy trình song song này làm suy giảm độ chính xác dữ liệu và tạo ra khoảng trống giữa những gì diễn ra trên đồng và những gì được phản ánh trong báo cáo quản lý.
Do đó, việc áp dụng CNTT/ERP thành công trong nông nghiệp trồng trọt không chỉ phụ thuộc vào chức năng hệ thống mà còn vào mức độ trực quan hệ thống hỗ trợ người dùng ngoài đồng.
Hạn chế về môi trường và kết nối
Hoạt động nông trường diễn ra ở những khu vực xa xôi, hạn chế kết nối, khiến các hệ thống luôn trực tuyến trở nên thiếu thực tế. Khi công cụ ngoài đồng không thể hoạt động ngoại tuyến, đội ngũ phải dựa vào thu thập dữ liệu thủ công, dẫn đến chậm trễ, thiếu chính xác và khả năng quan sát kém.
Để chuyển đổi số thành công trong agribusiness, các giải pháp phải có khả năng di động và hoạt động ngoại tuyến – cho phép ghi nhận dữ liệu ngay tại hiện trường và tự động đồng bộ khi kết nối được khôi phục, đảm bảo tính liên tục, toàn vẹn dữ liệu và khả năng quan sát cho ban lãnh đạo.
2. Vì sao Odoo ERP là giải pháp cho ngành nông nghiệp
Chuyển đổi số giúp tăng năng suất trong nông nghiệp. Các doanh nghiệp agribusiness sử dụng hệ thống số tích hợp và vận hành dựa trên dữ liệu có thể đạt được mức tăng năng suất 15–25%nhờ lập kế hoạch tốt hơn, báo cáo nhanh hơn và ra quyết định hiệu quả hơn. Trong các nông trường, hệ thống ERP rất quan trọng để kết nối lập kế hoạch, thực thi ngoài đồng và quản trị tài chính trên một nền tảng đáng tin cậy.
Odoo nổi bật như một giải pháp ERP thực tiễn cho nông nghiệp trồng trọt, được thiết kế để đáp ứng điều kiện thực tế ngoài đồng, đặc thù lực lượng lao động và các yêu cầu về chi phí.
Triển khai ERP theo mô-đun với chi phí hợp lý
Thiết kế mô-đun của Odoo cho phép các công ty nông trường bắt đầu với các chức năng cốt lõi như kế toán và mở rộng dần sang các lĩnh vực khác. Cách tiếp cận này giúp giảm chi phí và căn chỉnh đầu tư ERP với mức độ trưởng thành vận hành, điều này rất quan trọng trong thị trường biến động so với các hệ thống doanh nghiệp truyền thống.
Thiết kế thân thiện với người dùng ngoài đồng
Odoo có giao diện trực quan, dễ sử dụng cho mandor và giám sát viên ngoài đồng, chỉ tập trung vào các thông tin đầu vào cần thiết cho công việc hằng ngày như thu hoạch và chấm công. Điều này khuyến khích họ chấp nhận công nghệ, cải thiện độ chính xác dữ liệu và tinh gọn vận hành.
Khả năng di động và ngoại tuyến cho điều kiện thực tế ngoài đồng
Đáng chú ý, Odoo hỗ trợ truy cập trên thiết bị di động và ghi nhận dữ liệu ngoại tuyến, cho phép đội ngũ ngoài đồng làm việc mà không gặp vấn đề về kết nối. Dữ liệu được đồng bộ tự động khi có kết nối, đảm bảo tính liên tục và khả năng quan sát cho ban lãnh đạo.
Odoo 19 – nền tảng sẵn sàng cho tương lai cho ERP nông trường
Hành trình với ERP là một quyết định dài hạn đối với doanh nghiệp nông trường, vì vậy tính bền vững của hệ thống là rất quan trọng. Phiên bản Odoo 19 mới nhất mang lại hiệu năng và trải nghiệm người dùng được cải thiện, cùng với khả năng hỗ trợ mạnh cho các quy trình nghiệp vụ ngành.
Năng lực AI của hệ thống tăng cường phân tích và insight, giúp hệ thống phản hồi nhanh hơn và cải thiện khả năng truy cập di động cho đội ngũ ngoài đồng. Bằng cách sử dụng Odoo 19, các công ty nông trường có thể hiện đại hóa vận hành ngay bây giờ đồng thời chuẩn bị cho tự động hóa và tối ưu quy trình trong tương lai.
4. Giải pháp ERP chuyên biệt cho nông trường của Portcities
Việc lựa chọn nền tảng ERP phù hợp chỉ giải quyết được một nửa bài toán. Thành công trong số hóa nông trường được quyết định bởi cách hệ thống được thiết kế, triển khai và vận hành trong bối cảnh thực tế.
Portcities kết hợp chuyên môn sâu về Odoo ERP với hiểu biết vững chắc về vận hành nông trường và nông nghiệp, cung cấp giải pháp ERP dựa trên Odoo được xây dựng chuyên biệt cho quy trình nông trường – chứ không phải điều chỉnh từ các hệ thống doanh nghiệp chung chung.
Phần mềm ERP định hướng quy trình cho ngành nông nghiệp
Giải pháp của chúng tôi được cấu trúc để bám sát dòng chảy tự nhiên của hoạt động nông trường, từ lập kế hoạch đến thực thi, thu hoạch, chế biến và tính giá thành.
Phạm vi chức năng cốt lõi bao gồm:
- Tự động hóa lập kế hoạch từ tháng đến ngày
Kế hoạch nông trường năm và tháng có thể được tạo nhanh hơn và tự động chuyển thành các phân công công việc hằng ngày cho giám sát viên ngoài đồng, đảm bảo lập kế hoạch được liên kết trực tiếp với thực thi trên các nông trường và lô. - Giám sát vận hành và truy xuất nguồn gốc thu hoạch
Hoạt động hằng ngày và thu hoạch được ghi nhận số hóa, có dấu thời gian và tùy chọn theo dõi bằng QR hoặc mã vạch. Điều này cải thiện khả năng truy xuất từ lô đến khâu chế biến, đồng thời giảm độ trễ báo cáo và rủi ro thao túng dữ liệu. - Tích hợp tài chính và kiểm soát chi phí
Chi phí lao động, vật tư, phân bón, nhiên liệu và máy móc được tự động phân bổ cho từng hoạt động và lô, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn rõ ràng hơn về chi phí theo lô và chi phí trên mỗi tấn mà không cần đối soát thủ công. - Nhân sự và tiền lương gắn với năng suất
Chấm công, kết quả công việc, thưởng và phạt được tích hợp vào tính lương, cho phép xây dựng cơ chế khuyến khích công bằng dựa trên sản lượng và giảm đáng kể công sức xử lý bảng lương. - Tích hợp giữa nông trường và chế biến
Dữ liệu thu hoạch được luân chuyển liền mạch sang các phân hệ tồn kho, chế biến và kế toán, đảm bảo dữ liệu nhất quán và khả năng quan sát đầu-cuối giữa hoạt động nông trường và nhà máy.
Khả năng quan sát vận hành thông qua các dashboard thiết kế chuyên biệt
Chúng tôi xây dựng các dashboard quản trị hiển thị dữ liệu vận hành trực tiếp được thu thập ngay từ hoạt động ngoài đồng, thu hoạch, sử dụng tồn kho và quy trình tính lương. Đội ngũ ngoài đồng có thể báo cáo tình trạng thực tế và vấn đề vận hành ngay khi phát sinh, cho phép ban lãnh đạo phản ứng nhanh hơn mà không phải chờ báo cáo giấy hoặc báo cáo tổng hợp.
Dữ liệu thu hoạch cung cấp khả năng quan sát tức thời về sản lượng theo lô, thời điểm thu hoạch và trạng thái giao về nhà máy, giảm rủi ro gian lận và cải thiện kiểm soát sản xuất. Việc sử dụng vật tư được ghi nhận trong hoạt động ngoài đồng được phản ánh tự động vào chi phí và giá trị tồn kho, cho phép ban lãnh đạo theo dõi mức tiêu thụ vật tư và tồn kho gần như theo thời gian thực.
Xử lý bảng lương cũng trở nên hiệu quả hơn, vì lương, phụ cấp và thưởng được tính dựa trên dữ liệu chấm công và kết quả công việc thực tế ghi nhận ngoài đồng. Bằng cách rút ngắn chu kỳ báo cáo từ hàng tuần xuống khả năng quan sát hằng ngày, ban lãnh đạo có thể thực hiện hành động khắc phục khi hoạt động vẫn đang diễn ra, thay vì phản ứng sau khi kỳ báo cáo kết thúc.
Tùy chỉnh nhưng vẫn an toàn cho nâng cấp
Hoạt động nông trường thường cần các logic tùy chỉnh, từ phân bổ chi phí theo hoạt động và thưởng năng suất đến các quy trình đặc thù theo loại cây trồng hoặc từng nông trường. Những yêu cầu này không phải lúc nào cũng có thể đáp ứng chỉ bằng cấu hình ERP tiêu chuẩn.
Để hỗ trợ điều này, đội dự án của chúng tôi làm việc chặt chẽ với các chuyên gia Odoo và chuyên gia kỹ thuật để thiết kế các tùy chỉnh tuân thủ tiêu chuẩn phát triển của Odoo. Tất cả các nâng cấp đều được xây dựng bằng mã nguồn sạch, có tài liệu rõ ràng và ranh giới chức năng minh bạch, đảm bảo tích hợp liền mạch với hệ thống lõi.
Cách tiếp cận này cho phép các nông trường đáp ứng yêu cầu vận hành mà không làm ảnh hưởng đến tính ổn định của hệ thống, giúp các lần nâng cấp sau này trơn tru hơn và đảm bảo ERP vẫn bền vững khi Odoo tiếp tục phát triển.
"Từ góc độ hiệu quả vận hành, một hệ thống ERP chuyên biệt cho nông trường như Odoo giúp tăng tốc đáng kể quá trình lập kế hoạch và thực thi.
Với các tính năng lập kế hoạch năm, tháng và ngày được tích hợp, kế hoạch công việc có thể được tạo và phân bổ chỉ trong một thao tác. Nhiệm vụ được tự động phân bổ cho đội ngũ ngoài đồng dựa trên vòng quay công việc được thiết lập sẵn, loại bỏ việc lập kế hoạch thủ công lặp đi lặp lại.
Trong các triển khai nông trường thực tế, cách tiếp cận này đã giúp giảm thời gian lập kế hoạch tới 80%, cho phép đội ngũ nông trường tập trung nhiều hơn vào thực thi và giám sát thay vì hành chính."
M Galang Arbi S. Quản lý Dự án tại Portcities
5. Vì sao chọn Portcities & Bước tiếp theo là gì
Triển khai ERP hiệu quả trong nông nghiệp trồng trọt không chỉ là câu chuyện công nghệ; nó đòi hỏi chuyên môn ngành và quản trị thay đổi để việc áp dụng thành công. Thiếu những yếu tố này, ngay cả hệ thống ERP tốt nhất cũng sẽ không mang lại giá trị.
Portcities kết hợp chuyên môn Odoo với kinh nghiệm thực tế trong vận hành nông trường. Mỗi dự án đều được tiếp cận với trọng tâm là minh bạch, phát triển sạch và triển khai an toàn cho nâng cấp, đảm bảo ERP trở thành tài sản vận hành dài hạn chứ không chỉ là một hệ thống triển khai một lần.
Khi hoạt động nông trường ngày càng phức tạp, một nền tảng ERP tích hợp là yếu tố then chốt để hợp nhất thực thi ngoài đồng, kiểm soát chi phí và báo cáo quản trị vào một nguồn dữ liệu đáng tin cậy. Hệ thống ERP và đối tác phù hợp có thể mang lại khả năng quan sát và kiểm soát cần thiết cho tăng trưởng bền vững.
Liên hệ với đội ngũ của chúng tôi để tìm hiểu cách một hệ thống Odoo ERP tùy chỉnh có thể cải thiện hoạt động nông trường của bạn.
