Bạn có đang gặp khó khăn với sự kém hiệu quả, nhu cầu chuẩn hóa quy trình, hoặc thách thức trong việc báo cáo và phân tích dữ liệu trong công ty của mình không? Nếu vậy, bạn sẽ muốn tìm hiểu cách Port Cities tận dụng sức mạnh của Odoo ERP để tinh gọn quy trình vận hành, chuẩn hóa hoạt động trên nhiều chi nhánh, tự động hóa công việc và nâng cao khả năng hợp tác.
Chúng tôi sẽ đi sâu vào cách chúng tôi sử dụng Odoo để giải quyết những vấn đề kinh doanh phổ biến này, mang đến những góc nhìn hữu ích cho các công ty đang đối mặt với thách thức tương tự.
Xin chào, tôi là Gaspard, CEO và đồng sáng lập Port Cities, đối tác hàng đầu của Odoo tại châu Á. Tôi sẽ chia sẻ kinh nghiệm của chúng tôi trong việc sử dụng Odoo ERP và cách hệ thống này đã giúp chúng tôi đạt được mục tiêu cũng như mở rộng quy mô hoạt động.
Port Cities là một công ty tư vấn cung cấp các giải pháp CNTT (ERP, tích hợp dữ liệu và phân tích kinh doanh) cho khách hàng thuộc nhiều ngành nghề khác nhau. Chúng tôi có văn phòng tại hơn 10 quốc gia.
Là đối tác của Odoo, chúng tôi sử dụng Odoo làm nền tảng cốt lõi để cung cấp các giải pháp chất lượng cao cho khách hàng. Chúng tôi có hơn 200 chuyên gia Odoo có thể xử lý các dự án phức tạp cũng như cung cấp đào tạo và hỗ trợ về Odoo. Chúng tôi cũng sử dụng Odoo để vận hành các quy trình kinh doanh của chính mình.
ITrong bài viết này, tôi sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về cách chúng tôi sử dụng Odoo trong công ty và những lợi ích, kết quả mà chúng tôi đã đạt được. Tôi cũng sẽ chia sẻ một số phương pháp tối ưu và bài học kinh nghiệm khi sử dụng Odoo.Tôi hy vọng bài viết này sẽ mang lại những thông tin hữu ích cho bạn.
Tổng quan về doanh nghiệp
Mô hình kinh doanh của chúng tôi dựa trên hai nguồn doanh thu chính: bán dự án (thời gian tư vấn) và bán gói đăng ký (hỗ trợ, máy chủ). Chúng tôi cung cấp các giải pháp chất lượng cao cho khách hàng, lấy. Odoo ERP làm nền tảng cốt lõi. Chúng tôi có 200 nhân viên có thể xử lý các dự án phức tạp trong nhiều ngành khác nhau như sản xuất, thương mại, thương mại điện tử, bán lẻ và dịch vụ. Chúng tôi cũng cung cấp đào tạo và hỗ trợ Odoo để giúp khách hàng khai thác tối đa hệ thống Odoo của họ. Ngoài ra, chúng tôi hỗ trợ các đối tác Odoo khác với các dự án phức tạp, dịch vụ hỗ trợ và hạ tầng nâng cao.
Các quy trình và hoạt động kinh doanh chính của chúng tôi bao gồm:
1. Tạo khách hàng tiềm năng:
Chúng tôi thu hút và tiếp cận khách hàng tiềm năng thông qua nhiều kênh như website, blog, email marketing, tự động hóa email, mạng xã hội, sự kiện, giới thiệu và đối tác. Chúng tôi sử dụng trang web odoo để thu thập và quản lý các khách hàng tiềm năng trong CRM module. Điều này giúp chúng tôi theo dõi nguồn gốc và chất lượng của từng khách hàng tiềm năng, phân công nhân viên kinh doanh phù hợp và theo sát họ một cách hiệu quả.
2. Bán hàng:
Chúng tôi chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành cơ hội và khách hàng thông qua CRM module. Chúng tôi theo dõi tiến độ từng thương vụ, ưu tiên khách hàng cho đội ngũ kinh doanh, lên lịch hoạt động, gửi báo giá và chăm sóc khách hàng. Chúng tôi sử dụng Sales module tđể tạo đơn hàng và hợp đồng bán hàng. Đối với doanh thu định kỳ, chúng tôi sử dụng Subscription module để quản lý các gói đăng ký và hóa đơn. Điều này giúp chúng tôi tự động hóa quy trình thanh toán và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
3. Giao hàng & lập hóa đơn:
Chúng tôi triển khai dự án cho khách hàng theo yêu cầu và mong đợi của họ bằng cách sử dụng mô-đun Dự án. Chúng tôi tạo các giai đoạn dự án, nhiệm vụ, công việc con, thời hạn và người phụ trách. Chúng tôi cũng ghi lại thời gian thực hiện từng nhiệm vụ bằng mô-đun Bảng chấm công. Chúng tôi theo dõi tiến độ của từng dự án và giao tiếp với các thành viên trong nhóm cũng như khách hàng bằng tính năng trò chuyện. Chúng tôi cũng sử dụng mô-đun Lập hóa đơn để tạo hóa đơn dựa trên thời gian thực hiện hoặc tỷ lệ hoàn thành. Điều này giúp chúng tôi kiểm soát chất lượng và lợi nhuận của từng dự án cũng như đảm bảo thanh toán đúng hạn.
4. Quản lý hỗ trợ:
Chúng tôi cung cấp hỗ trợ cho khách hàng sau khi bàn giao dự án bằng cách sử dụng mô-đun Helpdesk. Chúng tôi tạo phiếu hỗ trợ cho từng yêu cầu và phân công chúng cho nhân viên hỗ trợ. Chúng tôi cũng theo dõi trạng thái của từng phiếu và giao tiếp với khách hàng bằng tính năng trò chuyện. Chúng tôi cũng sử dụng nhiều công cụ giám sát máy chủ để đảm bảo tính khả dụng và hiệu suất của máy chủ. Điều này giúp chúng tôi duy trì mức độ hài lòng và trung thành của khách hàng cao.
5. Accounting & HR:
Chúng tôi sử dụng Odoo để quản lý các chức năng kế toán (ghi sổ, báo cáo tài chính) và nhân sự (tuyển dụng, quản lý nhân viên, nghỉ phép, chi phí, đánh giá). Chúng tôi sử dụng Accounting module tđể ghi nhận giao dịch, xuất hóa đơn, đăng ký thanh toán, đối soát sao kê ngân hàng, tạo báo cáo tài chính và quản lý thuế. Chúng tôi sử dụng HR module tđể quản lý hồ sơ nhân viên, hợp đồng, nghỉ phép, bảng chấm công, đánh giá và chi phí. Chúng tôi cũng sử dụng HR module để quản lý quy trình tuyển dụng từ đăng tin tuyển dụng, sàng lọc ứng viên, phỏng vấn và tiếp nhận nhân viên mới. Điều này giúp chúng tôi tinh gọn quy trình kế toán và nhân sự, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định địa phương.
Triển khai Odoo
Chúng tôi đã triển khai các mô-đun Odoo cho hầu hết mọi khía cạnh trong hoạt động kinh doanh và quy trình của mình. Chúng tôi sử dụng các ứng dụng Odoo khác nhau tùy theo quy trình đang thực hiện. Ví dụ, chúng tôi sử dụng Website, Blog, Email Marketing, Email Automation và CRM để tạo khách hàng tiềm năng. Chúng tôi sử dụng CRM, Sales và Subscriptions cho hoạt động bán hàng. Đối với việc triển khai và lập hóa đơn, chúng tôi sử dụng Project, Timesheet và Invoicing. Để quản lý hỗ trợ, chúng tôi sử dụng Helpdesk.
Chúng tôi cũng sử dụng các mô-đun Odoo khác như Kế toán, Thương mại điện tử, Website, Nhân sự và nhiều mô-đun khác. Những mô-đun này giúp chúng tôi tự động hóa và tối ưu hóa nhiều khía cạnh trong hoạt động kinh doanh.
Kết quả và lợi ích
Odoo đã giúp chúng tôi cải thiện hiệu suất, năng suất, báo cáo, hợp tác và giao tiếp giữa các phòng ban. Dưới đây là một số lợi ích chúng tôi đã đạt được:
- Chuẩn hóa quy trình tại 10 quốc gia: Odoo đã giúp chúng tôi tiêu chuẩn hóa quy trình và luồng công việc trên 10 chi nhánh ở Châu Á. Tất cả chi nhánh của chúng tôi đều sử dụng cùng một hệ thống Odoo, đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ quy định. Ngoài ra, chúng tôi có thể chia sẻ các phương pháp tốt nhất và kiến thức giữa các chi nhánh để nâng cao hiệu suất.
- Tự động tạo báo cáo và KPI nhóm cho tất cả chi nhánh bằng bảng điều khiển BI: Chúng tôi tích hợp hệ thống kế toán đa công ty với Odoo, giúp thu thập dữ liệu chuẩn hóa trên tất cả các nhóm và khu vực. Sử dụng công cụ BI bên ngoài, chúng tôi có thể tạo báo cáo KPI nâng cao và bảng điều khiển để theo dõi hiệu suất của từng chi nhánh, từng bộ phận, từng dự án, từng khách hàng, v.v. Điều này giúp chúng tôi giám sát hoạt động và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
- Tự động hóa quy trình lập hóa đơn và báo cáo dự án: Odoo đã giúp chúng tôi tự động hóa một số quy trình như lập hóa đơn và báo cáo dự án. Hệ thống có thể tự động tạo hóa đơn dựa trên thời gian thực hiện hoặc tỷ lệ hoàn thành của từng dự án. Báo cáo dự án cũng được tạo tự động dựa trên dữ liệu từ mô-đun Dự án. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, nguồn lực và giảm thiểu sai sót.
- Dễ dàng hợp tác, đặc biệt với CRM và Tasks: Odoo giúp tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm và khách hàng. Chúng tôi có thể chia sẻ thông tin và tài liệu thông qua mô-đun CRM hoặc ứng dụng Tasks với tất cả các nhóm trên toàn cầu. Điều này cải thiện hiệu suất làm việc nhóm và chất lượng dịch vụ khách hàng.
Bạn muốn biết cách triển khai Odoo cho doanh nghiệp của mình?
Chúng tôi cung cấp các giải pháp triển khai phù hợp cho doanh nghiệp ở mọi quy mô.
Các phương pháp tốt nhất và bài học kinh nghiệm
Chúng tôi đã rút ra nhiều bài học quan trọng và phương pháp tốt nhất từ việc sử dụng Odoo. Dưới đây là một số bài học:
- Sử dụng Odoo tiêu chuẩn càng nhiều càng tốt Odoo là một nền tảng linh hoạt, cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc tùy chỉnh quá mức có thể làm mất đi lợi ích của tiêu chuẩn hóa và khả năng tương thích. Do đó, chỉ nên tùy chỉnh khi thực sự cần thiết và tránh chỉnh sửa mã nguồn gốc của Odoo. Ngoài ra, hãy tuân thủ các hướng dẫn và phương pháp phát triển Odoo để đảm bảo chất lượng và khả năng bảo trì của các tùy chỉnh.
- Phát triển tùy chỉnh có lợi khi giúp tự động hóa và kiểm soát quy trình đã hoàn thiện Phát triển tùy chỉnh rất hữu ích khi doanh nghiệp có một quy trình đã ổn định, không cần thay đổi thêm, và chỉ muốn tự động hóa hoặc kiểm soát nó thông qua Odoo. Ví dụ, chúng tôi đã tùy chỉnh các ứng dụng như Dự án, Bảng chấm công và Hóa đơn để phù hợp với quy trình và luồng công việc của mình. Điều này giúp tối ưu hóa việc cung cấp dịch vụ và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
- Tích hợp Business Intelligence mang lại nhiều giá trị Việc tích hợp Business Intelligence (BI) vào hệ thống Odoo giúp cung cấp công cụ báo cáo và phân tích dữ liệu mạnh mẽ. Ví dụ, chúng tôi đã tích hợp Odoo với một công cụ BI cho phép tạo báo cáo và bảng điều khiển hiển thị các chỉ số KPI quan trọng. Nhờ đó, chúng tôi có thể theo dõi hiệu suất hoạt động và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Kế hoạch tương lai
Chúng tôi dự định tiếp tục sử dụng Odoo và mở rộng ứng dụng của nó trong các lĩnh vực sau:
- Nâng cấp hệ thống bán hàng và kế toán lên phiên bản mới nhất Chúng tôi muốn cập nhật những tính năng và cải tiến mới nhất của Odoo. Do đó, chúng tôi có kế hoạch nâng cấp các module bán hàng và kế toán lên phiên bản mới nhất để có nhiều tính năng hơn và linh hoạt hơn.
- Cải thiện việc sử dụng các công cụ tiếp thị Chúng tôi muốn nâng cao chiến lược tiếp thị và tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng hơn. Kế hoạch của chúng tôi là cải thiện cách sử dụng các công cụ tiếp thị như Email Marketing, Tự động hóa Email, Mạng xã hội và Sự kiện. Chúng tôi mong muốn tạo ra các chiến dịch hấp dẫn, mang tính cá nhân hóa và đo lường hiệu quả của chúng.
- Tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) Chúng tôi muốn tận dụng sức mạnh của trí tuệ nhân tạo (AI) để nâng cao hiệu suất kinh doanh và cải thiện quá trình ra quyết định. Kế hoạch của chúng tôi là tích hợp hệ thống Odoo với các công cụ AI như Dự báo, Quản lý tài liệu và Tạo khách hàng tiềm năng. Chúng tôi muốn sử dụng AI để tự động hóa một số nhiệm vụ cho đội ngũ triển khai và cung cấp các đề xuất theo thời gian thực cho nhóm bán hàng và triển khai.
Kết luận
Odoo ERP là một giải pháp toàn diện và tích hợp cho các quy trình và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nó có thể giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất, năng suất, báo cáo, sự hợp tác và giao tiếp giữa các phòng ban. Hơn nữa, Odoo ERP giúp doanh nghiệp phát triển và đạt được các mục tiêu kinh doanh.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về Odoo ERP hoặc cách chúng tôi có thể giúp doanh nghiệp của bạn triển khai hệ thống này vui lòng liên hệ với iđội ngũ của chúng tôi tại khu vực của bạn.
By Namita, G & Gaspard, D
