Artajasa Pembayaran Elektronis migró de Odoo 15 a Odoo 17 Enterprise en solo dos meses (mayo–junio de 2024), unificando sistemas de contabilidad y finanzas previamente desconectados en una sola base de datos. El proveedor de infraestructura de pagos, con entre 100 y 200 empleados, eliminó el trabajo manual y la duplicación de datos entre departamentos. Portcities realizó la migración completamente en línea con una personalización mínima, lo que permitió reportes financieros más rápidos y precisos dentro de los 5–6 meses posteriores al arranque en productivo.
- Company Name: Artajasa Pembayaran Elektronis
- Industry: Electronic Transaction & Payment Infrastructure
- Location: Grha Artajasa, Jl. Letnan Sutopo B.1/3, Sektor Komersil III B, BSD City, South Tangerang, Indonesia
- Company Size: 100–200 employees
- Current Scale: Operates ATM Bersama, Indonesia’s largest interbank switching network, supporting nationwide ATM, mobile banking, internet banking, QRIS, and GPN debit transactions.
- Time of Implementation: May – June 2024
- Systems Implemented: Odoo 17 Enterprise (Accounting, Employee, EFIS custom module)
Como pionera en la industria de transacciones electrónicas de Indonesia, Artajasa Pembayaran Elektronis ha estado durante mucho tiempo a la vanguardia de los pagos digitales. La empresa opera ATM Bersama, la red de switching interbancaria más grande del país, que habilita millones de transacciones a través de cajeros automáticos, banca móvil, banca por internet, QRIS y sistemas de débito GPN.
A pesar de operar la red de switching de pagos más grande de Indonesia, los sistemas internos de finanzas de Artajasa funcionaban en múltiples plataformas desconectadas. Para fortalecer las operaciones financieras, la empresa se asoció con Portcities para migrar de Odoo 15 a Odoo 17 Enterprise, consolidando contabilidad y finanzas en un solo sistema.
De sistemas fragmentados a finanzas unificadas
Antes de la migración, los departamentos de contabilidad y finanzas de Artajasa operaban en varios sistemas desconectados. Los procesos manuales movían datos entre plataformas que no podían integrarse directamente, lo que generaba dos problemas críticos: duplicación de datos entre departamentos y falta de visibilidad en tiempo real del desempeño financiero. Cada ciclo de conciliación requería verificación manual entre sistemas.
La migración a Odoo 17 Enterprise tenía como objetivo consolidar todos los datos de contabilidad y finanzas en una sola base de datos.
El objetivo de la migración: finanzas centralizadas y eficientes
La migración se centró en tres objetivos:
- Consolidar todos los datos de contabilidad y finanzas dentro de un solo sistema.
- Mantener los SOP internos mientras se aprovechan las funciones de automatización mejoradas de Odoo 17.
- Mejorar la precisión y oportunidad del seguimiento de ingresos y gastos mediante contabilidad analítica.
Una transición fluida a Odoo 17 Enterprise
Portcities y Artajasa iniciaron el proyecto de migración en mayo de 2024. Todo el proceso —desde la migración y pruebas de datos hasta el despliegue y la hiper-atención— se llevó a cabo completamente en línea.
Para junio de 2024, el sistema actualizado entró en productivo con éxito y con adopción total por parte de los departamentos. Contabilidad y Finanzas, colaborando estrechamente con los consultores de Portcities
Para garantizar que el sistema actualizado se ajustara sin fricciones a la estructura operativa de Artajasa, Portcities implementó varias mejoras específicas:
- Vista mejorada del libro mayor, que combina filtros de factura, factura de proveedor y fecha contable para una generación de reportes más rápida.
- Campos adicionales de referencia de cliente y referencia de factura de proveedor para mejorar la trazabilidad.
- Introducción de un sistema de aprobación matricial para gestionar aprobaciones de facturas y pagos en múltiples niveles.
- Formatos de factura personalizados para cumplir con los estándares de documentación interna de Artajasa.
La migración se alojó en la infraestructura de nube privada de Artajasa, gestionada por su equipo interno de DevOps, con acceso seguro a través de CISCO VPN. El proyecto enfrentó obstáculos mínimos. El sólido entendimiento del equipo de finanzas sobre las capacidades contables de Odoo permitió una migración de datos fluida. Cuando surgieron solicitudes de personalización adicionales, ambos equipos las pospusieron para fases futuras a fin de mantener el calendario de arranque en productivo.
Eficiencia que se traduce en resultados
Dentro de los cinco a seis meses posteriores al arranque en productivo, Artajasa observó mejoras medibles en todas las operaciones financieras.
Los principales resultados incluyeron:
- Ciclos de reporte más rápidos con mayor precisión de datos.
- Visibilidad financiera centralizada en contabilidad y presupuestos.
- Flujos de trabajo optimizados que redujeron la conciliación manual y los registros duplicados.
Impulsados por estos resultados, Artajasa y Portcities continúan ahora su colaboración a través de la Fase 3 y la Fase 4, enfocándose en herramientas de presupuestación mejoradas y funciones contables más avanzadas. Portcities proporciona soporte continuo SLA 1 para mantener la estabilidad y el rendimiento a largo plazo.
Una alianza basada en la confianza
La migración de dos meses eliminó procesos manuales en los departamentos de contabilidad y finanzas de Artajasa. Al consolidar sistemas desconectados en Odoo 17 Enterprise, la empresa estableció una base de datos financiera unificada que da soporte a 100–200 empleados.
Al migrar a Odoo 17 Enterprise, Artajasa ahora opera sobre una base ERP moderna que respalda su misión como actor líder en la industria de infraestructura de pagos de Indonesia. ¿Planea una migración de Odoo? Podemos ayudarle a actualizar de versiones anteriores de Odoo a la última edición Enterprise con una interrupción mínima.
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