Artajasa Pembayaran Elektronis đã nâng cấp từ Odoo 15 lên Odoo 17 Enterprise chỉ trong hai tháng (tháng 5–6/2024), hợp nhất các hệ thống kế toán và tài chính vốn rời rạc trước đây vào một cơ sở dữ liệu duy nhất. Nhà cung cấp hạ tầng thanh toán với 100–200 nhân sự này đã loại bỏ được công việc thủ công và trùng lặp dữ liệu giữa các phòng ban. Portcities triển khai toàn bộ dự án nâng cấp hoàn toàn trực tuyến với mức độ tùy chỉnh tối thiểu, giúp đẩy nhanh và nâng cao độ chính xác của báo cáo tài chính trong vòng 5–6 tháng sau khi go-live.
- Company Name: Artajasa Pembayaran Elektronis
- Ngành: Giao dịch điện tử & Hạ tầng thanh toán
- Địa điểm: Grha Artajasa, Jl. Letnan Sutopo B.1/3, Sektor Komersil III B, BSD City, Nam Tangerang, Indonesia
- Quy mô công ty: 100–200 nhân viên
- Quy mô hiện tại: Vận hành ATM Bersama, mạng lưới chuyển mạch liên ngân hàng lớn nhất Indonesia, hỗ trợ giao dịch ATM, ngân hàng di động, ngân hàng trực tuyến, QRIS và thẻ ghi nợ GPN trên toàn quốc.
- Thời gian triển khai: Tháng 5 – Tháng 6/2024
- Hệ thống triển khai: Odoo 17 Enterprise (Kế toán, Nhân sự, module tùy chỉnh EFIS)
Là đơn vị tiên phong trong ngành giao dịch điện tử tại Indonesia, Artajasa Pembayaran Elektronis từ lâu đã dẫn đầu trong lĩnh vực thanh toán số. Công ty vận hành ATM Bersama, mạng lưới chuyển mạch liên ngân hàng lớn nhất cả nước, cho phép hàng triệu giao dịch qua hệ thống ATM, ngân hàng di động, ngân hàng trực tuyến, QRIS và thẻ ghi nợ GPN.
Mặc dù vận hành mạng lưới chuyển mạch thanh toán lớn nhất Indonesia, các hệ thống tài chính nội bộ của Artajasa lại hoạt động trên nhiều nền tảng rời rạc. Để củng cố hoạt động tài chính, công ty đã hợp tác với Portcities để nâng cấp từ Odoo 15 lên Odoo 17 Enterprise — hợp nhất kế toán và tài chính vào một hệ thống duy nhất.
Từ hệ thống phân mảnh đến tài chính hợp nhất
Trước khi nâng cấp, các phòng kế toán và tài chính của Artajasa vận hành trên nhiều hệ thống rời rạc. Các quy trình thủ công được dùng để chuyển dữ liệu giữa các nền tảng không thể tích hợp trực tiếp, dẫn đến hai vấn đề nghiêm trọng: Trùng lặp dữ liệu giữa các phòng ban và không có khả năng theo dõi hiệu quả tài chính theo thời gian thực. Mỗi chu kỳ đối soát đều cần kiểm tra thủ công giữa các hệ thống.
Việc nâng cấp lên Odoo 17 Enterprise nhằm mục tiêu hợp nhất toàn bộ dữ liệu kế toán và tài chính vào một cơ sở dữ liệu duy nhất.
Mục tiêu nâng cấp: Tài chính tập trung và hiệu quả
Dự án nâng cấp tập trung vào ba mục tiêu:
- Hợp nhất toàn bộ dữ liệu kế toán và tài chính trong một hệ thống duy nhất.
- Duy trì các SOP nội bộ đồng thời tận dụng các tính năng tự động hóa nâng cao của Odoo 17.
- Nâng cao độ chính xác và tính kịp thời trong việc theo dõi doanh thu và chi phí thông qua kế toán phân tích.
Quá trình chuyển đổi mượt mà sang Odoo 17 Enterprise
Portcities và Artajasa bắt đầu dự án nâng cấp vào tháng 5/2024. Toàn bộ quy trình — từ chuyển đổi dữ liệu, kiểm thử đến triển khai và hypercare — đều được thực hiện hoàn toàn trực tuyến.
Đến tháng 6/2024, hệ thống nâng cấp đã go-live thành công với mức độ chấp nhận đầy đủ từ các phòng ban. Bộ phận Kế toán và Tài chính phối hợp chặt chẽ với các tư vấn Portcities
Để đảm bảo hệ thống nâng cấp phù hợp trơn tru với cơ cấu vận hành của Artajasa, Portcities đã triển khai một số cải tiến trọng điểm:
- Nâng cấp giao diện Sổ Cái, kết hợp bộ lọc ngày hóa đơn, ngày chứng từ và ngày hạch toán để tăng tốc độ lập báo cáo.
- Bổ sung các trường Tham chiếu Khách hàng và Tham chiếu Hóa đơn để nâng cao khả năng truy vết.
- Giới thiệu Hệ thống Phê duyệt Ma trận để xử lý phê duyệt hóa đơn và thanh toán nhiều cấp.
- Tùy chỉnh mẫu hóa đơn để tuân thủ các tiêu chuẩn chứng từ nội bộ của Artajasa.
Dự án nâng cấp được triển khai trên hạ tầng cloud riêng của Artajasa, do đội DevOps nội bộ quản lý, với truy cập an toàn thông qua CISCO VPN. Dự án gần như không gặp trở ngại đáng kể. Việc đội ngũ tài chính nắm vững các tính năng kế toán của Odoo đã giúp quá trình chuyển đổi dữ liệu diễn ra suôn sẻ. Khi phát sinh các yêu cầu tùy chỉnh bổ sung, hai bên thống nhất đưa vào các giai đoạn sau để đảm bảo tiến độ go-live.
Hiệu quả được chuyển hóa thành kết quả thực tế
Trong vòng năm đến sáu tháng sau go-live, Artajasa ghi nhận những cải thiện rõ rệt trong hoạt động tài chính.
Các kết quả chính bao gồm:
- Chu kỳ lập báo cáo nhanh hơn với độ chính xác dữ liệu được cải thiện.
- Tầm nhìn tài chính tập trung trên toàn bộ kế toán và lập ngân sách.
- Quy trình làm việc được tinh gọn, giảm đối soát thủ công và nhập liệu trùng lặp.
Được khích lệ bởi những kết quả này, Artajasa và Portcities hiện đang tiếp tục hợp tác qua Giai đoạn 3 và Giai đoạn 4, tập trung vào các công cụ lập ngân sách nâng cao và các tính năng kế toán chuyên sâu hơn. Portcities cung cấp dịch vụ hỗ trợ SLA 1 liên tục để đảm bảo tính ổn định và hiệu năng dài hạn.
Mối quan hệ đối tác được xây dựng trên nền tảng tin cậy
Dự án nâng cấp kéo dài hai tháng đã loại bỏ các quy trình thủ công trong phòng Kế toán và Tài chính của Artajasa. Bằng cách hợp nhất các hệ thống rời rạc vào Odoo 17 Enterprise, công ty đã xây dựng được một cơ sở dữ liệu tài chính thống nhất phục vụ cho 100–200 nhân viên.
Với việc chuyển sang Odoo 17 Enterprise, Artajasa hiện vận hành trên một nền tảng ERP hiện đại, hỗ trợ sứ mệnh của công ty với vai trò là một trong những đơn vị dẫn đầu ngành hạ tầng thanh toán tại Indonesia. Đang lên kế hoạch nâng cấp Odoo? Chúng tôi có thể giúp bạn chuyển đổi từ các phiên bản Odoo cũ lên bản Enterprise mới nhất với gián đoạn tối thiểu.
Liên hệ với chúng tôi để trao đổi về dự án nâng cấp Odoo của bạn.
