Artajasa Pembayaran Elektronis est passée d’Odoo 15 à Odoo 17 Enterprise en seulement deux mois (mai–juin 2024), unifiant des systèmes comptables et financiers auparavant déconnectés dans une base de données unique. Ce prestataire d’infrastructures de paiement de 100 à 200 employés a éliminé le travail manuel et la duplication des données entre les départements. Portcities a réalisé la migration entièrement en ligne avec un minimum de personnalisations, permettant d’obtenir des rapports financiers plus rapides et plus précis dans les 5 à 6 mois suivant le go-live.
- Company Name: Artajasa Pembayaran Elektronis
- Industry: Electronic Transaction & Payment Infrastructure
- Location: Grha Artajasa, Jl. Letnan Sutopo B.1/3, Sektor Komersil III B, BSD City, South Tangerang, Indonesia
- Company Size: 100–200 employees
- Current Scale: Operates ATM Bersama, Indonesia’s largest interbank switching network, supporting nationwide ATM, mobile banking, internet banking, QRIS, and GPN debit transactions.
- Time of Implementation: May – June 2024
- Systems Implemented: Odoo 17 Enterprise (Accounting, Employee, EFIS custom module)
Pionnière dans l’industrie indonésienne des transactions électroniques, Artajasa Pembayaran Elektronis est depuis longtemps à l’avant-garde des paiements numériques. L’entreprise exploite ATM Bersama, le plus grand réseau de switching interbancaire du pays, permettant des millions de transactions via les DAB, le mobile banking, l’internet banking, les systèmes QRIS et les cartes de débit GPN.
Bien qu’elle exploite le plus grand réseau de switching de paiements en Indonésie, les systèmes financiers internes d’Artajasa fonctionnaient sur plusieurs plateformes déconnectées. Pour renforcer ses opérations financières, l’entreprise s’est associée à Portcities pour migrer d’Odoo 15 vers Odoo 17 Enterprise, consolidant la comptabilité et la finance dans un système unique.
D’un paysage fragmenté à une fonction finance unifiée
Avant la migration, les départements comptabilité et finance d’Artajasa travaillaient sur plusieurs systèmes déconnectés. Des processus manuels transféraient les données entre des plateformes qui ne pouvaient pas s’intégrer directement, entraînant deux problèmes critiques : la duplication des données entre les départements et l’absence de visibilité en temps réel sur la performance financière. Chaque cycle de rapprochement nécessitait une vérification manuelle entre les systèmes.
La migration vers Odoo 17 Enterprise visait à consolider toutes les données comptables et financières dans une base de données unique.
Objectif de la migration : une fonction finance centralisée et efficace
La migration s’est concentrée sur trois objectifs :
- Consolider toutes les données comptables et financières dans un système unique.
- Préserver les SOP internes tout en tirant parti des fonctionnalités d’automatisation améliorées d’Odoo 17.
- Améliorer la précision et la rapidité du suivi des revenus et des dépenses grâce à la comptabilité analytique.
Une transition fluide vers Odoo 17 Enterprise
Portcities et Artajasa ont lancé le projet de migration en mai 2024. L’ensemble du processus — de la migration et des tests de données jusqu’au déploiement et à l’hypercare — a été réalisé entièrement en ligne.
En juin 2024, le système mis à niveau a été mis en production avec succès, avec une adoption complète par les départements. La comptabilité et la finance ont collaboré étroitement avec les consultants Portcities
Pour garantir que le système mis à niveau s’intègre parfaitement à la structure opérationnelle d’Artajasa, Portcities a mis en œuvre plusieurs améliorations ciblées :
- Vue du grand livre améliorée, combinant les filtres par facture, note de frais et date comptable pour accélérer le reporting.
- Ajout des champs Référence client et Référence de la note de frais pour améliorer la traçabilité.
- Introduction d’un système d’approbation matriciel pour gérer les validations de notes de frais et de paiements à plusieurs niveaux.
- Personnalisation des formats de facture afin de respecter les standards de documentation internes d’Artajasa.
La migration a été hébergée sur l’infrastructure cloud privée d’Artajasa, gérée par son équipe DevOps interne, avec un accès sécurisé via VPN CISCO. Le projet a rencontré très peu d’obstacles. La solide compréhension par l’équipe finance des fonctionnalités comptables d’Odoo a permis une migration de données fluide. Lorsque des demandes de personnalisation supplémentaires sont apparues, les deux équipes les ont reportées à des phases ultérieures afin de respecter le calendrier de go-live.
Une efficacité qui se traduit par des résultats
Dans les cinq à six mois suivant le go-live, Artajasa a constaté des améliorations mesurables dans l’ensemble de ses opérations financières.
Les principaux résultats incluent :
- Des cycles de reporting plus rapides avec une meilleure précision des données.
- Une visibilité financière centralisée couvrant la comptabilité et la budgétisation.
- Des workflows rationalisés qui ont réduit les rapprochements manuels et les doubles saisies.
Encouragées par ces résultats, Artajasa et Portcities poursuivent désormais leur partenariat à travers les phases 3 et 4, en se concentrant sur des outils de budgétisation renforcés et des fonctionnalités comptables plus avancées. Portcities fournit un support continu SLA 1 pour garantir la stabilité et la performance à long terme.
Un partenariat fondé sur la confiance
La migration de deux mois a éliminé les processus manuels au sein des départements comptabilité et finance d’Artajasa. En consolidant des systèmes déconnectés dans Odoo 17 Enterprise, l’entreprise a mis en place une base de données financière unifiée pour 100 à 200 employés.
En passant à Odoo 17 Enterprise, Artajasa s’appuie désormais sur un socle ERP moderne qui soutient sa mission d’acteur de premier plan dans l’infrastructure de paiement en Indonésie. Vous prévoyez une migration Odoo ? Nous pouvons vous aider à passer d’anciennes versions d’Odoo à la dernière édition Enterprise avec un minimum de perturbations.
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