Artajasa Pembayaran Elektronis bermigrasi dari Odoo 15 ke Odoo 17 Enterprise hanya dalam dua bulan (Mei–Juni 2024), menyatukan sistem akuntansi dan keuangan yang sebelumnya terpisah ke dalam satu basis data. Penyedia infrastruktur pembayaran dengan 100–200 karyawan ini menghilangkan pekerjaan manual dan duplikasi data antar departemen. Portcities melaksanakan migrasi sepenuhnya secara daring dengan kustomisasi minimal, sehingga memungkinkan pelaporan keuangan yang lebih cepat dan akurat dalam 5–6 bulan setelah go-live.
- Company Name: Artajasa Pembayaran Elektronis
- Industri: Transaksi Elektronik & Infrastruktur Pembayaran
- Lokasi: Grha Artajasa, Jl. Letnan Sutopo B.1/3, Sektor Komersil III B, BSD City, Tangerang Selatan, Indonesia
- Ukuran Perusahaan: 100–200 karyawan
- Skala Saat Ini: Mengoperasikan ATM Bersama, jaringan switching antarbank terbesar di Indonesia, yang mendukung transaksi ATM, mobile banking, internet banking, QRIS, dan debit GPN secara nasional.
- Waktu Implementasi: Mei – Juni 2024
- Sistem yang Diimplementasikan: Odoo 17 Enterprise (Akuntansi, Karyawan, modul kustom EFIS)
Sebagai pelopor di industri transaksi elektronik Indonesia, Artajasa Pembayaran Elektronis telah lama berada di garis depan pembayaran digital. Perusahaan ini mengoperasikan ATM Bersama, jaringan switching antarbank terbesar di Indonesia, yang memungkinkan jutaan transaksi melalui ATM, mobile banking, internet banking, QRIS, dan sistem debit GPN.
Meskipun mengoperasikan jaringan switching pembayaran terbesar di Indonesia, sistem keuangan internal Artajasa berjalan pada beberapa platform yang tidak saling terhubung. Untuk memperkuat operasi keuangan, perusahaan bekerja sama dengan Portcities untuk bermigrasi dari Odoo 15 ke Odoo 17 Enterprise—mengonsolidasikan akuntansi dan keuangan ke dalam satu sistem.
Dari Sistem yang Terfragmentasi ke Keuangan yang Terpadu
Sebelum migrasi, departemen akuntansi dan keuangan Artajasa beroperasi pada beberapa sistem yang tidak saling terhubung. Proses manual memindahkan data antar platform yang tidak dapat terintegrasi secara langsung sehingga menimbulkan dua masalah krusial: Duplikasi data antar departemen dan tidak adanya visibilitas kinerja keuangan secara waktu nyata. Setiap siklus rekonsiliasi memerlukan verifikasi manual di seluruh sistem.
Migrasi ke Odoo 17 Enterprise bertujuan untuk mengonsolidasikan seluruh data akuntansi dan keuangan ke dalam satu basis data.
Tujuan Migrasi: Keuangan yang Tersentralisasi dan Efisien
Migrasi ini berfokus pada tiga tujuan:
- Mengonsolidasikan seluruh data akuntansi dan keuangan dalam satu sistem.
- Mempertahankan SOP internal sambil memanfaatkan fitur otomatisasi yang ditingkatkan di Odoo 17.
- Meningkatkan akurasi dan ketepatan waktu pemantauan pendapatan dan beban melalui akuntansi analitik.
Transisi Mulus ke Odoo 17 Enterprise
Portcities dan Artajasa memulai proyek migrasi pada Mei 2024. Seluruh proses — mulai dari migrasi data dan pengujian hingga penerapan dan hypercare — dilakukan sepenuhnya secara daring.
Pada Juni 2024, sistem yang telah ditingkatkan berhasil go-live dengan adopsi penuh oleh seluruh departemen. Departemen Akuntansi dan Keuangan, bekerja sama secara erat dengan konsultan Portcities
Untuk memastikan sistem yang telah ditingkatkan selaras secara mulus dengan struktur operasional Artajasa, Portcities menerapkan beberapa peningkatan terarah:
- Tampilan Buku Besar Umum yang ditingkatkan, menggabungkan filter tanggal faktur, tagihan, dan akuntansi untuk pelaporan yang lebih cepat.
- Penambahan kolom Referensi Pelanggan dan Referensi Tagihan untuk meningkatkan keterlacakan.
- Pengenalan Sistem Persetujuan Matriks untuk menangani persetujuan tagihan dan pembayaran multi-level.
- Penyesuaian format faktur agar sesuai dengan standar dokumentasi internal Artajasa.
Migrasi dihosting pada infrastruktur komputasi awan privat milik Artajasa, yang dikelola oleh tim DevOps internal, dengan akses aman melalui CISCO VPN. Proyek ini menghadapi hambatan yang minimal. Pemahaman yang kuat dari tim keuangan terhadap kapabilitas akuntansi Odoo memungkinkan migrasi data berjalan lancar. Ketika muncul permintaan kustomisasi tambahan, kedua tim menundanya ke fase berikutnya untuk menjaga jadwal go-live.
Efisiensi yang Berbuah Hasil
Dalam lima hingga enam bulan setelah go-live, Artajasa melihat peningkatan yang terukur di seluruh operasi keuangan.
Hasil utama meliputi:
- Siklus pelaporan yang lebih cepat dengan akurasi data yang meningkat.
- Visibilitas keuangan yang tersentralisasi di seluruh akuntansi dan penganggaran.
- Alur kerja yang lebih ramping sehingga mengurangi rekonsiliasi manual dan entri ganda.
Didorong oleh hasil ini, Artajasa dan Portcities kini melanjutkan kemitraan mereka ke Fase 3 dan Fase 4, dengan fokus pada alat penganggaran yang lebih canggih dan fitur akuntansi yang lebih maju. Portcities menyediakan dukungan SLA 1 berkelanjutan untuk menjaga stabilitas dan kinerja jangka panjang.
Kemitraan yang Dibangun atas Dasar Kepercayaan
Migrasi selama dua bulan tersebut menghilangkan proses manual di seluruh departemen akuntansi dan keuangan Artajasa. Dengan mengonsolidasikan sistem yang terpisah ke dalam Odoo 17 Enterprise, perusahaan membangun basis data keuangan terpadu yang mendukung 100–200 karyawan.
Dengan beralih ke Odoo 17 Enterprise, Artajasa kini beroperasi di atas fondasi ERP modern yang mendukung misinya sebagai pemain terkemuka di industri infrastruktur pembayaran Indonesia. Merencanakan migrasi Odoo? Kami dapat membantu Anda meningkatkan versi dari Odoo lama ke edisi Enterprise terbaru dengan gangguan minimal.
Hubungi Kami untuk mendiskusikan proyek migrasi Odoo Anda.
