Mari kita eksplorasi bagaimana Okeara, sebuah startup air mineral infus hidrogen premium, mengatasi tantangan tidak memiliki proses yang telah ditetapkan dengan menerapkan Odoo ERP sebelum operasi dimulai. Melalui implementasi bertahap selama 5 bulan, mereka menetapkan alur kerja bisnis yang terstruktur, mengintegrasikan sistem pembayaran dan logistik, serta menciptakan dasar yang dapat diskalakan untuk pertumbuhan di masa depan—semuanya sebelum memproduksi botol pertama mereka.
- Nama Perusahaan : PT Elementis Smart Technology (Okeara)
- Industri : Produksi Air Mineral Infus Hidrogen Premium
- Lokasi : Ubud, Bali
- Ukuran Perusahaan : <50 Karyawan
- Skala Saat Ini : Perusahaan yang baru didirikan
-
Waktu Pelaksanaan
: September 2024 - Januari 2025
Sistem yang Diterapkan: Penjualan, Pembelian, Persediaan, Akuntansi, Manufaktur, E-commerce.
Bagi perusahaan yang telah beroperasi selama bertahun-tahun, transformasi digital sering kali tentang mengoptimalkan atau menggantikan sistem yang usang. Tetapi bagi Okeara, tantangannya berbeda—belum ada proses bisnis yang mapan.
Tanpa sejarah operasi sebelumnya, Okeara perlu menyusun setiap aspek bisnisnya, dari pengadaan dan produksi hingga penjualan dan keuangan, untuk meletakkan dasar pertumbuhan yang berkelanjutan.
Okeara berinvestasi dalam Odoo ERP untuk mendukung pertumbuhannya, tetapi penundaan regulasi eksternal menghalangi mereka untuk meluncurkan operasi sesuai rencana. Jarak antara kesiapan sistem dan kesiapan operasional menciptakan ketidakpastian, yang membutuhkan pendekatan strategis untuk implementasi ERP.
Tanpa alur kerja yang mapan, Okeara memerlukan lebih dari sekadar sistem ERP. Mereka membutuhkan pendekatan terstruktur untuk mendefinisikan dan melaksanakan proses bisnis mereka sambil memastikan efisiensi sistem sejak awal.
Dari Slate Kosong ke Rencana Bisnis: Tantangan Implementasi Unik Okeara
Berbeda dengan perusahaan yang bermigrasi dari sistem warisan, tantangan Okeara bukanlah meningkatkan proses yang sudah usang, tetapi justru membangun alur kerja bisnis yang efektif dari awal.
Beberapa hambatan utama yang mereka hadapi termasuk:
- Kurangnya Proses yang Sudah Ditetapkan – Sebagai bisnis yang baru didirikan, Okeara tidak memiliki alur kerja yang ada untuk disalin. Setiap aspek operasional mereka, dari pengadaan hingga penjualan, perlu didefinisikan dan disusun dari awal.
- Penundaan Regulasi dan Lisensi – Meskipun sistem Odoo Okeara sudah siap untuk diimplementasikan, peluncuran operasional mereka tertunda karena faktor eksternal non-teknis, seperti pengamanan izin usaha dan persetujuan kepatuhan. Ini menciptakan kesenjangan antara kesiapan sistem dan penggunaan yang sebenarnya.
- Ketidakpastian dalam Eksekusi Produksi – Sebagai produsen yang baru didirikan, Okeara masih dalam fase percobaan dari proses produksinya, yang berarti persyaratan teknis belum final. Ini membuatnya sulit untuk mendefinisikan konfigurasi ERP yang jelas untuk mendukung operasi mereka yang sedang berkembang.
Okeara memerlukan pendekatan implementasi ERP yang terstruktur untuk mengatasi ketidakpastian ini yang dapat beradaptasi dengan kebutuhan bisnis yang berkembang sambil memastikan keselarasan operasional.
Implementasi ERP Strategis: Bagaimana Okeara Meluncurkan dalam Dua Fase
Menyadari tantangan unik Okeara, Portcities merancang strategi implementasi ERP adaptif dua fase untuk selaras dengan persyaratan operasional mereka yang sedang berkembang dan memastikan transisi yang mulus ke sistem baru.
Fase 1: Membangun Fungsi Bisnis Inti (Sept–Nov 2024)
Fase pertama berfokus pada pengaturan operasi bisnis yang penting untuk memungkinkan transaksi dan aktivitas operasional awal. Modul kunci yang diterapkan:
- Penjualan & E-Commerce – Membangun platform e-commerce terintegrasi untuk membangun saluran penjualan digital yang mulus.
- Manajemen Inventaris – Membuat sistem pelacakan inventaris yang terstruktur untuk bahan baku dan produk jadi.
- Manajemen Pembelian – Mengembangkan proses pengadaan untuk memastikan pengadaan material yang efisien dan dapat diandalkan.
Fase 2: Memperluas Ke Operasi Keuangan dan Manufaktur (Nov 2024–Jan 2025)
Setelah sistem dasar sudah ada, fase kedua memperkenalkan:
- Akuntansi & Manajemen Keuangan – Membangun kemampuan pelacakan dan pelaporan keuangan yang komprehensif untuk memberikan visibilitas waktu nyata.
- Integrasi Proses Manufaktur – Membuat alur produksi dengan persediaan dan pengadaan untuk memastikan pelaksanaan manufaktur yang lancar dan efisien.
Pendekatan terstruktur ini memungkinkan Okeara untuk secara bertahap mengadopsi Odoo tanpa tekanan untuk memiliki proses yang sepenuhnya terdefinisi sejak hari pertama.
Menghubungkan Titik: Integrasi Pembayaran & Logistik dengan Odoo
Untuk menciptakan ekosistem bisnis yang lengkap, Okeara memerlukan integrasi dengan sistem eksternal untuk lebih meningkatkan efisiensi dan otomatisasi dalam mendukung transaksi dan logistik. Portcities melaksanakan:
- Integrasi Gerbang Pembayaran (Xendit) – Mengaktifkan pemrosesan pembayaran online yang aman dan otomatis untuk memperlancar transaksi e-commerce.
- Integrasi API Logistik (RajaOngkir) – Mengintegrasikan tarif pengiriman waktu nyata dan pemenuhan pesanan otomatis untuk meningkatkan efisiensi pengiriman dan pengalaman pelanggan
Integrasi ini menciptakan ekosistem yang sepenuhnya otomatis dan terhubung yang mengurangi beban kerja manual dan meningkatkan keandalan layanan.
Menyesuaikan dengan Kebutuhan yang Berkembang: Menghadapi Ketidakpastian dengan Odoo
Sementara implementasi ERP itu sendiri terstruktur, status operasional yang berkembang dari Okeara menciptakan tantangan yang berkelanjutan, terutama dalam mendefinisikan alur kerja manufaktur. Karena produksi masih dalam fase percobaan, sulit untuk menentukan persyaratan proses yang tepat di tahap awal.
Bagaimana Portcities Menghadapi Tantangan Ini:
- Memanfaatkan Proses Fleksibel Odoo – Alih-alih menunggu alur kerja manufaktur yang final, Okeara mengadopsi prosedur manufaktur standar Odoo, yang dapat disempurnakan kemudian berdasarkan pembelajaran operasional dan perkembangan kebutuhan.
- Mengimplementasikan Konfigurasi ERP yang Adaptif – Portcities merancang sistem Odoo dengan konfigurasi fleksibel untuk dengan mudah mengakomodasi penyesuaian di masa depan seiring matangnya bisnis Okeara.
- Selaras dengan Praktik Terbaik Odoo – Dengan membimbing Okeara untuk menyelaraskan alur kerja mereka dengan praktik terbaik Odoo yang terbukti di industri, Portcities membantu perusahaan menghindari ketidakefisienan yang umum dan mengurangi kompleksitas proses.
Pendekatan pragmatis ini memungkinkan Okeara untuk melanjutkan adopsi ERP-nya tanpa terhambat oleh ketidakpastian operasional.
Membangun untuk Masa Depan: Fondasi Pertumbuhan Okeara
Meskipun berada di tahap awal operasional, implementasi Odoo Okeara telah memberikan manfaat signifikan:
- Sistem Bisnis yang Terpusat dan Terstruktur – Okeara telah mengkonsolidasikan semua data bisnis mereka dalam satu platform ERP Odoo yang terstruktur, menggantikan spreadsheet yang tersebar dan pelacakan manual.
- Kerangka Operasional yang Siap Masa Depan – Implementasi Odoo Okeara dirancang untuk beradaptasi dengan kebutuhan mereka yang terus berkembang, memastikan skalabilitas dan pertumbuhan jangka panjang.
- Proses Penjualan, Persediaan, dan Keuangan yang Terintegrasi – Koordinasi yang mulus antara pengadaan, persediaan, dan pelaporan keuangan telah menghilangkan hambatan operasional dan meningkatkan akurasi data.
Jalan ke Depan: Meningkatkan Kesuksesan Okeara dengan Odoo
Dengan sistem ERP Odoo yang sepenuhnya terintegrasi, Okeara kini berada dalam posisi untuk meningkatkan produksi dan operasi penjualannya tanpa gangguan. Portcities terus memberikan dukungan berkelanjutan dan peningkatan sistem, memastikan bahwa seiring pertumbuhan bisnis, sistem ERP-nya berkembang seiring dengannya.
Perjalanan Okeara menunjukkan bahwa implementasi ERP yang sukses tidak hanya tentang otomatisasi tetapi tentang membangun fondasi terstruktur untuk mendukung pertumbuhan dan transformasi bisnis jangka panjang.
Mulai Baru atau Memodernisasi Sistem Warisan - Kami Dapat Membantu
Apakah Anda perusahaan baru seperti Okeara yang sedang membangun sistem bisnis pertama Anda, atau bisnis yang sudah mapan yang ingin memodernisasi proses yang ketinggalan zaman, Portcities dapat merancang dan menerapkan pendekatan yang sesuai dengan kebutuhan unik Anda.
Jika bisnis Anda ingin membangun sistem ERP yang dapat diskalakan dan terintegrasi sepenuhnya untuk mendorong pertumbuhan dan efisiensi, Portcities dapat membantu dengan menghubungi kami hari ini untuk mengeksplorasi bagaimana Odoo dapat mendukung perjalanan transformasi Anda.
