Trong nghiên cứu trường hợp này, chúng tôi khám phá cách Kospa Logistics, một nhà cung cấp kho lạnh và logistics ở Myanmar, đã áp dụng Odoo 13 ERP để tối ưu hóa các hoạt động cốt lõi. Mặc dù dự án bị trì hoãn và ưu tiên thay đổi, Kospa đã thành công ra mắt hệ thống với quản lý chuyến đi tùy chỉnh, nâng cao khả năng nhìn thấy trên các lĩnh vực bán hàng, kho và vận tải, đồng thời thiết lập một nền tảng ERP thống nhất cho sự phát triển bền vững.
- Tên công ty : Kospa Logistics Ltd
- Ngành : Kho lạnh và Logistics
- Vị trí : Yangon, Myanmar
- Kích thước công ty : ±100 Nhân viên (tại dự án bắt đầu vào năm 2020)
- Quy mô hiện tại : Dịch vụ kho vận (tủ đông, tủ mát, nhiệt độ thường) và vận tải cho các chuỗi nhà hàng lớn bao gồm KFC và các thương hiệu quốc tế khác
- Thời gian thực hiện : 2020 – Tháng 6 năm 2021 (bắt đầu hoạt động)
-
Hệ thống đã triển khai
: Bán hàng, Mua hàng, Tồn kho, Kế toán, Quản lý chuyến đi tùy chỉnh
Từ Logistics phức tạp đến một nền tảng ERP tích hợp
Công ty TNHH Kospa Logistics, một nhà cung cấp dịch vụ kho lạnh và logistics có trụ sở tại Myanmar, quản lý việc lưu trữ có kiểm soát nhiệt độ và phân phối toàn quốc cho các chuỗi nhà hàng hàng đầu như KFC và các thương hiệu quốc tế khác. Hoạt động trong một lĩnh vực mà thời gian, độ tin cậy và khả năng nhìn thấy là rất quan trọng, Kospa đã phải đối mặt với áp lực ngày càng tăng để hiện đại hóa hệ thống và tối ưu hóa hoạt động.
Mặc dù gặp khó khăn trong suốt thời gian dự án, Kospa đã thành công trong việc triển khai Odoo ERP với sự hỗ trợ của Portcities, cho phép tăng cường hiệu quả, tính minh bạch và kiểm soát các hoạt động logistics và kho bãi.
Những thách thức gặp phải
Các hoạt động của Kospa liên quan đến nhiều phòng ban—bán hàng, mua sắm, kho, hành chính và kế toán—nhưng thiếu một hệ thống số hóa thống nhất. Các quy trình bị phân mảnh, việc quản lý chuyến đi là thủ công, và khả năng nhìn thấy chi phí logistics và hiệu suất rất hạn chế.
Ngoài ra, công ty đã đối mặt với những thách thức lớn về nguồn lực, với tỷ lệ nhân viên ra đi cao trong quá trình thực hiện đã làm gián đoạn quyền sở hữu dự án và khiến tiến độ bị chậm lại.
Mục tiêu của việc triển khai
Kospa đặt ra để đạt được các mục tiêu sau:
- Thay thế các quy trình làm việc tách rời bằng một hệ thống ERP tập trung
- Triển khai một giải pháp quản lý chuyến đi và chi phí được thiết kế riêng cho logistics
- Cải thiện hiệu quả hoạt động trong các lĩnh vực bán hàng, mua sắm và quản lý kho
- Có được cái nhìn thời gian thực về các quy trình kế toán và tài chính
Giải pháp đã được triển khai
Để giải quyết những thách thức vận hành của Kospa, Portcities đã triển khai một hệ thống ERP đầy đủ bằng cách sử dụng Odoo 13. Giải pháp là:
- Kết hợp các mô-đun tiêu chuẩn như Bán hàng, Mua sắm, Tồn kho và Kế toán với các tính năng cụ thể cho ngành được thiết kế cho các nhà cung cấp dịch vụ logistics.
- Một ứng dụng Quản lý Chuyến đi được phát triển để giúp Kospa giám sát và kiểm soát các hoạt động logistics, trong khi đó quản lý đấu thầu và một loạt các điều chỉnh nhỏ đã được thêm vào để đảm bảo hệ thống phù hợp với các quy trình làm việc của họ.
Mặc dù dự án ban đầu bao gồm một tích hợp với Abivin để phối hợp logistics nâng cao, nhưng phạm vi này đã được loại bỏ sau do các ưu tiên thay đổi trong quá trình triển khai.
Bất chấp sự thay đổi, ERP vẫn thành công trong việc tập trung hóa các hoạt động của Kospa trên các bộ phận bán hàng, mua sắm, hành chính, kho bãi và kế toán.
Thời gian thực hiện
Dự án bắt đầu vào năm 2020, với mục tiêu ban đầu là hoàn thành trong năm đó. Tuy nhiên, một số trì hoãn đã xảy ra, chủ yếu do tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao và những khoảng trống trong việc sở hữu dự án.
Ngay cả như vậy, đến tháng 6 năm 2021, Kospa đã quản lý để chính thức ra mắt. Với sự hỗ trợ của Portcities, các đội ngũ nội bộ đã được đào tạo để vận hành hệ thống, đảm bảo việc áp dụng và tiếp tục bất chấp những khó khăn.
Cơ sở hạ tầng và Lưu trữ
Đối với cơ sở hạ tầng, Kospa đã chọn sử dụng môi trường đám mây riêng của mình, cho phép họ sở hữu và kiểm soát trực tiếp thiết lập lưu trữ. Vai trò của Portcities tập trung vào việc cài đặt và triển khai ERP, để lại việc quản lý cơ sở hạ tầng hàng ngày cho đội ngũ IT của Kospa.
Kết quả và Lợi ích
Thông qua sự kiên trì và thích ứng, Kospa đã có thể triển khai Odoo ERP với tất cả các mô-đun quan trọng thành công. Hệ thống mới đã mang lại cho công ty sự nhìn nhận tốt hơn và kiểm soát mạnh mẽ hơn đối với các quy trình trong bán hàng, kho và logistics, cho phép phối hợp suôn sẻ hơn trong các hoạt động cốt lõi của mình.
Một điểm nổi bật của việc triển khai là việc giới thiệu ứng dụng Quản lý Chuyến đi được xây dựng tùy chỉnh, đã đơn giản hóa việc xử lý chuyến đi và chi phí. Những gì từng phân mảnh và thủ công đã trở nên có cấu trúc và hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Qua thời gian, Odoo 13 đã khẳng định mình là nền tảng ERP chính của Kospa, thay thế các quy trình làm việc cô lập và cung cấp cho công ty một nền tảng thống nhất để duy trì hoạt động kinh doanh của mình.
*Lưu ý quan trọng: Do tình hình chính trị và việc nhân viên ra đi trong quá trình triển khai, Portcities không thể cung cấp bản ra mắt cuối cùng như đã dự kiến ban đầu. Tuy nhiên, đội ngũ nội bộ của Kospa đã thành công trong việc đảm nhận và hoàn tất việc triển khai.
Bắt Đầu Hành Trình ERP Của Bạn Với Chúng Tôi!
Hành trình của Kospa cho thấy rằng ngay cả trong những môi trường đầy thách thức, một cách tiếp cận cam kết đối với chuyển đổi ERP có thể mang lại những cải tiến lâu dài. Với Odoo ERP, Kospa đã có được một hệ thống thống nhất để quản lý các hoạt động logistics chuỗi lạnh phức tạp của mình.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang đối mặt với những thách thức tương tự liên quan đến các hệ thống không kết nối và quy trình thủ công, Portcities có thể giúp bạn xây dựng một nền tảng thông minh hơn cho sự phát triển.
Liên hệ với chúng tôi
hôm nay để tìm hiểu cách chúng tôi có thể hỗ trợ hành trình ERP của bạn với Odoo.
