Trong nghiên cứu điển hình này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách TBM (Tan Boong Ming), một doanh nghiệp kỳ cựu với 60 năm hoạt động trong ngành bán lẻ thiết bị điện tại Malaysia, biến một dự án nâng cấp ERP thất bại thành hành trình chuyển đổi số thành công. Sau nhiều tháng nỗ lực lãng phí với các nhà cung cấp trước đó, TBM đã hợp tác với Portcities Malaysia để triển khai Odoo 17, thống nhất các hoạt động kinh doanh trên các lĩnh vực bán hàng, mua sắm, quản lý kho và kế toán.
- Tên công ty: TBM (Tan Boong Ming)
- Ngành nghề: Bán lẻ – Thiết bị điện
- Địa điểm: Kuala Lumpur, Malaysia
- Quy mô: Hơn 100 nhân viên
- Bối cảnh: Hoạt động hơn 60 năm, TBM là chuỗi cửa hàng điện máy đáng tin cậy, cung cấp đầy đủ các sản phẩm từ thiết bị nghe nhìn, thiết bị nhà bếp, thiết bị gia dụng và phong cách sống, thiết bị văn phòng cho đến các tiện ích cá nhân.
Thách thức: Một thất bại tốn kém với ERP
Khi TBM quyết định hiện đại hóa hoạt động bán lẻ của mình, họ đặt mục tiêu nâng cấp từ Microsoft Dynamics 365 lên Odoo 17. Thật không may, các đối tác Odoo mà họ lựa chọn đã không hoàn thành dự án, dẫn đến nhiều tháng chậm trễ, tổn thất tài chính và sự thất vọng ngày càng gia tăng trong công ty.
“Chúng tôi đã quyết tâm triển khai Odoo, nhưng sau khi các đối tác đầu tiên thất bại, chúng tôi buộc phải bắt đầu lại từ đầu,” đội ngũ quản lý TBM chia sẻ.
Các thách thức của họ bao gồm:
- Triển khai thất bại: Các đối tác Odoo ban đầu không thể triển khai hệ thống hoạt động được.
- Mất thời gian và tiền bạc: Nhiều tháng nỗ lực và đầu tư đã bị lãng phí.
- Quy trình phân mảnh: Bán hàng, quản lý kho, mua sắm và kế toán hoạt động rời rạc, không đồng bộ.
Mục tiêu
Các mục tiêu của TBM rất rõ ràng:
- Triển khai thành công Odoo 17 sau những thất bại trước đó.
- Tập trung hóa các hoạt động kinh doanh dưới một hệ thống ERP tích hợp.
- Hỗ trợ quá trình số hóa dài hạn cho nhiều cửa hàng bán lẻ.
Giải pháp: Odoo 17 với các module cốt lõi cho bán lẻ
TBM đã hợp tác với Portcities Malaysia để biến những thách thức thành cơ hội thành công.
Các module đã triển khai:
- Bán hàng (Sales)
- Quản lý kho (Inventory)
- Mua sắm (Purchase)
- Kế toán (Accounting)
Các phòng ban tham gia:
- Bán hàng (Sales)
- Quản lý hàng hóa (Merchandising)
- Kho vận (Warehouse)
- Vận hành (Operations)
- Kế toán (Accounting)
Hệ thống lưu trữ: Tại chỗ (On-premise), được quản lý bởi đội ngũ IT nội bộ của TBM.
Các quy trình được Odoo hỗ trợ
- Bán hàng (Sales): Quản lý đơn hàng, vận hành POS và giao dịch với khách hàng
- Quản lý kho (Inventory): Kiểm soát tồn kho, theo dõi di chuyển hàng hóa và quản lý kho
- Mua sắm (Purchase): Quản lý nhà cung cấp và quy trình mua hàng
- Kế toán (Accounting): Lập hóa đơn, ghi sổ kế toán và báo cáo tài chính
Cải tiến chính
- Thống nhất và theo dõi tồn kho theo thời gian thực tại các cửa hàng bán lẻ và kho vận
- Tinh gọn quy trình mua sắm và bán hàng, giảm các bước thao tác thủ công
- Báo cáo tài chính nhanh hơn và chính xác hơn nhờ hệ thống kế toán tích hợp
Hành trình triển khai
Thời gian: Tháng 11/2023 – Tháng 12/2024
Ngày vận hành chính thức (Go-Live): 1 tháng 1, 2025
Những thách thức trong quá trình triển khai:
- Hiểu được các quy trình kinh doanh phức tạp của TBM
- Vượt qua khoảng cách giao tiếp giữa các đội ngũ
Giải pháp:
- Nhiều buổi khám phá và phân tích chuyên sâu
- Quản lý dự án đóng vai trò trung gian và thông dịch giữa hai bên
Kết quả & Tình hình hiện tại
Mặc dù TBM vẫn đang trong giai đoạn đầu sau khi vận hành chính thức, nền tảng cho các cải tiến hoạt động lâu dài giờ đây đã được thiết lập.
Kết quả ngay lập tức:
- Triển khai thành công sau những lần thất bại trước đó
- Tập trung hóa các hoạt động kinh doanh trong một hệ thống ERP
- Đảm bảo sự đồng bộ chức năng giữa các phòng ban
Kết quả dự kiến (trong những tháng tới):
- Giảm thiểu các vấn đề kém hiệu quả trong vận hành
- Cải thiện khả năng ra quyết định nhờ dữ liệu theo thời gian thực
Hợp tác liên tục & Triển vọng tương lai
Sau khi vận hành chính thức thành công vào ngày 1 tháng 1 năm 2025, TBM đã ký gói Thỏa thuận Mức dịch vụ (SLA) với Portcities Malaysia để đảm bảo hệ thống được tối ưu hóa liên tục và nhận được hỗ trợ chuyên biệt.
Mặc dù giai đoạn đầu gặp một số vấn đề nhỏ ảnh hưởng đến phản hồi ban đầu, TBM vẫn cam kết với dự án, tham gia vào video chia sẻ kinh nghiệm Odoo APAC và hưởng lợi từ các ưu đãi phí bản quyền.
Với Odoo 17 giờ đây đã được triển khai đầy đủ, TBM đang ở vị thế thuận lợi để tiếp tục tinh chỉnh quy trình, tối ưu hóa hoạt động và tiếp tục hành trình chuyển đổi số, biến một dự án ERP từng gặp nhiều khó khăn thành động lực tăng trưởng dài hạn.
“Sau những thách thức mà chúng tôi gặp phải, việc vận hành chính thức vào ngày 1 tháng 1 năm 2025 là một cột mốc quan trọng. Odoo đã mang đến cho chúng tôi một hệ thống thống nhất cần thiết để hiện đại hóa hoạt động của mình.”
Đội ngũ quản lý TBM
Dự án ERP của bạn đang gặp khó khăn hoặc hoạt động kém hiệu quả? today to learn how our proven Odoo rescue implementations can turn setbacks into success stories.
